När en redovisningskonsult ska arbeta riskbaserat måste utgångspunkten vara de potentiella riskerna. Det kan vara en jobbig process, eftersom man inte vill tänka på allt som kan gå fel och som kanske har gått fel någon gång i tiden. Men analysarbetet måste börja med att identifiera alla möjliga risker som kan tänkas skulle kunna inträffa.
Det vanligaste misstaget en konsult gör i arbetet med riskanalyser är att börja i fel ände. Ofta inleder man med att beskriva risknivån, som vanligtvis är låg, och sedan ”försvaras” bedömningen genom beskrivningar av olika omständigheter och de åtgärder som vidtagits.
Förslag på arbetsmetod
1. Ett sätt att komma igång är att använda andra byråer än den egna som utgångspunkt. Det kan underlätta tankegångarna att identifiera tänkbara risker som kan hända “en redovisningsbyrå vilken som helst” och inte specifikt den egna verksamheten.
2. Gör en bruttolista med alla tänkbara risker och kategorisera dem efter sannolikhet och konsekvens i den egna verksamheten. För att det ska bli tydligt är det bra att använda en skala, till exempel 1 till 5, där 1 är låg sannolikhet eller låg konsekvens och 5 är hög sannolikhet eller hög konsekvens.
- Hur sannolikt är det att risken kan inträffa i verksamheten?
- Hur stor konsekvens får det för byrån om risken inträffar?
Det finns alltså risker som inte är speciellt troliga att de inträffar men om de skulle göra det kan de få stora konsekvenser för byrån - och vice versa. Värst är det så klart de risker, där sannolikheten för att de ska inträffar är hög, samtidigt som konsekvenserna då blir stora.
3. Sätt en gräns för vilka värden du bedömer som acceptabla och vilka värden du behöver jobba vidare med. Definiera enskilda gränsvärden för sannolikhet och för konsekvens, samt ett gränsvärde för den totala risken. De risker med höga värden ska prioriteras när du tar fram åtgärder, till exempel att ta beslut om att tjänster/moment/kunder måste avslutas.
Kanske upptäcker du att de åtgärder du redan har satt in inte baseras på de högsta riskerna, utan snarare på risker som har varit enkla att åtgärda, även om konsekvensen inte skulle bli så stor om de faktiskt inträffade.
4. I nästa läge behöver du ta fram åtgärder för att minska de risker som fått höga värden. Det kan bli en utmanande process och visar kanske på behov av extra insatser, tid eller resurser, som inte finns för tillfället. Det är viktiga är att inte ignorera nödvändiga åtgärder, utan att sätta en plan för hur de på sikt kan införas. Ett alternativt kan vara att fatta beslut om att avsluta de uppdrag/kunder där risken är för stor och det inte är möjligt att sätta in nödvändiga åtgärder.
5. Nu är det dags att implementera åtgärderna i det dagliga arbetet. Hur ska det göras, av vem och när? Hur ska det dokumenteras? Hur ska avvikelser hanteras?
6. Som i alla processer måste riskanalysen följas upp regelbundet så att åtgärderna fungerar och att har väntad effekt, det vill säga att de minskar riskerna. Det måste finnas en plan för när uppföljning ska göras, av vem och hur avvikelser ska hanteras.
Riskanalys är en pågående process. När det sker förändringar i omvärlden, uppdragen, kundernas struktur och verksamhet eller i till exempel regelverk måste processen ses över och uppdateras. Någon på byrån måste ha ansvar för att detta görs.
Planering och resursfördelning är nyckeln
Konsulter är ofta lösningsfokuserade och serviceinriktade, vilket kan vara en risk i sig. Jag har all förståelse för att byråer hellre lägger tid på att hjälpa sina kunder, men det finns krav i lagar och regler som konsulten måste förhålla sig till och följa. Belöningen är att minskad risk i verksamheten, vilket förhoppningsvis innebär att oro, extrakostnader och problemkunder också minskat.
Kom ihåg att för dig som är FAR-medlem eller arbetar på en FAR-byrå finns det stöd som kan ge exempel på risker aktuella i redovisnings- och löneverksamheter och exempel på åtgärder. Den vanligaste risken enligt min uppfattning är tidsbrist och ett tips på en generell åtgärd är därför planering och resursfördelning.
