Årliga utvärderingar i tunga kalkylark och en oändlig jakt på saknade kontrollbevis. För Christopher Eidberg på Attendo blev det startskottet för att digitalisera bolagets process för self-assessment. Resultatet: en process helt driven av smart design och automation.
Christopher Eidberg, Head of Internal Control & Sustainability reporting på omsorgskoncernen Attendo, fick nog av administrativt krångel. Processen för self-assessment byggde tidigare på processpecifika, och omfattande, Excel-filer.
– Det var en komplex mappstruktur där man sparade alla filer och kontrollbevis, och det krävde att vartenda dokument var helt rätt ifyllt och alla kontrollbevis rätt namngivna för att processen skulle fungera, säger Christopher Eidberg.
Dessutom var terminologin krånglig och svår att ta till sig för organisationen. Begrepp som kontrollfrekvens och stickprovsurval skapade onödig förvirring bland de som skulle fylla i dokumenten.
Resultatet blev förseningar, osäkra överlämningar när personal slutade och ett enormt merjobb för internkontrollfunktionen. Processen upplevdes dessutom tidskrävande snarare än värdeskapande.
UX och design i fokus
För att vända utvecklingen beslutade Attendo att bygga ett webbaserat systemstöd tillsammans med plattformen Stratsys. Fokus flyttades från administration till användarupplevelse, automatisering och analys.
I stället för att leta i flikar och mappar möts användarna nu av vyn ”Mitt arbete” – en personlig att-göra-lista med intuitiva formulär och tydliga statusindikationer om pågående processer och kontroller.
– Man behöver inte längre fundera på stickprovsurval. Har man en månatlig avstämning laddar man upp sina bevis i samma veva som man signerar av kontrollen. Då har man allt på samma plats, förklarar Christopher Eidberg.
Automatiseringen driver processen framåt
Den stora vinsten ligger i maskineriet bakom kulisserna. Systemet driver numera den årliga cykeln på egen hand, med arbetsflöden automatiskt kopplade till kontrollfrekvensen.
Användarna får skräddarsydda e-postutskick och, kanske viktigast av allt, systemet sköter automatiska påminnelser till dem som inte svarat. Om en avvikelse identifieras skapas en åtgärdsplan med tydligt definierat ansvar och en deadline, som systemet sedan följer upp.
Revisionsredo data
I dag är processen inte bara smidigare för chefer och processägare. Den har också utvecklat samarbetet med revisorerna. Genom att bygga in obligatoriska fält har datakvaliteten säkrats och revisorerna har fått separat åtkomst till systemet. I stället för att jaga Christopher Eidberg och organisationen med frågor kan de själva logga in, se vem som ansvarar för vad och plocka sina egna stickprov direkt ur plattformen. En modernisering som sparar tid för alla inblandade.
Men den viktigaste förändringen handlar i slutändan om människorna i organisationen och hur de upplever sitt arbete.
– Den absolut största vinsten är enkelheten för användarna. Att vi har gått från något som upplevdes administrativt krångligt till ett system som skapar en möjlighet till proaktivitet och delaktighet. Nu är internkontrollen integrerad i våra affärsprocesser på ett mycket mer naturligt sätt, avslutar Christopher Eidberg.
Christophers 3 steg för att digitalisera self-assessment
1. Designa för användaren
Bygg bort svår terminologi och skapa intuitiva vyer, som en personlig "att-göra-lista". Använd obligatoriska fält där det krävs för att säkra att ni (och revisorn) får in rätt data från början.
2. Automatisera flödet
Låt systemet sköta arbetsflödena. Sätt upp regler för automatiska, användaranpassade e-postutskick och påminnelser så att internkontrollfunktionen slipper agera administratör.
3. Säkra historiken centralt
Genom att all dokumentation och historik finns uppladdad direkt på kontrollnivå i systemet blir organisationen robust. Om en person slutar finns hela historiken kvar för nästa person att ta över, i stället för att gå förlorad i personliga mappar.
