Dålig efterlevnad av penningtvättslagen, för få verifierbara vidareutbildningstimmar och avsaknad av rutiner kring kvalitetssäkringen. Det är några vanliga brister i FAR:s kvalitetskontroll av redovisnings- och lönekonsulter.
I dagarna blev de sista av FAR:s kvalitetskontroller av redovisnings- och lönekonsulter för urvalsåret 2021 klara och inrapporterade.
Ska följa Reko och FAR:s etiska regler
För båda yrkesgrupper gäller att de ska följa Reko och FAR:s etiska regler och de kvalitetskontrolleras därför av samma kontrollanter och med samma checklistor. Det är något som har fungerat mycket bra under året, menar Yvonne Jansson, ansvarig för kvalitetskontroll av auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter på FAR.
− Kontrollanterna har gjort ett fantastiskt arbete och varit flexibla och stöttande i kontrollerna under pandemin, vilket jag verkligen vill framhålla, säger Yvonne Jansson.
Vidareutbildning medlemsföretagets ansvar
Vilka är då de vanligaste fel och bristerna i årets kvalitetskontroller? En av de mest förekommande är, att redovisnings- och lönekonsulter har haft alldeles för få vidareutbildningstimmar. Något som brukar visa sig år efter år och alltså inte enbart beror på pressat extraarbete under pandemin.
− Medlemsföretaget har ett ansvar att möjliggöra för konsulterna att gå utbildningar och att avsätta tillräckligt med tid och resurser för detta, men även för att följa upp vidareutbildningen. Det är oerhört viktigt att det finns ett system på medlemsföretaget för detta, understryker Yvonne Jansson.
Skapa rutiner i enlighet med penningtvättslagen
En annan återkommande brist är riktlinjer och rutiner i enlighet med penningtvättslagen, att dessa finns är ett krav både i Reko 130 och i FAR:s yrkesetiska regler. Här följer FAR upp att medlemsbyrån har riktlinjer och rutiner på plats, men bedömer inte om dessa är bra eller dåliga. Det faller under Länsstyrelsen ansvarsområde.
Yvonne Jansson tipsar byråer som ska kvalitetskontrolleras under kommande månader 2022 att redan nu börja gå igenom penningtvättsrutinerna. Särskilt med tanke på att Länsstyrelsen gör allt fler kontroller på redovisningsbyråer, och även utdömer allt fler sanktionsavgifter:
− Vi vill hjälpa våra medlemsbyråer att göra rätt och därför brukar kvalitetskontrollanterna lämna förbättringsförslag om de ser att de riktlinjer och rutiner som finns kan förbättras. På FAR:s webbplats finns olika typer av stöd för medlemsföretagens arbete med penningtvättslagen.
Byrån behöver tydliga riktlinjer för kvalitetssäkring
Kontrollerna hos redovisnings- och lönekonsulter har också visat att det finns en avsaknad av rutiner kring den interna kvalitetssäkringen. Även här är det en fördel för byrån om det finns tydliga riktlinjer för hur kvalitetssäkringen ska gå till och hur den ska dokumenteras, det ska synas att kontrollen har skett och vem som har gjort den.
Hos redovisningsbyråer kan det - förutom de traditionella redovisningstjänsterna - exempelvis handla om situationer där konsulterna har ett eller ett par stora insourcing-uppdrag, att de enbart arbetar med kvalitetssäkring och/eller rådgivning eller är underleverantör till en annan redovisningsbyrå.
Hos lönekonsulterna har det förekommit brister i dokumenterad kunskap om verksamheten i löneuppdragen. Men det kan också handla om att bättre kvalitetssäkra löpande löneuppdrag, som att använda en fastställd checklista eller arbetsgång, eller att en annan konsult går igenom rapporter eller underlag innan de skickas.
Dokumenterade rimlighetsbedömningar viktiga
− Något annat vi har noterat i både löne- och redovisningsuppdrag är att det saknas dokumenterade rimlighetsbedömningar, något som är särskilt viktigt när en annan konsult ska ta över ett uppdrag i händelse av sjukdom eller omorganisation, eller om konsulten får frågor i efterhand, från myndigheter eller från kunden, säger Yvonne Jansson.
FAR:s kvalitetsnämnd för redovisningsverksamheten bevakar utvecklingen av redovisnings- och lönetjänsterna, Reko och FAR:s etikregler, för att kunna anpassa metodik och checklistor efter nya behov och förutsättningar.
Kvalitetskontroll lön och redovisning – 3 vanliga fel
Vidareutbildning – för få verifierbara timmar
Penningtvättslagen – bristande riktlinjer och efterlevnad
Intern kvalitetssäkring – rutiner och riktlinjer saknas
