All räkenskapsinformation ska sparas i minst sju år. Från den 1 juli 2024 är dock tillåtet att slänga kvitton och fakturor i pappersformat om de har överförts till elektronisk handling på ett korrekt sätt. I den här artikeln kan du läsa om vad som räknas som räkenskapsinformation, hur den ska sparas och vad som gäller vid överföring.
Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation, inklusive bokföring och verifikationer, sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär att arkiveringstiden för företag med brutet räkenskapsår kan bli något längre. Ett företag vars räkenskapsår börjar den 1 juli behöver till exempel spara materialet i sju år och sex månader.
Vad är räkenskapsinformation?
Det material som ska sparas kallas i bokföringslagen för räkenskapsinformation. Det omfattar bland annat:
- Balansräkningar
- Bokföring
- Verifikationer
- Årsredovisningar
- Årsbokslut
- Specifikationer
- Systemdokumentation
Även andra viktiga handlingar som har särskilt betydelse för företaget och dess verksamhet räknas som räkenskapsinformation. Det kan till exempel handla om avtal, skuldebrev och beslutsprotokoll.
Så ska informationen sparas
Räkenskapsinformationen ska sparas i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Det innebär bland annat att informationen inte får riskera att förändras eller förstöras. Dessutom är det viktigt att all räkenskapsinformation är lättåtkomlig. Företaget måste också säkerställa tillgången till informationen under hela arkiveringstiden, även om bokföringsprogrammet eller tjänsteleverantören byts ut.
Även om bokföringen sköts av en redovisningsbyrå eller ett externt system är det alltid företaget som bär det yttersta ansvaret för att räkenskapsinformationen sparas enligt lag.
Överföring till elektronisk handling
Från den 1 juli 2024 får papperskvitton och pappersfakturor slängas efter att de har överförts till elektronisk handling, förutsatt att överföringen skett på ett korrekt sätt. Det tidigare kravet på att ursprungligt räkenskapsmaterial ska bevaras under viss tid har tagits bort.
Reglerna gäller retroaktivt. Det innebär att även äldre kvitton och fakturor kan slängas, så länge överföringen uppfyller kraven i bokföringslagen.
Tänk på det här innan du slänger kvittot!
Det är viktigt att ha ordning på hur överföringen till elektronisk handling går till, för att kunna säkerställa att den sker på ett korrekt sätt. Du behöver bland annat tänka på följande:
- Alla uppgifter på kvittot eller fakturan måste vara läsbara och fullständiga i den elektroniska handlingen
- Överföringen måste ske med hjälp av tekniska lösningar som säkrar att uppgifterna inte kan förändras eller försvinna
- Företagets systemdokumentation ska innehålla beskrivningar om de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder som används
- Säkerställ tillgången till räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden, till exempel genom avtal med program- eller tjänsteleverantörer
- Det är även viktigt att kontrollera att originalet inte behöver sparas av andra anledningar, till exempel till följd av tullagstiftningen.
Vad säger bokföringslagen?
Ett företag har rätt att förstöra en pappershandling som överförts till en elektronisk handling om ”… överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner” (7 kap. 6 § BFL).
