Allt fler företag använder molnbaserade bokföringsprogram. Det förenklar det löpande arbetet, men vad händer med räkenskapsinformationen när ett abonnemang sägs upp?
Det är här många, både företagare och redovisningskonsulter, riskerar att hamna fel.
Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller oavsett om bokföringen sker internt, via en redovisningsbyrå eller i ett externt, internetbaserat system.
Det avgörande, och ibland förbisedda, kravet är att företaget ska säkerställa tillgång till räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden, även om bokföringsprogrammet eller tjänsteleverantören byts ut.
Programleverantören arkiverar men ansvaret ligger kvar
I många molnbaserade lösningar sköter programleverantören delar av den tekniska arkiveringen så länge abonnemanget är aktivt. Även om företaget har avtal med en extern part befrias det aldrig från sitt ansvar.
När ett bokföringssystem avslutas eller byts ut måste all relevant räkenskapsinformation exporteras och sparas i ett format som uppfyller lagens krav. Det handlar även om systemdokumentation, behandlingshistorik och andra handlingar som behövs för att förstå bokföringen i efterhand.
Redovisningskonsultens roll – ställ en enkel fråga
För redovisningskonsulter innebär detta ett ansvar att uppmärksamma kunden på risker vid uppsägning av programvara, säkerställa rådgivning och dokumentera den.
Hur säkerställer vi tillgång till räkenskapsinformationen när systemet inte längre används? Att ta den diskussionen i tid kan vara avgörande för att undvika framtida problem.
