Friskvårdsbidrag är en skattefri personalvårdsförmån som många arbetsgivare erbjuder sina anställda. För lönekonsulter gäller det att ha koll på reglerna, hjälpa kunden att skapa tydliga rutiner samt uppmärksamma vanliga fallgropar kring bland annat proportionering och kvitton.
Friskvårdsbidraget är frivilligt för arbetsgivaren att erbjuda. Om arbetsgivaren väljer att erbjuda bidraget ska det ske på lika villkor för hela personalen.
För lönekonsulten handlar arbetet därför inte bara om att hantera kvitton och utbetalningar. Det är också viktigt att hjälpa kunden att ha tydliga och enhetliga rutiner för hur friskvårdsbidraget ska användas och administreras.
Hur stort får friskvårdsbidraget vara?
Arbetsgivaren bestämmer själv om friskvårdsbidrag ska erbjudas och med vilket belopp.
För att bidraget ska vara skattefritt får det uppgå till högst 5 000 kronor per anställd och år. Om arbetsgivaren erbjuder ett högre belopp blir hela friskvårdsbidraget skattepliktigt. Arbetsgivaren behöver inte erbjuda det högsta beloppet, men samma principer ska gälla för hela personalen.
Bidraget gäller per kalenderår och kan inte sparas till nästa år.
Friskvårdsbidraget ska erbjudas på lika villkor
En grundläggande förutsättning är att friskvårdsbidraget erbjuds på lika villkor. Det gäller även företag som har medarbetare på olika orter.
Arbetsgivaren kan exempelvis välja att proportionera bidraget efter arbetstid eller anställningstid, men då behöver samma princip tillämpas för alla.
Exempel:
Ett företag erbjuder 5 000 kronor per år till heltidsanställda. En medarbetare som arbetar 50 procent hela året får då 2 500 kronor. En annan medarbetare som börjar sin anställning i augusti kan få en proportionerlig del av årets bidrag.
Det är viktigt att arbetsgivaren har en tydlig princip och att den är dokumenterad och kommunicerad till medarbetarna.
Vad får friskvårdsbidraget användas till?
Friskvårdsbidraget får användas till motion och annan enklare friskvård som uppfyller Skatteverkets krav. Det kan exempelvis handla om:
- gymkort
- träningsaktiviteter
- enklare friskvård
- behandlingar som är avstressande eller motverkar ömhet och stelhet
- kostrådgivning
- rådgivning vid rökavvänjning
Däremot omfattas inte exempelvis:
- träningsutrustning
- medlemsavgifter
- sjukvård
- skönhetsvård
För lönekonsulten kan det vara värdefullt att hjälpa kunden att säkerställa att bedömningen görs konsekvent och att samma regler tillämpas för alla medarbetare.
Vad innebär 1 000-kronorsgränsen?
För aktiviteter utan motionsinslag, exempelvis massage, får ett enskilt tillfälle kosta högst 1 000 kronor för att omfattas av skattefriheten.
För aktiviteter som innehåller motion finns inte motsvarande beloppsgräns per tillfälle, så länge friskvårdsbidraget totalt håller sig inom reglerna.
När måste kvittot lämnas in?
Friskvårdsbidraget gäller per kalenderår. Det innebär att arbetsgivaren behöver ha rutiner för när kvitton ska lämnas in och när ersättningen ska betalas ut.
Ett kvitto från december som ersätts först i januari belastar enligt Skatteverket nästa års friskvårdsbidrag, inte det år då kvittot är daterat.
För att minska risken för sena utbetalningar kan arbetsgivaren sätta en intern deadline för när årets kvitton ska lämnas in.
Exempel:
En anställd köper ett gymkort den 15 december men lämnar kvittot först efter att årets sista lönekörning är stängd. Om ersättningen betalas ut i januari räknas den mot nästa års friskvårdsbidrag.
Tre vanliga fallgropar
1. Otydliga regler för proportionering
Om arbetsgivaren väljer att anpassa friskvårdsbidraget efter exempelvis arbetstid eller anställningstid behöver principen vara tydlig och användas konsekvent.
Det är därför bra att dokumentera vad som gäller, exempelvis i företagets personalhandbok eller interna riktlinjer.
2. Kvitton lämnas in för sent
Särskilt i slutet av året kan sena kvitton skapa problem. Lönekörningen i december sker ofta tidigare än vanligt och det kan därför vara för sent att hantera underlag som lämnas in sent i månaden.
En tydlig intern deadline och återkommande information till de anställda kan minska risken.
3. Vissa grupper missas
Friskvårdsbidraget ska erbjudas på lika villkor. Arbetsgivaren behöver därför säkerställa att även exempelvis visstidsanställda och andra grupper som omfattas av erbjudandet får information om det.
Om vissa grupper utesluts eller villkoren tillämpas olika finns en risk att förmånen inte längre uppfyller kraven för skattefrihet.
Så kan lönekonsulten hjälpa kunden
Lönekonsulten har ofta goda möjligheter att hjälpa kunden att skapa fungerande rutiner för friskvårdsbidraget.
Det kan bland annat handla om att:
- ta fram tydliga interna riktlinjer
- säkerställa att samma principer används för alla medarbetare
- skapa rutiner för kvitton och utbetalningar
- informera om interna deadlines
- uppmärksamma kunden på hur bidraget ska proportioneras
- se till att reglerna kommuniceras tydligt till personalen.
Ett genomtänkt arbetssätt minskar risken för fel och gör det samtidigt enklare för medarbetarna att använda friskvårdsbidraget.
Checklista för friskvårdsbidraget
Se till att kunden har koll på:
- vilket belopp som erbjuds
- vilka medarbetare som omfattas
- om bidraget ska proportioneras och enligt vilken princip
- vilka aktiviteter som kan ersättas
- vilka kostnader som inte omfattas
- om 1 000-kronorsgränsen är relevant
- vilka krav som gäller för underlagen
- när kvitton senast ska lämnas in
- när ersättningen ska betalas ut
- hur informationen kommuniceras till personalen.
Se över rutinerna inför årsskiftet
Även om friskvårdsbidraget behöver hanteras löpande under året är det särskilt viktigt att se över rutinerna inför årsskiftet.
Många medarbetare upptäcker först i november eller december att de har bidrag kvar att använda. Genom att påminna i god tid om regler, kvarvarande belopp och sista datum för att lämna in kvitton kan arbetsgivaren minska risken för sena underlag och missförstånd.
För lönekonsulten är det därför lämpligt att varje höst stämma av att kunden har tydliga rutiner inför årets sista lönekörningar.
