Med nya verktyg, ökad riskmedvetenhet och högre krav på effektivitet tar internkontrollen en allt större och bredare roll i organisationerna. På FAR:s nya konferens guidar Ylva Bergström deltagarna i hur internkontroll kan bli en strategisk tillgång.
Internkontroll har traditionellt fokuserat på regelefterlevnad och redovisning, men nu blåser förändringens vindar. Allt fler får upp ögonen för hur internkontroll kan användas som ett strategiskt verktyg i organisationen.
Ylva Bergström, partner på EY med lång erfarenhet av att utveckla styrning, riskhantering och intern kontroll, är moderator för FAR:s nya konferens Internkontroll.
– Vi kommer att prata om hur internkontroll kan stärka affären och skapa värde i vardagen. Många är redo att ta nästa steg inom sina organisationer och funderar på hur man till exempel kan ta stöd av AI. Konferensen kommer att ge inspiration och möjlighet att lära från andra.
Från kontrollfunktion till strategiskt verktyg
Grunden till all internkontroll ligger i lagstiftningen, där en stabil och fungerande internkontroll gör att bolaget hanterar risker på ett proaktivt sätt och förebygger och förhindrar problem innan de uppstår. Men under senare tid har det skett en utveckling i hur internkontroll används. Från att endast vara en kontrollfunktion används det nu i allt högre utsträckning som ett strategiskt verktyg, en förändring som Ylva Bergström tror beror på flera aspekter.
– Det är generellt tajt om resurser i bolagen, man vill göra mer med mindre och krama ur värdet. Vi ser även ökade krav på effektivitet i arbetssätt. I dag finns det många verktyg som tillåter oss att jobba smartare. Sedan händer det mycket i världen som påverkar, vilket gör att vi söker mer trygghet och kontroll. Vi ser också att integrerad riskhantering ökar mer och mer. Organisationer som tidigare endast jobbade i självständiga silos ser nu ett större behov av att jobba tillsammans för att på ett enhetligt sätt kunna identifiera risker. Och om det redan finns en del av organisationen som har en smart struktur för riskhantering är det smart att bredda scopet.
Exakt hur internkontroll kan stärka affären och användas som ett strategiskt verktyg beror på företaget och vad man prioriterar.
– För vissa kan det handla om finansiella resultat, till exempel att minska antalet fel i faktureringsprocessen och därmed förbättra likviditeten. Andra prioriterar operationella kontroller för till exempel lagerhantering, där man undviker överlager och stärker bolagets kassaflöde.
Ylva Bergström vill dock lyfta ett annat värde: medarbetarnas förståelse.
– Om medarbetarna förstår varför internkontroll finns och hur de bidrar till framgången så känner de stolthet. Man får mycket bättre kvalitet i de interna kontrollerna när man förstår vad man gör, men det ger också ett värde i att man har kul på jobbet.
Vanliga fallgropar och förutsättningar för att lyckas
Ett vanligt misstag som Ylva Bergström ser företag göra i sina försök att stärka sin internkontroll är att se det som ett tillfälligt projekt.
– Det handlar inte bara om processer och dokumentation utan om en kulturförändring, medarbetarna behöver förstå varför det är viktigt. En fallgrop är att man fokuserar på dokumentation för dokumentationens skull. Man bör snarare fokusera på beteenden, tekniken bakom förändringen och sitt “varför”. Om syftet bara är regelefterlevnad och man egentligen struntar i ytterligare internkontroll, var transparent med det.
En förutsättning för att ett bolag ska lyckas utveckla sin internkontroll är tonaliteten i ledningen.
– Det är helt avgörande. Det gäller att vara tydlig kring att det här är en prioriterad aktivitet och koppla det till mätbara KPI:er, särskilt i början för att skapa momentum. Fortsätt med utbildning och fortbildning och underskatta inte behovet av kontinuitet, internkontroll är inte ett självspelande piano. Roller och ansvar måste vara supertydliga och det är upp till ledning och styrelse att kompetenser finns på plats.
Förändringar i arbetssätt, strategier och roller leder till förändringar i kompetensbehov. Ylva Bergström menar att det är fortsatt viktigt med en grundläggande förståelse för internkontroll, men att kompetens inom kommunikation blir central.
– Jag tror att man framöver behöver vara ännu mer av en storyteller. Någon som förstår företaget och dess utmaningar och har örat mot marken. Mycket av det som vi i dag gör manuellt kommer tekniken att göra åt oss i framtiden. Där behöver man personer som förstår hur man ska sätta upp tekniken, kan tolka siffrorna och rapportera till ledningen.
Om du fick ge ett råd till företag som vill växla upp sitt arbete med intern kontroll – vilket skulle det vara?
– Våga lägga ordentligt med tid på grunden. Förstå varför gör ni det här och vad som är målet.