En alltför låst budget kan ge en falsk känsla av trygghet och leda till felaktiga beslut. Martin Zingmark, Consulting Director på Inlumi, menar att framgångsrik finansiell planering handlar om att snabbt kunna ställa om när verkligheten förändras – och att använda rätt verktyg för att se helheten.
Martin Zingmark är Consulting Director på Inlumi med lång erfarenhet av att analysera och förändra budgetprocesser och finansiell planering. Han menar att en framgångsrik finansiell planering är avgörande för att parera snabba förändringar i omvärlden och fatta rätt affärsbeslut.
– Framtiden blir aldrig som man tror, den kommer alltid att förändras. Därför måste företag ha en förmåga att snabbt kunna ställa om.
En budget har ofta en positiv syn på framtiden, en syn som inte alltid överensstämmer med verkligheten.
– Ponera att du budgeterar för en stark tillväxt, vilket de flesta bolag gör. Sedan blir det en lågkonjunktur, politiker inför tullar så uppstår det konflikter i världen. Då är det viktigt att inte låsa sig vid satta kostnadsmål, framför allt om intäkterna inte kommer i samma takt, säger Martin Zingmark.
Undermålig finansiell planering kan stå bolaget dyrt och risken är att man inte ser skogen för alla träd.
– Inte sällan belastar man hela controller-organisationen under hösten för att man ska jobba med budgeten. Resursmässigt kan det vara oerhört påfrestande. Den största risken att man fattar fel beslut. Man tänker att vi ska konsumera de här pengarna eftersom det står i vår budget, men kollar inte på intäkterna och helheten, säger Martin Zingmark.
Diskutera tidshorisont
Martin Zingmark menar att arbetet med att ta fram en stor årlig budget har ett värde som främst ligger i själva arbetsprocessen. Genom den förstår bolaget sin egen organisation bättre och tvingas se över prioriteringar. Risken med att lägga stor vikt vid årsbudgeten är att det inbringar en falsk känsla av trygghet.
– Man presenterar budgeten för styrelsen och de känner att de har kontroll över nästa års verksamhet. Men man vet aldrig vad som komma skall, du måste alltid hålla koll på hur budgeten ligger i linje med verkligheten.
För att lyckas med sin finansiella planering behöver man titta på flera parametrar, menar Martin Zingmark. Du bör ta hänsyn till bolagets tidshorisont, som i sin tur beror på vilken typ av verksamhet som bedrivs.
– Om ni till exempel bygger en ny fabrik så finns det en lång tidshorisont där fabriken ska fungera i 20–30 år, medan en konsultorganisation ofta inte har mer än en tre månader lång tidshorisont där man rimligtvis kan se utfallet. Titta på er affärscykel, är den långsiktig med långa kontrakt, eller mer kortsiktig?
Hur exakt en budget bör vara beror även det på tidshorisonten, menar Martin Zingmark. För det nästkommande kvartalet kan en budget vara detaljerad, framför allt om den är kopplad till produktionsplanering och förväntad försäljning. En budget som blickar längre framåt bör dock hållas på en mer övergripande nivå.
Budgetens syfte
Ytterligare en framgångsfaktor är att förstå vilken roll budgeten ska ha.
– Budgeten har ofta flera syften som kan komma i konflikt med varandra. Den kan dels vara underlag för rörlig bonus eller belöningssystem, dels ett försök att få en bild av nästa års ekonomiska utfall. Det finns en tendens att vilja optimera sitt belöningssystem och baka in kuddar i budgeten.
Allt eftersom året går använder bolaget budgeten för att fördela resurser och prioritera projekt. Konflikten uppstår när verkligheten börjar skilja sig från budgeten – samtidigt som belöningssystemen fortsätter att sträva mot årsmålet.
Slopa Excel
Martin Zingmark nämner användandet av Excel, som fortfarande är det vanligaste verktyget, som en risk i budgetering och finansiell planering.
– Det finns alltid någon flitig controller som har byggt ett antal formler i Excel. Men så förstår inte alla det, någon råkar lägga till en rad eller ta bort en kolumn och plötsligt har vi en budget som inte håller ihop. Där finns en påtaglig fara som tar resurser.
Han rekommenderar i stället att bolag använder ett modernt systemstöd anpassat för budgetering och finansiell planering.
– Vad man bör använda beror på hur komplex verksamheten är. De flesta svenska storbolag konsoliderar budgeten för kommande kalenderår och uppdaterar tre gånger om året med en prognos. Dock fortsätter trenden med rullande prognos med en tidshorisont på 5 kvartal som uppdateras kvartalsvis.
Martin Zingmark berättar att det idag finns en uppsjö av systemstöd.
– Allt ifrån enkla lösningar till globala molnlösningar som kombinerar det operativa med finansiell planering via integration till underliggande ERP-plattformar. Dessutom kan avancerad drivarbaserad planering användas, vilket kan effektivisera budgetarbetet.