Komplexa Excel-snurror och manuell handpåläggning ska reduceras. Med Oracle Fusion i ryggen och en ny intern AI-kollega vid sin sida, bygger Patrik Roback om prognosarbetet på Skanska Teknik. Målet? Snabbare och mer korrekta analyser samt färre mänskliga fel.
Som regioncontroller på Skanska Teknik, en enhet som fungerar som internkonsulter inom Skanska Sverige, sitter Patrik Roback mitt i ett spindelnät av budgetar och uppföljning. Men precis som för många andra ekonomer äts tiden ofta upp av administration snarare än analys.
Verkligheten har länge stavats Excel. Stora, tunga filer som vuxit sig komplexa över åren och där risken för felräkningar ökar i takt med antalet flikar.
– Mallarna har blivit ganska komplexa och när man har stora templates ökar risken för att det blir fel på grund av den mänskliga faktorn. Det är lätt att något blir fel i en Excel-mall, på grund av komplexitet eller att många personer är inblandade, förklarar Patrik Roback.
Nu driver han ett förändringsarbete för att flytta fokus från datainsamling till värdeskapande analys.
Oracle i botten – Power BI på toppen
Grundbulten i förändringsresan är affärssystemet Oracle Fusion, som Skanska implementerat sedan några år för att skapa en gemensam plattform. Men för att verkligen få ut kraften ur datan vill Patrik ta klivet fullt ut i Power BI eller liknande lösning.
Visionen är att slippa jobba i enskilda Excel-filer och istället arbeta mot en mer robust systemlösning.
– Jag vill att vi ska ha direkta kopplingar mot den data vi vill åt. Det blir mer flexibelt och betydligt mer snabbarbetat när grundjobbet väl är gjort. Drömmen är att korta ner tiden för prognosarbetet och samtidigt göra det mer träffsäkert, säger han.
Tar hjälp av ”Skanska Sidekick”
Men det är inte bara traditionella system som står på agendan. Skanska har, till skillnad från många andra bolag som tvekar kring AI-säkerheten, rullat ut en egen intern variant av ChatGPT kallad Skanska Sidekick.
Verktyget körs i en säker miljö där ingen data lämnar bolaget. Det gör att medarbetarna kan använda kraften i generativ AI utan att riskera företagshemligheter. Även Copilot används som AI verktyg inom Skanska Sverige.
– Vi har seminarier regelbundet för att få fler att jobba aktivt med det. Inom vissa delar av tekniksidan, som exempelvis inom byggfysik, ligger man relativt långt framme med AI-användning, berättar Patrik.
”Man måste ifrågasätta svaren”
Som controller ser han potentialen i att använda Sidekick som ett bollplank för att utveckla den nya ekonomimodellen, skriva rapporter och snabbt söka information. Men han höjer samtidigt ett varningens finger.
– Utmaningen är att man måste ifrågasätta svaren man får. Man kan inte köpa det rakt upp och ner, utan måste behålla sin analytiska skärpa och bedöma om det är rimligt. AI är ett verktyg, inte ett facit.
Just nu befinner sig Patrik och hans team i en kartläggningsfas. Målet är att inte bara digitalisera en gammal process, utan att bygga något helt nytt som håller för framtiden.
– Vi behöver göra något som förenklar. Det får inte bli mer komplicerat, utan det måste leda till att vi kan dra snabbare slutsatser och frigöra tid från det manuella harvandet, avslutar han.
Patrik Robacks 3 tips för ett modernare prognosarbete
1. Kartlägg innan du byter eller uppgraderar system. Köp inte ett BI-verktyg bara för att lösa ett processproblem. Börja med att förstå hur ni jobbar idag och var ”skavet” finns. Patrik skickade ut enkäter till organisationen för att få en ärlig nulägesbild innan det tekniska arbetet drar igång.
2. Automatisera flödet Målet ska vara att datan flyter automatiskt från affärssystem till analysverktyg. Varje manuellt steg där data exporteras till Excel är en risk för fel och en tidstjuv.
3. Lek säkert med AI Var nyfiken på AI-verktyg, men gör det med omdöme. Använd säkra, interna lösningar om de finns och kom ihåg att alltid kvalitetssäkra resultatet.
