Långa svarstider på frågor, språkbarriärer och svårnavigerad information – utmaningarna i en global finansorganisation är många. Genom en egenbyggd chatbot har Sandvik förbättrat kommunikationen mellan de många kontoren och gjort det enklare att hitta rätt svar direkt.
Sandvik är en global koncern med drygt 42 000 medarbetare utspridda över hela världen. Avdelningen för koncernredovisning är baserad i Sverige men har som uppgift att stötta hela organisationen – något som har visat sig vara en utmaning både när det kommer till språk och tidsskillnader.
Jenny Insulander är Group Accounting Manager på Sandvik och berättar att alla i koncernen har tillgång till en finanshandbok med all information som behövs i rapporteringsarbetet.
– Men det är väldigt många dokument, och även om det är strukturerat i mappar så är det inte logiskt för alla hur man hittar rätt information. Vi har sett ett problem där vi i Sverige får frågor efter arbetstid och tidsskillnaden hindrar användare i andra länder att komma vidare i sin rapportering, säger hon.
Chatbot svarar på frågor
För att hjälpa medarbetarna hitta rätt information har Jenny Insulander och hennes kollegor tagit hjälp av koncernens it-avdelning och byggt en chatbot i Microsoft Teams som kan svara på medarbetarnas frågor om rapportering – på det språk de själva föredrar. Frågorna kan handla om allt från deadlines till hur man rapporterar en särskild kostnad.
Det som skiljer Sandviks chatbot från en extern AI-agent är att boten inte kan hallucinera eller hitta på saker, något som annars är ett problem bland andra AI-tjänster.
– Den får bara ge svar baserat på informationen som finns i vår finanshandbok. De här dokumenten uppdateras hela tiden, vilka chatboten får tillgång till. I svaren inkluderas också en länk till det dokument där boten har hittat svaret, vilket gör det enklare för användaren att läsa själva och dubbelkolla att det verkligen stämmer.
Feedback ger utveckling
Chatboten har varit i bruk sedan september 2025. Jenny Insulander berättar att de medarbetare som använt boten har varit positiva i sin feedback och upplever att informationen i finanshandboken blivit mer lättillgänglig. Svaren ger dessutom användaren en pedagogisk kontext.
– Den förklarar vad du ska göra och varför snarare än att bara ge hårda fakta.
Användare kan lämna feedback på svaren genom en inbyggd feedback-funktion och kan på så vis bidra till att hela tiden utveckla boten. En lärdom i arbetet, menar Jenny Insulander, är vikten av att tänka på hur man skriver information.
– Chatboten har till exempel svårt att läsa bilder och Excel-dokument med olika kolumner. Ibland har vi behövt lägga till mer information i finanshandboken för att den ska förstå hur vissa delar hänger ihop.
Nyfikenhet och samarbete
Nu kommer andra gruppfunktioner på Sandvik till Jenny Insulander och vill använda chatboten i sitt arbete. Något som är enkelt löst eftersom det är en applikation i Microsoft Teams som skannar informationen i en särskild mapp.
Det viktigaste för att implementera en sådan här lösning, menar Jenny Insulander, är att organisationen är nyfiken på AI och kan samarbeta mellan funktioner.
– Vi på Group Accounting har inte den tekniska kunskap som krävs utan vi har vänt oss till it-avdelningen. Man måste vara nyfiken, och man måste försöka hitta rätt personer inom organisationen som kan hjälpa en att nå dit. Och man behöver ha en ledning som är intresserad – det är A och O.
Jenny Insulander deltar på årets IFRS Symposium där hon kommer att prata mer om hur Sandvik arbetar med att förbättra kommunikationen med hjälp av AI.
