Så-kan-kvittohanteringen

Så kan kvittohanteringen se ut i framtiden

2019-11-21 12:17

Ett oläsligt papperskvitto som ska redovisas? Eller ett inscannat kvitto där originalet saknas? Glöm det. FAR har varit med och tagit fram en pilot där hela processen runt kvittohanteringen är digital och varje kvitto förses med ett unikt id.

I början av året presenterades FAR:s tredje framtidsstudie. Där identifieras utmaningar i dagens verksamheter kopplade till redovisning, revison och skatt. Som del två i projektet har FAR, Kairos Future, Skatteverket, Bolagsverket och iTeam arbetat vidare med att hitta lösningar på utmaningarna. Dessa har nu presenterats i rapporten ”Original och verifikationer i en digital värld – pilot och sex lösningar med blockkedjeinspirerad teknik”. Ambitionen med andra steget i projektet har varit att testa teknik och juridik för att se vilka lösningar som skulle vara möjliga.

Sex områden lyfts i projektet:

  1. Pilot och lösning säkra digitala kvitton
  2. Nästan färdig pilot säkra fakturor
  3. Fullmakter som gäller hos många olika parter
  4. Behörigheter att företräda en organisation
  5. Personalliggare
  6. Inlämning av företagsuppgifter till myndigheter
  7. Längst har man kommit när det handlar om processerna runt digitala kvitton och fakturor. I det första fallet finns en färdig pilot framtagen och i det andra är en pilot på gång. I grunden använder man sig av blockkedjeinspirerad teknik och syftet är att säkerställa att informationen är säker och inte går att manipulera.

 Visionen som genomsyrar hela projektet, och lösningarna, är att det ska vara lätt att göra rätt och svårt att göra fel. Det gäller såväl medborgare som företag och myndigheter. Samtidigt ska lösningarna vara säkra och inte äventyra integriteten, säger Karin Apelman, FAR:s generalsekreterare och vd.

”Värdet av att skapa en helt digital process för kvitton som underlättar och möjliggör digital lagring och automatiserad kontering skulle spara många miljarder per år om det genomfördes fullt ut i Sverige.” står det i rapporten. Det slås också fast att en ny lösning är helt nödvändig.

Lösningen som presenteras bygger på två viktiga insikter:

  1. Ett kvitto eller en faktura i sig har ett begränsat värde. Det är ingen större fara om någon stjäl ett digitalt kvitto, redan i dag går det till exempel att få kopia på gamla kvitton från försäljningsstället.
  2. Skatteverket och andra intressenter är framför allt intresserade av om ett kvitto redan har kostnadsförts och därmed påverkar redovisningen sedan tidigare i samma eller något annat företag. Även företag vill säkerställa att kvitton inte redovisas dubbelt.

Piloten som är framtagen bygger på en helt automatiserad kvittoprocess där varje kvitto förses med ett unikt id. Kärnan i lösningen är att samla in så lite data som möjligt, utöver de krav som ställs i lagen, men fortfarande säkerställa riktigheten i verifikationen. En liknande lösning föreslås även för fakturor.

– En stor nytta med digitala kvitton ligger i att minska företagens och de anställdas administration, vi ser också att betydande arbetsinsatser kan sparas, säger Karin Apelman.

FAKTA

Original och verifikationer i en digital värld – pilot och sex lösningar med blockinspirerad teknik.

Projektrapport av FAR, Skatteverket, Bolagsverket, Kairos Future och iTeam i samarbete med SEB, Visma, Fortnox, Deloitte, PwC, KPMG och Grant Thornton.

Presenterad i november 2019.

Text: Charlotta Marténg
charlotta.marteng@far.se

Taggar: FAR:s framtidsstudie