Hur ska redovisningsbyrån tänka kring kunduppdrag?

Har du funderat på vilka kunder du vill ha? Kanske kunder som upprätthåller en viss kvalitet eller verkar inom en särskild bransch?

I uppstartsskedet av redovisningsbyrån lägger du grunden till din kommande kundkrets och har flera goda anledningar till att vara kräsen. så är du faktiskt skyldig att välja bort vissa kunder.

Uppdragsavtal

När byrån är startad och du genomfört och dokumenterat kundkännedomsåtgärder i enlighet med Penningtvättslagen är det dags att börja jobba med kunduppdragen. Ett sista viktigt steg innan du kan komma igång är att teckna uppdragsavtal med dina kunder.

Det ligger i båda parters intresse att använda sig av skriftliga uppdragsbrev och för FAR:s medlemmar är det dessutom ett krav. Som medlem kan du ta del av olika uppdragsavtal. Du har också tillgång till FAR:s allmänna villkor och andra bilagor som krävs, till exempel behandling av personuppgifter. De olika uppdragsavtalen och bilagorna är anpassade efter vilken sorts uppdrag du ska åta dig.

Vad menas med uppdragsavtal, personuppgiftsbiträde och varför behövs det?

Uppdragsavtalet, eller uppdragsbrevet som det också kallas, tillsammans med FAR:s allmänna villkor, syftar i första hand till att öka parternas förståelse för innehållet i tjänsten. Samtidigt klargör uppdragsavtalet parternas respektive rättigheter och skyldigheter i uppdragsrelationen och innebär att missförstånd om uppdragets omfattning och villkor kan undvikas.

Personuppgiftsbiträde – vad krävs?

Som personuppgiftsbiträde är du den som i praktiken behandlar personuppgifter, för en personuppgiftsansvarigs räkning. En personuppgiftsansvarig bestämmer för vilket ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur de ska behandlas.

Ett personuppgiftsbiträde kan vara en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ och får inte tillhöra den personuppgiftsansvarigas organisation.

Ett personuppgiftsbiträde får enbart behandla personuppgifter enligt instruktion från den personuppgiftsansvariga.

Uppdragsavtal för redovisning

I Reko 410 får du vägledning: Uppdragsavtalet ska beskriva uppdragets omfattning, arbetsfördelningen mellan byrån och uppdragsgivaren samt att parternas ansvar ska definieras.

Som redovisningskonsult anses du generellt vara personuppgiftsbiträde och det är därför viktigt att du kompletterar ditt uppdragsavtal med ett personuppgiftsbiträdesavtal. För mer information se FAQ.

GDPR

Som redovisningsbyrå hanterar du personuppgifter, både i uppdraget som utförs men även om dina kunder och eventuella anställda. Det är därför viktigt att byrån hanterar personuppgifter rätt och följer gällande regelverk. FAR har tagit fram ett dokument som kan ge vägledning i många frågor, men det kan även vara bra att söka efter svar på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Birgitta Åhlander

Birgitta Åhlander

Auktoriserad Redovisningskonsult FAR

08-506 112 25 birgitta.ahlander@far.se