Internkontroll är mer än regelverk och rapportering. Karin Wickström Stümer berättar om hur man formar en rådgivande funktion som kan bidra med viktiga helhetsperspektiv – och hur man får det att fungera i praktiken.
Karin Wickström Stümer är chef för internkontroll på Sobi och en av talarna på FAR:s konferens om internkontroll som hålls i Stockholm den 17 mars. Hon menar att exakt vad en internkontrollfunktion ansvarar för ofta är olika saker på olika företag, och att många faktorer påverkar.
– Strukturen på internkontrollfunktionen är tätt kopplat till vilken typ av bolag man är, hur man är organiserad, hur man styr och var i världen man finns med mera. Allt det påverkar hur man väljer att bygga upp sin internkontroll.
I utvecklingen av internkontroll bör man ha en tydlig dialog kring förväntan på funktionen, anser hon.
– Vad ska internkontrollen fylla för syfte? Det är väldigt viktigt att diskutera och tydliggöra. Där kommer speglingen av bolaget in, man måste dansa i takt med verksamheten.
Just tydligheten är något som hon tror att många bolag missar när de ska bygga eller utvidga internkontrollen. Där kan personer som söker jobb inom internkontroll med fördel ställa direkta frågor under anställningsintervjun.
– Vad menar ni med internkontroll? Var ska den stötta? Vilka funktioner ska den samverka med? Allt det är pusselbitar som behövs för att lista ut vad företaget vill åstadkomma med funktionen.
Vikten av tydlighet går igen i vem eller vilka man förväntas rapportera till.
– Är det till koncernledningen? Eller till en revisionskommitté? Det är viktigt med tydlighet i förväntansbilden.
Internkontrollens hemvist
Rent organisatoriskt placeras internkontroll ofta inom finansavdelningar – en naturlig hemvist på grund av de uttalade krav som finns för internkontroll av finansiell rapportering – eller inom en juridisk avdelning.
– Där har internkontrollrollen mer av en compliance-funktion. Men det finns utrymme att diskutera andra hemvister i ett bolag. Om man till exempel har en COO, som har ett mer övergripande processansvar, så skulle man kunna tänka sig att knyta en internkontrollfunktion dit. Det beror på vad man vill med rollen.
Karin Wickström Stümer ser internkontroll som en funktion med stora möjligheter att samverka med andra delar av företaget, med en rådgivande och supporterande funktion som är nyttig i olika delar av verksamheten.
– De som jobbar med internkontroll har ofta ett helikopterperspektiv på verksamheten, vilket gör att man kan bidra med att se kopplingarna i företaget. Det kan till exempel handla om att sätta upp nya processer och system eller att förändra organisationen.
Varierad bakgrund bland medarbetare
För att internkontroll faktiskt ska fungera i praktiken lyfter Karin Wickström Stümer vikten av bred erfarenhet och olika perspektiv.
– Personer som jobbar med internkontroll kan ha olika bakgrund beroende på vad man vill åstadkomma med rollen, men att ha bred erfarenhet och olika perspektiv tror jag är bra.
Vilka personliga egenskaper är bra att ha?
– Det är bra att vara en extrovert person med stark integritet. Jag tror att man bör gilla att samarbeta och vara en utpräglad lagspelare för att visa att vi gör det här tillsammans.
Hon lyfter förståelsen och intresset för hur ett företag fungerar som viktig för att lyckas i rollen, samt en förmåga att ta sig in i rätt rum.
– Det kan handla om att sitta i en ledningsgrupp eller att vara delaktig i projekt. Det är viktigt att man sätts i rätt sammanhang för att man inte ska bli en sitta-på-kammaren-produkt eller någon som kallas in när det skiter sig, säger hon och avslutar:
– Men som ny kan man ibland behöva hjälp av någon som placerar en i rätt sammanhang, en chef eller kollega.
