Konsulten behöver veta hur kontrollsystemen fungerar

När digitala system får en allt större roll i redovisnings- och löneprocesser behöver konsulten en djupare förståelse för hur systemen fungerar. Systemdokumentation är en grundläggande del av kvalitetssäkringen i varje uppdrag.

Redovisnings- och lönearbetet sker till stor del i digitala och automatiserade systemmiljöer. Affärshändelser och löneunderlag behandlas i flera system, ofta med integrationer till exempelvis bank och myndigheter. I denna miljö är systemdokumentation och behandlingshistorik avgörande för att säkerställa kvalitet, spårbarhet och kontroll i uppdragen.

Vad innebär systemdokumentation och behandlingshistorik?

Systemdokumentation och behandlingshistorik är obligatoriska delar av räkenskapsinformationen och nödvändiga för att förstå, följa upp och förklara resultat och rapportering.

Systemdokumentation beskriver hur kundens (och ibland konsultbyråns) systemmiljö är uppbyggd och hur information flödar mellan olika system och moduler.

Behandlingshistorik visar hur uppgifterna faktiskt har bearbetats, automatiskt och/eller manuellt, samt vilka justeringar och kompletteringar som har gjorts.

Varför är detta särskilt viktigt i automatiserade miljöer?

När stora delar av redovisnings- och löneprocessen sker automatiskt ökar beroendet av korrekta systeminställningar och fungerande integrationer.

Brister i dokumentationen kan leda till:

• svårigheter att identifiera och bedöma risker i processerna
• oklar ansvarsfördelning mellan kund, konsult och systemleverantör
• begränsade möjligheter att i efterhand förklara avvikelser.

Systemdokumentationen är ett styrmedel som används för att skapa förutsättningar för att data hanteras korrekt och för att minska risken för att det uppstår fel eller brister i hanteringen. Det är en karta som konsulten utgår från.  

Behandlingshistoriken visar hur datan har hanterats, i vilket system och av vem vilket gör det möjligt att spåra datan och kan förklara händelser som skett i eller mellan systemen.   

Företagets ansvar

Det är alltid företaget som har det yttersta ansvaret för att räkenskapsinformation sparas enligt lag, även om bokföringen sköts av en konsult eller ett externt system. Konsulten kan behöva upplysa företaget om dess ansvar och att delar av räkenskapsinformationen tillfälligt kan finnas i system som enbart konsulten har tillgång till.  

Konsultens ansvar

För både redovisningskonsulter och lönekonsulter är systemdokumentationen till nytta för att:

• förstå och rimlighetsbedöma automatiserade flöden
• förstå hur information rör sig från affärshändelse till rapport
• hantera förändringar i kundens verksamhet eller systemmiljö
• identifiera risker kopplade till systemval och uppsättning och bedöma konsekvenser av förändringar i systemen
• uppfylla kraven på kvalitet och dokumentation.

Dokumentationen ska vara anpassad till uppdragets omfattning och komplexitet och uppdateras vid förändringar. Små ändringar i systeminställningar kan få stora effekter i redovisningen.

På vilket sätt tas detta upp i kvalitetskontrollen?

I FAR:s kvalitetskontroll kontrolleras inte systemdokumentation och behandlingshistorik specifikt, eftersom det är ett krav som företaget, inte konsulten, har ansvar för. Medlemsföretagen ska ha dokumenterade riktlinjer och rutiner samt en process för kvalitetssäkring och att de efterlevs. I samband med uppdragskontroller ser kontrollanterna hur det fungerar i praktiken och kan identifiera brister exempelvis vid kontroll av Reko 910.

Slutligen vill jag tipsa om en artikeln om arkivering enligt bokföringslagen.