I samband med bokslut och årsredovisning används ofta digitala signeringslösningar för att säkerställa att alla dokument blir korrekt undertecknade. För att undvika misstag och se till att underskrifternas datering får rätt ordningsföljd bör signeringsprocessen genomföras stegvis.
Elektroniskt undertecknande är ett effektivt sätt att få nödvändiga dokument på plats utan att vänta på en ofta tidskrävande postgång mellan byrå och kund. När det är flera personer i styrelsen som ska skriva under finns ännu fler fördelar, eftersom dessa personer sällan befinner sig på samma plats.
Avancerad elektronisk underskrift krävs
Det finns flera signeringslösningar på marknaden och de fungerar på olika sätt, men många bygger på att ett dokument laddas upp och att de personer som ska underteckna anges. Den lösning som används ska möjliggöra att årsredovisningen kan undertecknas med så kallad avancerad elektronisk underskrift. Det innebär oftast att den person som ska underteckna måste använda BankID som signeringsmetod.
Så bör signeringsprocessen genomföras
Vid bokslut är det flera dokument som ska undertecknas: årsredovisningen, revisionsberättelsen (om företaget har vald revisor) och årsstämmoprotokollet. Nedan följer en rekommenderad ordning för signeringen.
1. Säkerställ att årsredovisningen är daterad och har rätt personer angivna
Årsredovisningen ska först och främst vara daterad (=upprättad). Det innebär att det i slutet av dokumentet ska framgå när årsredovisningens slutliga innehåll fastställdes och således är klar för undertecknande.
Alla personer som ska underteckna årsredovisningen ska anges som undertecknare när årsredovisningen skickas ut via signeringslösningen. Om företaget har en vald revisor ska denne underteckna påteckningsmeningen i årsredovisningen. Det innebär att revisorn också måste vara angiven som undertecknare när årsredovisningen skickas ut.
Tänk på att ladda upp ett dokument i taget och börja med årsredovisningen.
2.Kontrollera att årsredovisningen är färdigställd
När samtliga styrelseledamöter och eventuell vd har undertecknat är årsredovisningen färdigställd. Vid användning av avancerad elektronisk underskrift registreras automatiskt datum för varje persons underskrift i handlingen.
3. Elektroniskt undertecknande av revisionsberättelsen
Om företaget har en vald revisor måste revisorns undertecknande ske efter att alla i styrelsen och eventuell verkställande direktör har skrivit på, det vill säga efter att årsredovisningen är färdigställd.
Revisionsberättelsen kan upprättas i pappersform, men om revisorn väljer en elektronisk form förutsätter det att revisionsberättelsen laddats upp till en signeringslösning. Det behöver dock inte vara samma lösning som används för årsredovisningen.
4. Protokoll från årsstämman signeras sist
De beslut som tas på årsstämman framgår av ett upprättat protokoll, som dateras den dag stämman hålls. När årsstämmoprotokollet upprättas digitalt ska dokumentet laddas upp till signeringslösningen. Den elektroniska signeringen kan ske vid ett senare tillfälle.
