Säljer din kund varor eller tjänster via e-handel? Då kan du hjälpa din kund att anpassa sitt bokföringssystem så att bokföringen blir korrekt.
FAR har sedan flera år tillbaka samverkan med Skatteverket kring operativa och verksamhetsnära frågor. Vi har på ett av samverkansmötena uppmärksammats på omfattande brister i bokföringsunderlag som iakttagits i samband med Skatteverkets kontroller av e-handel, brister som till stor del kan undvikas om bokföringslagens krav följs.
Vanligt förekommande fel
Skatteverket har i sina kontroller bland annat fokuserat på företag som bedriver e-handel och där särskilt de mindre och medelstora företag som i sina webshoppar säljer till kunder utomlands. Några vanliga förekommande fel är dessa:
- Många företag som använder faktureringsmetoden bokför utifrån betalningstransaktionen, det vill säga det finns ingen motsvarande bokföringspost vid utställandet av fakturan och fordrans uppkomst i bokföringen.
- De företag som använder kontantmetoden bokför flera dagars försäljning i en och samma bokföringspost.
- Underlagen för de olika affärshändelserna är bristfälliga och det är svårt att se sambanden mellan bokföringsposter och verifikationer.
- Vid försäljning via utländska plattformar bokförs försäljningarna först när pengarna kommer in på företagets bankkonto.
- Informationen kring försäljningstransaktionen finns oftast tillgängligt via företagets olika tredjepartslösningar, till exempel webbutiken, betalningsförmedlarna, försäljningsplattformen mm, men företaget skriver inte ut dessa på papper eller laddar ner dem till sina program och sparar dem som verifikation eller gör någon särskild hänvisningsverifikation till att uppgifterna finns sparade elektroniskt.
Vägledning i Bokföringsnämndens allmäna råd
I Bokföringsnämndens allmänna råd 2013:2 (BFNAR 2013:2) finns vägledning kring de regler som bokföringsskyldiga har att följa för att uppfylla de delar av bokföringsskyldigheten i bokföringslagen (BFL) som rör löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik. Vägledningen innehåller bland annat Exempel 2.3 Bokföring i sammandrag i en internetbutik som visar på hur man ska tänka kring bokföringen av den dagliga försäljningen utifrån de förutsättningar som anges. Exemplet kan användas som stöd för hur bokföringen ska anpassas hos aktuell kund.
Detta ska du särskilt beakta
- Likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten. (BFNAR 2013:2 punkt 2.9)
- Fakturor måste finnas upprättade som uppfyller BFL:s krav på verifikation samt innehåller det som mervärdeskattelagen kräver.
- När det gäller arkiveringen av elektroniskt lagrad räkenskapsinformation, exempelvis verifikationer avseende försäljning, måste företaget säkerställa att det har tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör.
/Birgitta Åhlander och Sara Lissdaniels
