Hur ska en rättelse göras i bokföringen eller i årsredovisningen? Det är en vanlig fråga som ställs till FAR:s medlemsrådgivning.
Självklart ska bokföringen i så stor utsträckning som möjligt vara rätt från början. Men en affärshändelse kan bli felaktigt bokförd på grund av att man inte hade rätt förutsättningar vid bokföringstillfället. Det händer också att beräkningarna helt enkelt blir fel. Ofta upptäcks inte felet förrän efter att bokslutet eller redovisningsperioden är stängd.
Rättelser i löpande bokföring
Vi börjar med att reda ut hur rättelser av fel ska ske i den löpande bokföringen. Om en affärshändelse har inträffat i januari och bokförts i januari och företaget sedan i juni upptäcker att affärshändelsen blev felaktigt bokförd, ska rättelsen ske i den löpande bokföringen i juni. Felet ska alltså rättas i samma period som felet upptäcks i. Rättelsen blir en ny verifikation. Det ska också tydligt framgå av den ursprungliga bokföringsposten att den har blivit rättad och när rättningen har gjorts.
När det gäller den löpande bokföringen vill jag påminna om att för att en affärshändelse eller rättelse ska anses bokförd måste bokföringsposten vara varaktig, den ska alltså inte kunna raderas eller ändras i bokföringsprogrammet. Detta sker genom att perioden som är avslutad låses i bokföringsprogrammet. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelsen eller rättelsen inte anses vara bokförd.
Fel som skett under föregående år
Men vad händer om man vid upprättandet av årets bokslut, upptäcker ett fel som har skett under föregående år? Som exempel; föregående år har vi inte bokfört avskrivningar trots att bolaget hade förvärvat en maskin. Hur ska detta rättas i K2?
Även här, likt i den löpande redovisningen, rättas felet i samma period som felet upptäcks i. Effekten av felet får vi alltså under innevarande år, vilket innebär att vi får boka avskrivningar för både föregående år och innevarande år. Om vi däremot redovisar enligt K3, rättas felet som om det ”aldrig” har funnits, eftersom vi justerar jämförelsetalen i årsredovisningen. Däremot bokförs rättelsen i huvudboken under innevarande år även i K3. Mer information om rättelser av fel finns i Bokföringslagen och i K2- och K3-regelverken.
Kontakta medlemsrådgivningen
Behöver du resonera mer kring rättelser av fel? Eller har du någon annan knivig fråga du behöver bolla? Tveka inte och kontakta FAR:s medlemsrådgivning (ingår i medlemskapet i FAR).
Avslutningsvis vill jag också betona den nytta du som redovisningskonsult gör för dina kunder, genom att hålla bokföringen i gång, så att företag och ledning kan följa resultat och ställning. Rapporterna du tar fram utgör ju sedan grunden för de ekonomiska beslut som fattas i företaget. Var stolt över ditt jobb!
