Ett fungerande kvalitetsarbete är en löpande process. För redovisnings- och lönebyråer handlar det om att ha tydliga rutiner, följa upp dem regelbundet och avsätta tid för det interna kvalitetsarbetet.
Oavsett vilken standard verksamheten arbetar efter – exempelvis Reko, ISQM eller ISO 9001 – ska kvalitetsarbetet bedrivas kontinuerligt.
FAR:s kvalitetskontroll ska därför inte vara starten på kvalitetsarbetet, utan ett kvitto på att det redan finns ett löpande och fungerande kvalitetsarbete i verksamheten.
Återkommande brister i kvalitetskontrollen är exempelvis bristande dokumentation av rimlighetsbedömningar och kvalitetssäkring i uppdragen samt brister i vidareutbildningskravet. Sådana brister kan vara tecken på att det löpande kvalitetsarbetet inte fungerar tillräckligt bra.
Byrån ansvarar för den interna kontrollen
FAR:s kvalitetskontroll innebär inte att FAR kontrollerar kvaliteten i varje enskild årsredovisning eller varje uppdrag. Den löpande interna kontrollen ska göras av byrån själv och vara anpassad till verksamhetens förutsättningar.
FAR:s kvalitetskontroll syftar i stället till att kontrollera att det finns tydliga arbetsrutiner och en löpande intern kontroll som bland annat säkerställer att årsredovisningar upprättas enligt rätt regelverk och innehåller rätt uppgifter.
Avsätt tid för kvalitetsarbetet
För att kvalitetsarbetet ska fungera behöver det finnas tid avsatt för det.
I FAR:s kvalitetskontroller framgår att framför allt mindre byråer ibland prioriterar kundernas företag framför den egna verksamheten. Men för att kunna leverera hög kvalitet behöver byrån också planera för det egna kvalitetsarbetet.
Det här bör ingå i det löpande kvalitetsarbetet
- tydliga och dokumenterade rutiner
- löpande intern kontroll
- kvalitetssäkring av uppdragen
- uppföljning av att rutinerna fungerar i praktiken
- återkommande bedömning av om rutiner behöver ändras eller utvecklas
- tillräcklig kompetens hos den som ansvarar för kvalitetsarbetet
- uppföljning minst en gång per år
Den kvalitetsansvarige behöver rätt kompetens
På kombibyråer kan den kvalitetsansvarige för redovisningstjänsterna vara revisor. Det är inte i sig något problem, men den ansvarige behöver vara tillräckligt insatt i redovisningsverksamheten och Reko för att kunna bedöma risker och sätta in lämpliga åtgärder.
Det går att samarbeta internt kring kvalitetssäkringen, men det behöver finnas särskilda rutiner för att säkerställa kvaliteten i redovisnings- och lönetjänsterna.
Anpassa mallar och checklistor
FAR:s mallar och checklistor kan användas som stöd i kvalitetsarbetet, men de behöver anpassas efter den egna verksamheten.
Ett sätt att börja är att beskriva de rutiner som redan finns, men som kanske inte är dokumenterade. Därefter behöver byrån bedöma om rutinerna är tillräckliga och om nya rutiner behöver utvecklas.
Följ upp arbetet minst årligen
Rutinerna behöver följas upp kontinuerligt, minst en gång per år. Byrån behöver bedöma om rutinerna fungerar och används i praktiken. Om de inte fungerar behöver verksamheten analysera varför och vad som behöver förändras.
Kraven i Reko kan användas som stöd för hur kvalitetsarbetet ska utformas.
FAR:s självskattningstest för redovisning och lön kan också användas för att bedöma hur väl verksamheten efterlever olika krav och som underlag för fortsatt förbättringsarbete.
Kvalitetskontrollen är en del av auktorisationen
Ett godkänt resultat i FAR:s kvalitetskontroll visar att det finns processer för att säkerställa hög kvalitet i byråns redovisnings- och lönetjänster. Kvalitetskontrollen är också en viktig del av auktorisationen och bidrar till att skapa förtroende hos kunder och andra intressenter.
Läs mer:
