Bra systemstöd minskar riskerna

Ett bra systemstöd underlättar vardagen för hela byrån, minskar kvalitetsrisker i verksamheten och frigör tid, både för dig och för dina kunder.

Att välja rätt systemstöd är en viktig del av att bygga en effektiv och säker byrå.

FAR rekommenderar att du gör en behovsanalys, jämför olika alternativ och tar hänsyn till krav på säkerhet, regelefterlevnad och effektivitet. Ditt och din byrås behov avgör vilka system som passar bäst. FAR förespråkar inga enskilda system, men ger dig gärna några tips på hur systemstöd kan effektivisera arbetet, hantera regelefterlevnad och hantera risker kopplade till exempelvis penningtvättsregelverket.

Identifiera viktiga funktioner

Viktiga funktioner som många byråstöd kan hjälpa dig med är:

Plattformar som samlar byråns kunder, olika system och kommunikation för att ge en helhetsbild.
Kundhantering, resurs- och uppgiftsplanering inklusive skapa underlag inför fakturering
Möjlighet att dela ut uppgifter och kommunicera med kunder
Intern- och extern påminnelse- och deadlinehantering för exempelvis skattedeklarationer och årsredovisningar
Portaler som förenklar kommunikation och fildelning med kunder och som kan ha en högre säkerhet än e-post vad gäller krav att skydda personuppgifter enligt GDPR och upprätthålla sekretess
Möjlighet att upprätta och inhämta uppdragsavtal inklusive stöd för digital signering med hjälp av BankID
Stöd för det interna kvalitetsstyrningsarbetet (Reko) och interna kvalitetskontroller.

AML-system underlättar den informationsinsamling och dokumentation som penningtvättsregelverket kräver

Skyldigheterna för verksamhetsutövare enligt penningtvättsregelverket är omfattande och ett bra systemstöd kan underlätta informationsinsamling och dokumentation. Många byråstöd integrerar AML-stöd (Anti-Money-Laundering), men det finns också fristående system.

AML-systemet kan följande stöd:

Stöd och dokumentation av byrån allmänna riskbedömning, rutiner och riktlinjer
Kundkännedomsåtgärder genom informationsinsamling från- och om kunder
Kundriskbedömning och uppdatering av information automatiskt via Bolagsverket, sanktionslistor och andra register
Funktioner för att dokumentera transaktionsövervakning och för rapportering av misstänkta aktiviteter till Finanspolisen

Konsultens och kundernas behov styr val av redovisningssystem

Det finns ett brett utbud av redovisningssystem på marknaden. Vissa byråer ger sina kunder möjlighet att självständigt välja redovisningssystem, medan andra föredrar att samla alla kunder i ett enda system. En fördel med att konsolidera alla kunder i ett gemensamt system är att det skapar mer effektiva processer och underlättar integrationer och automatisering. Vid val av redovisningssystem är det avgörande att ta hänsyn till både konsultens och kundernas behov.

Några funktioner som kan vara relevanta att överväga vid val av system:

Koppling till bank, företagskort och skattekonto som möjliggör och automatisk bokföring och kontoavstämning.
Faktura- och kvittotolkning som möjliggör och automatisk bokföring (kan även möjliggöra klimatrapportering).
Automatisk avstämning av konton.
Molnbaserad tjänst med webbplattform och mobilapplikation förenklar samarbetet med kunder och minskar risken för fördröjning av fakturering, attest, och bokföring.
En särskild revisorsinlogg förenklar samarbetet och minskar arbetsbelastningen i revisionsprocessen.
Dashboard för översikt av finansiell ställning och utestående uppgifter m.m.
Integrationer till andra system såsom lagersystem, kassaregister, webbshop, arbetsordersystem, lönesystem etc.

FAR rekommenderar att redan från start sätta upp en process för e-fakturering eftersom det effektiviserar fakturahanteringen, sparar tid och minskar administrativa kostnader. Obligatorisk e-faktura | FAR

Bokslut, skatt och deklaration

Några funktioner i system för bokslut och skatt som kan vara relevanta att överväga:
Stöd för framtagande av årsredovisning
Integration till redovisningssystem
Digital inlämning av årsredovisning via Bolagsverket
Digital filöverföring Skatteverket

Hållbarhetsrapportering

Om byrån erbjuder, eller vill erbjuda, stöd för upprättande och sammanställning av hållbarhetsinformation kan det vara relevant att antingen ha separat systemför. eller att befintligt redovisningssystem som stödjer, rapportering enligt standarder såsom ESRS eller VSME samt GHG-protokollets standard för klimatberäkningar.

Lagring och arkivering

Systemstödet måste även uppfylla särskilda krav på lagring och arkivering av data.

Det kan därför vara viktigt att systemet kan hantera:

Arkivering av bokföring i enlighet med bokföringslagens krav.
Digital arkivering av dokumentation enligt penningtvättsregelverket.
Se över avtalsvillkor med programvaruleverantör, särskilt vid användning av molntjänst, för att säkerställa att lagstadgade och avtalade lagringstider kan upprätthållas.
Utvärdera behov av lagring och om lagring ska ske i program eller om filer kan exporteras för att lagras på annat sätt. Detta kan även vara drivet av kostnad för olika typer av lagring alternativt önskemål från kund.

Kombibyråns system ställer krav på samverkan

För en kombibyrå som erbjuder både revision och redovisning är det viktigt att välja system som kan hantera båda verksamheterna effektivt, exempelvis system som möjliggör samverkan mellan redovisning och revision. Det kan underlätta om systemet möjliggör automatisk överföring av bokslutsdata till revisionsverktyget samtidigt som det är det tydligt separerar roller och åtkomst i respektive uppdrag. Vidare behöver arkivsystem uppfylla både bokföringslagens krav och krav på arkivering enligt god yrkessed (ISA och Reko).

Informationssäkerhet minskar risken för cyberangrepp

IT-säkerhet omfattar tekniska lösningar (brandväggar, antivirus), processer (policys, rutiner) och mänskliga faktorer (utbildning och medvetenhet). En redovisningsbyrå är beroende av fungerande IT-system för att utföra sitt arbete. FAR rekommenderar därför att implementera en IT-process som omfattar allt ifrån systemdokumentation och samlingsplan till incidenthanteringsplanering.

Om systemen inte fungerar kan byrån ha svårt att upprätthålla bokföringsskyldigheten, lämna in skattedeklarationer eller årsredovisningar i tid, samt betala ut löner. Byråer hanterar också en stor mängd känsliga kunddata där bristande informationssäkerhet kan leda till driftstörningar och öka risken för cyberangrepp. Det är därför viktigt att byrån säkerställer hög informations- och cybersäkerhet både genom val av IT-system och interna rutiner.

Några medskick är att:

Ta del av tillgängligt stöd. Svenska Myndigheten för civilt försvar (MCF) har tagit fram en rad stödmaterial.
Säkerställ att kunddata, personuppgifter och finansiella uppgifter skyddas. Detta inkluderar att kontrollera att det finns avtalsvillkor med programvaruleverantörer som tydliggör ansvar och vilka åtgärder som vidtas för att säkerställa att data skyddas på ett bra sätt.
Säkerställ säkra molnlösningar med kryptering och åtkomstkontroll.
Implementera automatiska säkerhetskopior och skydd mot dataintrång.

Tips på artiklar som kan vara till hjälp:

Så väljer du rätt digitala verktyg och mjukvaror
Ta kontrollen över din it-säkerhet
11 tips för bättre it-säkerhet