Inom byråbranschen är elektroniskt undertecknande ett effektivt sätt att få nödvändiga dokument på plats utan att vänta på en ofta tidskrävande postgång mellan byrå och kund. När det är fler än en person i styrelsen finns ännu fler fördelar, eftersom dessa personer oftast inte befinner sig fysiskt på samma plats. Att underteckna handlingar elektroniskt har kommit för att stanna!
Tänk dig att du sitter tillsammans med din kund och går igenom bokslutet för året som gått. Du visar även ett förslag på hur årsredovisningen kommer att se ut. Efter genomgången blir det kanske en del ändringar som behöver göras innan kunden tycker den är färdig för undertecknande. En slutlig version tas fram för underskrift.
Digitala verktyg för hela processen
Sker den här genomgången fysiskt? Ja ofta, men inte alltid. Många väljer att mötas på digitala plattformar, till exempel Teams. För att få underskrifterna på plats används digitala verktyg i form av signeringslösningar.
Det är ett antal dokument som ska undertecknas: årsredovisningen, en revisionsberättelse om det finns en vald revisor och årsstämmoprotokollet.
Avancerad elektronisk underskrift krävs
Det finns flera signeringslösningar på marknaden och de fungerar på olika sätt, men många bygger på att ett dokument laddas upp och att de personer som ska underteckna anges. Den lösning du väljer att använda ska innehålla möjligheten att underteckna årsredovisningen med så kallad avancerad elektronisk underskrift. Det innebär oftast att den person som ska underteckna måste använda Bank-ID som signeringsmetod.
1. Styrelsen bör uppmärksammas på att signera årsredovisningen samma dag
Tänk på att ladda upp ett dokument i taget och börja med årsredovisningen. Om det är flera personer som ska skriva på är det lämpligt att uppmärksamma alla på att underteckna samma dag, så att det inte blir några funderingar kring årsredovisningens innehåll. Bokföringsnämnden, BFN, har tydligt uttalat att en årsredovisning är upprättad först när alla ledamöter och eventuell verkställande direktör signerat. Med elektronisk signatur är alltså årsredovisningen upprättad först när den sista personen signerat.
2. Revisorn signerar efter styrelsen och VD
Om det finns en vald revisor ska denne underteckna påteckningsmeningen i årsredovisningen, vilket innebär att denne måste vara angiven som undertecknare när årsredovisningen skickas ut från signeringslösningen. Revisorns signering måste ske efter att alla i styrelsen och eventuell verkställande direktör skrivit på.
3. Elektronisk signering av revisionsberättelse
Själva revisionsberättelsen kan upprättas i pappersform, men om revisorn väljer en digital form förutsätter det att revisionsberättelsen laddats upp till en signeringslösning, som dock inte behöver vara samma som för signering av årsredovisningen.
4. Protokoll från årsstämman
De beslut som tas på årsstämman framgår av ett upprättat protokoll, som dateras den dag stämman hålls. När årsstämmoprotokollet upprättas digitalt ska dokumentet laddas upp till signeringslösningen. Den elektroniska signeringen kan ske senare.
