För byråer som erbjuder både revision och redovisnings- eller lönetjänster finns stora möjligheter att skapa ett samordnat och praktiskt kvalitetsarbete. Samtidigt behöver kvalitetsstyrningen ta hänsyn till att tjänsterna har olika regelverk, risker och arbetssätt.
En kombibyrå behöver inte bygga parallella kvalitetsstrukturer i onödan. Tvärtom kan ett gemensamt kvalitetsstyrningssystem ge bättre överblick, effektivare arbetssätt och starkare kvalitetskultur. Förutsättningen är att systemet är tydligt och tjänsteanpassat. Kvalitetsarbetet ska spegla både revisionsverksamhetens och redovisnings- och/eller löneverksamhetens krav, risker och ansvar. När samordningen fungerar blir kvalitetsfrågorna inte en administrativ börda, utan ett gemensamt verktyg för tryggare uppdrag, tydligare ansvar och högre kvalitet.
Gemensam struktur – men tydliga ansvar
En kombibyrå kan med fördel ha ett gemensamt kvalitetsstyrningssystem för hela verksamheten. Det kan innebära gemensamma principer för ledningens ansvar, kultur, riskbedömning, resurser, information och kommunikation samt uppföljning. En gemensam struktur minskar risken för dubbelarbete och gör det lättare för medarbetarna att förstå hur byrån arbetar med kvalitet.
FAR:s utgångspunkt är att en byrå som tillhandahåller revision samt redovisnings- och/eller lönetjänster behöver beakta kraven i både ISQM 1 och Reko i sin kvalitetsstyrning, utifrån de tjänster som utförs. Det är byråns ansvar att säkerställa att tillämpliga krav uppfylls, oavsett om kvalitetsstyrningen dokumenteras i ett särskilt systemstöd eller i exempelvis Excel eller Word.
Samtidigt behöver ansvarsfördelningen vara tydlig. Den som ansvarar för revisionsverksamheten behöver säkerställa att kraven enligt ISQM 1, god revisorssed och god revisionssed beaktas. Den som ansvarar för redovisnings- och/eller löneverksamheten behöver vara insatt i Reko, FAR:s yrkesetiska regler och tillämpliga lagar och regler. Om rollerna överlappar behöver detta framgå av byråns styrdokument.
Utgå från tjänsterna och riskerna
Kvalitetsarbetet tar sin utgångspunkt i vilka tjänster byrån utför. Ett redovisningsuppdrag kan omfatta löpande bokföring, lön, bokslut, årsredovisning, deklaration och/eller rådgivning. Ett revisionsuppdrag styrs av andra krav och bygger på revisorns opartiskhet, självständighet och professionella skepticism. Det innebär att övergripande kvalitetsmål kan behöva brytas ned i olika delmål, risker och motåtgärder beroende på tjänst.
En praktisk modell skulle kunna vara en gemensam process för byråns dokumenterade riskbedömning med tydligt avgränsade delar för revision respektive redovisnings- och lönetjänster. Det gör det lättare att skilja gemensamma risker från risker som är specifika för respektive verksamhetsområde.
Områden som lämpar sig för samarbete
Flera delar av kvalitetsarbetet kan samordnas i en kombibyrå. Det gäller särskilt styrning och ledarskap, gemensam kvalitetspolicy, övergripande riskanalys, kompetensplanering, IT- och systemstöd, rutiner för etik och tystnadsplikt samt former för intern kommunikation. Även övervaknings- och åtgärdsprocessen kan ofta samordnas, under förutsättning att uppföljningen fångar upp de risker som är specifika för respektive verksamhetsområde. Om en revisor kvalitetssäkrar ett redovisningsuppdrag ska det till exempel göras enligt kraven i Reko och medlemsföretagets riktlinjer för redovisningsuppdrag, och inte som en granskning enligt ISA.
Kombibyrån bör däremot vara försiktig med att låta en gemensam kvalitetspolicy ersätta mer konkreta riktlinjer och manualer. Policyn beskriver bland annat vad byrån ska uppnå medan manualer och rutiner beskriver hur arbetet ska utföras i respektive verksamhet. Redovisningsverksamheten behöver till exempel ha riktlinjer som är anpassade till Reko och de tjänster som utförs, även om dokumentation finns i ett gemensamt system.
Kombiuppdrag kräver särskild samordning
När byrån biträder samma kund med redovisnings/ lönetjänster och samtidigt utför revision uppstår särskilda kvalitetsfrågor. Byrån behöver ha rutiner för att identifiera kombiuppdrag, beakta byråjävsreglerna, säkerställa att ansvarig revisor involveras i rätt tid och dokumentera vilka tjänster som får utföras för att revisorn ska kunna göra en lämplig prövning av oberoendet i analysmodellen.
Ett väl fungerande samarbete innebär att redovisningskonsulter, lönekonsulter och revisorer har kontaktvägar för oberoendefrågor och tydliga rutiner för när en fråga ska lyftas. Det är särskilt viktigt när kundens verksamhet förändras, när uppdragets omfattning utökas eller när kunden närmar sig gränsvärden som påverkar vilka tjänster byrån kan tillhandahålla.
Kunskapsdelning stärker kvaliteten
En av kombibyråns största styrkor är tillgången till flera kompetenser. Genom regelbundna kvalitetsmöten kan byrån fånga upp återkommande frågor, förändringar i lagar och standarder, iakttagelser från kvalitetskontroller och behov av utbildning. Ett gemensamt forum för kvalitet kan också bidra till en mer enhetlig bedömning av risker, identifiera åtgärder för att minska riskerna och utvärdera hur införda åtgärder fungerar.
För att samarbetet ska bli effektivt bör mötena ha ett praktiskt fokus. Det kan handla om exempel från uppdrag, frågor om dokumentation, gränsdragningar mellan olika tjänster, hantering av kundkännedom och penningtvättsfrågor samt lärdomar från interna och externa kontroller.
Följ upp, utvärdera och förbättra
Kvalitetsarbete är inte ett statiskt dokumentationskrav utan en löpande process. Kombibyrån bör regelbundet utvärdera om kvalitetsmålen är relevanta, om riskbedömningen fortfarande speglar verksamheten och om motåtgärderna fungerar i praktiken. Identifierade brister bör analyseras, åtgärdas och följas upp.
En god uppföljning kontrollerar inte bara att dokument finns, utan även om de används och leder till önskat beteende. Det är först när riktlinjer, riskbedömningar och övervakningsaktiviteter omsätts i det dagliga arbetet som kvalitetsstyrningen får verklig effekt.
Framgångsfaktorer för kombibyrån
- Tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan revision, redovisning och lön.
- Gemensam kvalitetspolicy som kompletteras medverksamhetsanpassade rutiner.
- Riskbedömning som omfattar samtliga tjänster och tydliggör skillnader mellan regelverken.
- Regelbundna kvalitetsmöten där praktiska frågor och iakttagelser diskuteras.
- Dokumenterad process för kombiuppdrag, oberoende och byråjäv.
- Övervakningsaktiviteter som följer upp både systemet och utförandet i uppdragen.
- Årlig utvärdering av mål, risker, motåtgärder och behov av utbildning.
Läs mer
Tillämpning av ISQM 1 för små och medelstora revisionsföretag
