Bokföring är en systematisk process för att dokumentera, klassificera och sammanfatta alla ekonomiska händelser i en verksamhet. Den fungerar som ett kritiskt verktyg för att förstå och hantera ett företags ekonomiska ställning och utveckling.
Bokföring är mer än bara siffror och transaktioner. Det är ett komplext system som kräver noggrannhet, systematik och förståelse för ekonomiska sammanhang. Grundbokföringen handlar om att registrera och kategorisera varje ekonomisk händelse, medan huvudboken sammanställer dessa transaktioner i ett övergripande perspektiv.
Bokföringsskyldiga företag
Det framgår av bokföringslagen (1999:1078) vilka företag som är bokföringsskyldiga. I praktiken är det få företag som inte är bokföringsskyldiga.
Skyldigheten innebär i korthet att ett företag ska:
- Bokföra alla affärshändelser löpande
- Se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter
- Se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik
Bevara all räkenskapsinformation samt den utrustning och de system som krävs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges
Bokföringslagen
Bokföringslagen anger vilka juridiska och fysiska personer som är bokföringsskyldiga samt vad bokföringsskyldigheten innebär. Lagen reglerar även vilken tidsperiod ett räkenskapsår ska omfatta och hur den löpande bokföringen ska avslutas, det vill säga om den ska avslutas med en årsredovisning eller med ett årsbokslut.
Allmänt råd om bokföring
För att hjälpa den bokföringsskyldige att följa bokföringslagens regler som rör löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik har Bokföringsnämnden (BFN) publicerat ett allmänt råd om bokföring, BFNAR 2013:2, med tillhörande vägledning. I vägledningen finns även många exempel på hur kraven kan uppfyllas.
Kontoplan
För att kunna uppfylla bokföringslagens krav på att bokföra affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring) behöver de flesta företag ha en kontoplan.
Som stöd för att utforma en kontoplan finns BAS-kontoplanen som har tagits fram av BAS-intressenternas Förening.
Bokföringsprogram
Det finns inga krav i svensk lagstiftning om att bokföringen ska ske digitalt i en programvara. I andra länder finns lagstiftning kring bokföringssystem och krav eller certifiering för de applikationer som programvaruleverantörer tillhandahåller.
För den som bokför finns det en mängd olika programvaror att använda och många ger bredare stöd för redovisning och finansiell rapportering. Det utvecklas också smartare bokförings- och redovisningssystem som genom smarta funktioner eller AI ger stöd till användare för att tolka och bokföra transaktioner.
Utvecklingen mot mer intelligenta och automatiserade system innebär dock inte att mänsklig expertis blir mindre viktig. Det är också viktigt att tänka på att ansvaret för korrekt bokföring inte kan delegeras till en programvara. Därmed är det viktigt att förstå hur bokföringen sker i programmet och säkerställa att bokföringen är korrekt.
Bokföringsnämnden
Bokföringsnämnden (BFN) är en statlig myndighet som ansvarar för utveckling av god redovisningssed, vilket bland annat sker genom att nämnden meddelar allmänna råd om tillämpningen av bokföringslagen och årsredovisningslagen. I en vägledning återger BFN innehållet i lagar och andra författningar samt de allmänna råd som publicerats i BFNAR-serien och kompletterar även med kommentarer som ger information om hur redovisningen i praktiken ska gå till. FAR ger i sin tur ut kompletterande vägledning i form av rekommendationer i redovisningsfrågor.
