Bra systemstöd effektiviserar lönebyråns verksamhet

Du som startar egen lönebyrå har kanske funderat på vilka systemstöd du behöver. Ditt och din byrås behov avgör vilka system som passar bäst. FAR förespråkar inga enskilda system men ger dig gärna några tips på vägen!

Ett bra systemstöd kan effektivisera arbetet, stödja arbetet för att hantera regelefterlevnad och hantera risker kopplade till exempelvis penningtvättsregelverket. Nedan tipsar vi om några viktiga systemstöd och vilka krav som kan ställas när du väljer dina system.

Viktiga funktioner som många byråstöd kan hjälpa dig med är:

Plattformar som samlar byråns kunder, olika system och kommunikation för att ge en helhetsbild
Kundhantering, resurs- och uppgiftsplanering inklusive skapa underlag inför fakturering
Möjlighet att dela ut uppgifter och kommunicera med kunder
Intern- och extern påminnelse- och deadlinehantering för exempelvis skattedeklarationer och årsredovisningar
Portaler som förenklar kommunikation och fildelning med kunder och som kan ha en högre säkerhet än e-post vad gäller krav att skydda personuppgifter enligt GDPR och upprätthålla sekretess
Möjlighet att upprätta och inhämta uppdragsavtal inklusive stöd för digital signering med hjälp av BankID
Stöd för det interna kvalitetsstyrningsarbetet (Reko) och interna kvalitetskontroller.

AML-system för penningtvättsregelverket

Skyldigheterna för verksamhetsutövare enligt penningtvättsregelverket är omfattande och ett bra systemstöd kan underlätta informationsinsamling och dokumentation. Många byråstöd integrerar AML-stöd (Anti-Money-Laundering), men det finns också fristående system.

AML-systemet kan följande stöd:

Stöd och dokumentation av byrån allmänna riskbedömning, rutiner och riktlinjer
Kundkännedomsåtgärder genom informationsinsamling från- och om kunder
Kundriskbedömning och uppdatering av information automatiskt via Bolagsverket, sanktionslistor och andra register
Funktioner för att dokumentera transaktionsövervakning och för rapportering av misstänkta aktiviteter till Finanspolisen.

Lönesystem

Några funktioner som kan vara relevanta att överväga i ett lönesystem är:

Intergrationslösningar med olika tid och utläggssystem
Möjlighet till import/inläsningsfunktion för inläsningsbara filer
API-koppling till Skatteverket (AGI)
Individuell behörighetsuppsättning ( läsbehörighet till kund tex)
Malluppsättningar som stöttar olika kollektivavtal.

Särskilda krav för lagring och arkivering

Systemstödet måste även uppfylla särskilda krav på lagring och arkivering av data.

Det kan därmed vara viktigt att systemet kan hantera:

Arkivering av bokföring i enlighet med bokföringslagens krav
Digital arkivering av dokumentation enligt penningtvättsregelverket.

Se över avtalsvillkor med programvaruleverantör, särskilt vid användning av molntjänst, för att säkerställa att lagstadgade och avtalade lagringstider kan upprätthållas.

Utvärdera också behovet av lagring och om lagring ska ske i program eller om filer kan exporteras för att lagras på annat sätt. Detta kan även vara drivet av kostnad för olika typer av lagring alternativt önskemål från kund.

Kombibyråns system behöver hantera alla verksamheter effektivt

För en kombibyrå som erbjuder både revision och redovisning är det viktigt att välja system som kan hantera båda verksamheterna effektivt, exempelvis system som möjliggör samverkan mellan redovisning och revision.

Det kan underlätta om systemet möjliggör automatisk överföring av bokslutsdata till revisionsverktyget samtidigt som det är det tydligt separerar roller och åtkomst i respektive uppdrag. Vidare behöver arkivsystem uppfylla både bokföringslagens krav och krav på arkivering enligt god yrkessed (ISA och Reko).

Informationssäkerhet är allt från IT-system till interna rutiner

IT-säkerhet omfattar tekniska lösningar (brandväggar, antivirus), processer (policys, rutiner) och mänskliga faktorer (utbildning och medvetenhet). En lönebyrå är beroende av fungerande IT-system för att utföra sitt arbete. FAR rekommenderar därför att implementera en IT-process som omfattar allt ifrån systemdokumentation och samlingsplan till incidenthanteringsplanering.

Om systemen inte fungerar kan byrån ha svårt att upprätthålla bokföringsskyldigheten, lämna in skattedeklarationer eller årsredovisningar i tid, samt betala ut löner. Byråer hanterar också en stor mängd känsliga kunddata där bristande informationssäkerhet kan leda till driftstörningar och öka risken för cyberangrepp. Det är därför viktigt att byrån säkerställer hög informations- och cybersäkerhet både genom val av IT-system och interna rutiner.

Några medskick är att:

Ta del av tillgängligt stöd. Svenska Myndigheten för civilt försvar (MCF) har tagit fram en rad stödmaterial.
Säkerställ att kunddata, personuppgifter och finansiella uppgifter skyddas. Detta inkluderar att kontrollera att det finns avtalsvillkor med programvaruleverantörer som tydliggör ansvar och vilka åtgärder som vidtas för att säkerställa att data skyddas på ett bra sätt.
Säkerställ säkra molnlösningar med kryptering och åtkomstkontroll.
Implementera automatiska säkerhetskopior och skydd mot dataintrång.

Systemstöd ska effektivisera verksamheten

Att välja rätt systemstöd är en viktig del av att bygga en effektiv och säker byrå. FAR rekommenderar att du gör en behovsanalys, jämför olika alternativ och tar hänsyn till krav på säkerhet, regelefterlevnad och effektivitet.

Tips på artiklar som kan vara till hjälp:

Så väljer du rätt digitala verktyg och mjukvaror
Ta kontrollen över din it-säkerhet
11 tips för bättre it-säkerhet