I dag, den 15 december, införs en ny standard för revisionsbyråernas kvalitetssäkring, International Standards on Quality Management. ISQM. Arbetet går att bryta ner i mindre steg.
ISQM är ett kvalitetsstyrningssystem med syfte att arbetet med kvalitet i verksamheten ska ske aktivt. Målet med ett kvalitetsstyrningssystem är att säkra kvaliteten i revisionsbyråns leveranser, det vill säga att de rapporter som lämnas är riktiga. Standarden tar sin utgångspunkt i en riskbedömningsprocess. Byrån ska genom sin riksbedömningsprocess bedöma vilka riskerna är för att detta kvalitetsmål inte uppnås och proaktivt arbeta för att det inte uppstår kvalitetsbrister. Andrea Pålsson, auktoriserad revisor på FAR, svarar på de vanligaste frågorna om ISQM.
Vad är ditt främsta råd till revisionsbyråerna inför att ISQM börjar gälla?
– Läs standarden och ta hjälp av det material som FAR har tagit fram.
Vad är ditt råd för att lugna dem som känner sig stressade över att det är ett betungande arbete som ligger framför dem?
– Jag tycker att det är viktigt att utgå från det som redan finns på plats, inventera vad som finns och vad som behöver kompletteras. Bryt ner det i mindre steg. Det går att”ta elefanten i små tuggor”.
Finns det någon särskild risk i arbetet med ISQM som du vill peka på?
– Se upp så att inte ISQM blir en skrivbordsprodukt. En skrivbordsprodukt hjälper inte ledningen eller personalen att styra verksamheten i det dagliga arbetet.
FAR har arbetat fram olika exempelmallar som stöd för medlemmarna i processen med ISQM. Det är exempel och mallar som kan fungera som stöd, inspiration och vägledning i arbetet med att ta fram ett kvalitetsstyrningssystem för den egna verksamheten.
Hur ska exempelmallarna användas?
– Det arbetet görs bäst av den som kan sin verksamhet bäst, vilket rimligtvis är byråns ledare. Standarden är ett ramverk och exempelmallarna är verktyg men de behöver användas och fyllas med innehåll som är anpassat till den egna verksamheten. Det kan finnas många likheter mellan byråerna men varje byrå bedriver sin egen verksamhet utifrån sina förutsättningar. Mallen kan inte användas på samma sätt av alla, utan måste anpassas till den egna verksamheten.
– Om mallarna används utan att den egna verksamheten analyseras finns det risk för att byrån inte heller har ett adekvat kvalitetsarbete för sin verksamhet. Då missar man hela syftet med standarden, att verksamheten ska vara organiserad på ett sådant sätt så att medarbetarna kan utföra ett arbete med hög kvalitet.
Revisionsbyråerna befinner sig fortfarande i införandefasen och det är för tidigt att uttala sig om resultatet av deras arbete. Men kan man redan nu se hur arbetet går?
– Vi vet inte ännu hur byråerna har arbetat med riskbedömningen. Det ser vi först om ett år då arbetet har snurrat ett helt varv i processhjulet, från riskbedömningen till övervakningen och uppföljningen.
Vad gör FAR just nu för att underlätta?
– Vi på FAR har nyligen kommit ut med en uppdaterad exempelmall för riskbedömningen. Där har just sannolikhetsbedömningen lyfts fram tydligare än i den tidigare versionen. Syftet är att belysa och hjälpa till så att man tänker just utifrån det perspektivet i sitt kvalitetsstyrningsarbete.
Andrea Pålsson anser att som alltid när man arbetar utifrån ett riskperspektiv handlar det om att bedöma risken för att något går fel och sedan vidta åtgärder för att motverka att det inträffar.
Vad kan hända om det inte görs en bedömning av sannolikheten för att fel inträffar?
– Då finns det naturligtvis en risk för att de motåtgärder som man sätter in inte står i proportion till risken. Det kan innebära att något som egentligen är en liten risk får för stort fokus. Eller så kan det bli tvärtom, att något som kanske är en stor risk får ett alltför litet fokus. När vi pratar om revision brukar vi säga att det finns en risk för att det blir jämntjockt i stället för att ha fokus i arbetet, och därmed arbetsinsatsen, styrs dit där det finns störst risk för fel.
Andrea Pålsson tror att de första åren kommer att innebära ett viktigt lärande för många revisorer. Man kommer att landa i det som fungerade och blev bra. Men man kommer säkert också att identifiera sådant som inte blev så som det vart tänkt och som behöver ändras och uppdateras.
Kan du peka på något särskilt område där du tror att det kan finnas skäl till anpassningar?
– Jag tror att dokumentationen är ett område där det gäller att hitta ett sätt som passar för att göra det systematiskt och användarvänligt för en själv. Det kan gälla arbetet med uppföljning, övervakning och utvärdering.