En årsredovisning ska enligt lag både dateras och innehålla uppgift om den dag då den undertecknades. Dateringen visar när årsredovisningen var färdig att godkännas och ligger till grund för när den kan skrivas under och lämnas in. Här reder FAR ut vad reglerna innebär i praktiken och hur Bolagsverket kommer att tillämpa dem.
FAR:s medlemsrådgivning får många frågor om kravet på att en årsredovisning inte bara ska innehålla uppgift om den dag då den undertecknades, utan även vara daterad. En del företag har fått meddelanden från Bolagsverket om att årsredovisningen är felaktig om den saknar en särskild datering om när den var klar för underskrift. I denna artikel tydliggör FAR regelverket och beskriver hur Bolagsverket kommer att tillämpa reglerna framöver.
Vad säger lagen?
Tillägget om att årsredovisningen ska vara daterad infördes i årsredovisningslagens 2 kap. 7§ under 2024. Sista meningen lyder nu:
”Årsredovisningen ska dateras och innehålla uppgift om den dag då den undertecknades.”
Lagändringen ska tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter utgången av juni 2024. Det innebär att kravet blir aktuellt för det räkenskapsår som avslutas 30 juni 2025 eller senare (för förkortade räkenskapsår kan det bli tidigare).
Begreppen ”upprättad” och ”färdigställd”
Efter lagändringen har Bokföringsnämnden (BFN) förtydligat hur bestämmelsen i årsredovisningslagen ska tolkas i sina K-regelverk. BFN har dessutom lyft fram två centrala begrepp för att förtydliga ytterligare: upprättad årsredovisning och färdigställd årsredovisning.
Upprättad årsredovisning
En årsredovisning anses upprättad den dag den är daterad. Den dagen är det slutliga innehållet bestämt och klart för undertecknande. Det kan vara den dag årsredovisningen beslutades i styrelsen, men det kan också vara en annan dag då styrelseledamöterna och eventuell vd blev ense om årsredovisningens innehåll.
Kravet på datering kan uppfyllas genom att det i slutet av dokumentet anges att årsredovisningen har beslutats ett visst datum.
Färdigställd årsredovisning
En årsredovisning anses färdigställd först när den både är daterad och undertecknad av samtliga styrelseledamöter och eventuell vd. Det ska framgå vilket datum respektive person har skrivit under.
Om underskrift sker på papper och alla styrelseledamöter samt eventuell vd skriver under samma dag räcker det att datum för underskrift anges en gång. Är det däremot så att årsredovisningen behöver skickas runt postledes, och underteckningen således sker olika dagar, behöver datumet för respektive persons underskrift anges.
Kravet på uppgift om den dag då undertecknande skedde kan uppfyllas genom att datum för underskrift anges intill varje underskrift.
Ändringar efter datering
När årsredovisningen är daterad (=upprättad) får inga ändringar göras, det gäller både upplysningar i förvaltningsberättelsen och övriga delar av årsredovisningen.
Om företaget behöver göra ändringar ska en ny årsredovisning tas fram, med ett nytt datum för när innehållet beslutats.
Underskrift bör ske i anslutning till upprättandet
Det är en fördel att underteckna årsredovisningen i nära anslutning till den dag den daterats.
Om det inträffar händelser av väsentlig betydelse för företaget efter att årsredovisningen daterats, men innan alla har skrivit under, får styrelseledamöterna och eventuell vd ta ställning till om årsredovisningens innehåll behöver ändras.
Utgångspunkt för revisionen
Om företaget är revisorspliktigt kan revisionen baseras på ett utkast till årsredovisning, det vill säga en årsredovisning som inte är daterad (=inte upprättad) eller en som är daterad (=upprättad). Revisionen kan även baseras på en både daterad och undertecknad årsredovisning (=färdigställd).
Om revisionen drar ut på tiden kan revisorn behöva beakta händelser efter balansdagen som inträffat efter dateringen.
Vad gäller om datering saknas?
Eftersom ändringen i årsredovisningslagen tillämpas för första gången kan det förekomma att någon datering utelämnats. Orsaken kan till exempel vara att årsredovisningsprogrammet inte uppdaterats eller att det använts en gammal mall för årsredovisning.
FAR och FAR:s medlemmar ska självklart verka för att kunder följer kraven på datering enligt årsredovisningslagen. I de fall elektronisk signatur används kommer datum för underskrift att komma med automatiskt. Vid underskrift på papper är risken större att något datum saknas.
I lagrådsremissen framgår att om datering saknas bör intressenterna kunna utgå från att det är dagen för den första underskriften som utgör årsredovisningens datering.
Bolagsverkets hantering
Efter dialog mellan FAR och Bolagsverket har myndigheten klargjort hur ärenden med saknad datering hanteras.
När anser Bolagsverket att datering saknas?
- Om det inte finns en tydlig uppgift om datering anses dateringen vid det första undertecknandet utgöra dagen för årsredovisningen (dateringsdatumet).
- Om det endast anges ett datum vid alla ledamöters underskrifter utgår man från att det datumet är datumet för dateringen.
Om det inte finnas något datum alls, det vill säga varken ett dateringsdatum eller datum vid underskrifterna, så betraktas det som att datum för datering (och datum för underskrift) saknas.
När förelägger Bolagsverket att årsredovisningen saknar datering? - Om det saknas datum helt, det vill säga att det varken finns ett dateringsdatum eller datum vid underskrifterna, kommer Bolagsverket förelägga företaget på att båda datumen saknas
När förelägger Bolagsverket att årsredovisningen saknar datering?
Om det saknas datum helt, det vill säga att det varken finns ett dateringsdatum eller datum vid underskrifterna, kommer Bolagsverket förelägga företaget på att båda datumen saknas.
