Elisabeth Novotny, managementkonsult på Ekan i en krönika för Ekonomisverige.
Ett beslutsunderlag kan vara helt korrekt och ändå leda fel. Om ledningsgruppen inte förstår och gemensamt bearbetar materialet riskerar tystnad att misstolkas som enighet. Därför behöver ekonomen inte bara presentera siffrorna, utan också skapa förutsättningar för att de ska förstås, diskuteras och omsättas i välgrundade beslut.
Organisationer fattar bättre beslut när beslutsunderlagen verkligen förstås av dem som ska använda dem. Det låter självklart. Ändå är detta en ofta underskattad utmaning i ledningsgruppen – och ekonomen har en central roll vid bordet.
När underlaget inte når fram
Ett av ekonomens uppdrag är att leverera underlag som möjliggör välgrundade beslut för organisationens bästa. Det kräver först och främst förmåga att göra rätt urval: Vilka data är relevanta och vad bör lyftas fram? Att hantera den utmaningen är grundläggande — men inte tillräckligt. För att underlaget ska bidra till bra beslut bör ekonomen också ta hänsyn till mottagarens förutsättningar att tolka och förstå materialet. Det handlar inte bara om ”siffrans kraft”.
Utmaningen blir än större eftersom en ledningsgrupp sällan är homogen i sin ekonomiska förkunskap och tolkningsförmåga. Försäljningschefen läser utfallet från ett säljperspektiv, HR-chefen söker personalkonsekvenser och affärsområdeschefen fokuserar på sitt område. Ingen har fel — men deltagarna riskerar att prata förbi varandra om innehåll och presentation inte är tillräckligt anpassade för deras unika kunskap och förmåga. Om ekonomen inte tar hänsyn till detta riskerar hen att mötas av en tystnad som kan tolkas som förståelse och samtycke.
Och det är just den tystnaden som kan vara ett problem.
Prestigeproblemet
I grupper där medlemmarna har hög status — som i en ledningsgrupp — kan tröskeln att erkänna att man inte fullt ut förstår vara hög. Det kan innebära att det är svårt att uttrycka osäkerhet inför sina kollegor. Det kan resultera i att underlag nickas igenom utan att egentligen ha diskuterats eller förståtts av alla. Det som här kan kallas ett prestigeproblem är inte ett tecken på bristande engagemang — utan ett förutsägbart gruppbeteende.
Philip Runsten och Andreas Werr vid Handelshögskolan i Stockholm visar i sin forskning om kunskapsintegration att en grupps förmåga att omvandla individuell kunskap till kloka kollektiva beslut är beroende av fyra samverkande förmågor. Gruppen behöver skapa en gemensam representation av problemet, vara tillräcklig trygga i relationer för öppen kommunikation, aktivt integrera varandras perspektiv och reflektera tillsammans snarare än att bekräfta varandra. När någon av dessa förmågor saknas går relevant kunskap förlorad, även om den finns i rummet.
Detta riskerar att ske när ekonomens underlag presenteras i en grupp med prestigeproblem. Representationen — hur gruppen gemensamt förstår vad siffrorna betyder — blir skev, reflektionen uteblir och integrationen av olika perspektiv ersätts av en falsk konsensus när ingen är trygg nog att uttrycka sina tankar. Beslutet fattas, men på fel grunder.
Ett beslut som ägs, inte bara godkänns
En skicklig ekonom kan bryta det mönstret. Det är inte ett trevligt komplement till sakexpertisen — utan en del av kärnan av uppdraget. Rollen som ekonom förändras då från sifferleverantör till rådgivare, pedagog och samtalspartner som aktivt bidrar till ledningens förmåga att fatta välgrundade beslut.
Det kräver en välutvecklad kommunikativ förmåga: att läsa rummet, förstå vad som faktiskt pågår och aktivt skapa förutsättningar för att hela gruppen ska kunna delta i samtalet utifrån sin förståelse. En grundförutsättning, förutom att förstå verksamheten och därmed ledningens utmaningar riktigt väl, är att ekonomen är tillräckligt trygg i sin roll och själv inte lider av prestigeproblem för att kunna öppna upp diskussionen, i stället för att presentera ett svårtolkat underlag eller facit.
När ekonomen exempelvis inleder med "den här bilden kan läsas på olika sätt — vad ser ni?" kan någonting hända. Tröskeln för att medge att man inte fullt ut förstår bilden sänks, reflektion kan uppstå och deltagare som vanligtvis är tysta kan börja bidra. Gruppen går från att ta emot data till att bearbeta den gemensamt — och det är då som bra beslut kan tas.
Den ekonom som förstår hur gruppdynamiken påverkar hur kunskap integreras och som aktivt arbetar för att möjliggöra den kollektiva intelligensen i rummet ger sin ledningsgrupp något mer värdefullt än ett korrekt ekonomiskt underlag.
Hen ger gruppen förutsättningar att fatta ett gemensamt beslut som alla faktiskt förstår och kan stå bakom. Det är skillnaden mellan en rapport som godkänns och ett beslut som ägs.
