I dag finns tillgång till mängder av data, men för den som inte är ekonom kan det vara svårt att koppla ihop siffrorna med det dagliga arbetet. Här fyller förstås controllern en viktig funktion. Henrik Magnusson, controller på Maurten, berättar vad som är viktigt för att göra ekonomin begriplig och relevant för hela organisationen.
Många är nog överens om att ekonomiavdelningen inte är eller ska vara en isolerad ö. Controllern Henrik Magnusson lyfter relationer och kommunikation som några av de viktigaste delarna i arbetet med att vara bryggan mellan ekonomi och verksamhet.
– Jag minns en fest på ett företag som jag jobbade på för flera år sedan. Jag satt vid ”finance-bordet”, men redan tidigt under kvällen försvann min dåvarande chef för att i stället prata med de personer som arbetade på de funktioner som han stöttade. Det inspirerade mig och var ett tidigt och tydligt exempel på att arbetet handlar så mycket om relationer. Som controller bör man ha en genuin nyfikenhet på verksamheten.
En del av controllerrollen handlar om att få andra delar av en organisation att förstå ekonomi, och vad det är som driver intäkter, lönsamhet och kassaflöde. Det arbetet kan innebära att vara bollplank till chefer och projektledare eller att delta i affärsplanering och strategiarbete.
– För att budskapet ska gå fram behöver man sätta sig in i mottagarens sits och förstå hur den tänker. Och man måste vara tydlig – man kan inte räkna med att alla kan företagsekonomi eller att de frågar om de är osäkra. Det är också viktigt att synliggöra olika värden och hur medarbetarna bidrar till dem på ett konkret sätt i det dagliga arbetet. Ekonomi råkar vara det överenskomna sättet att "hålla räkningen", men det är aktiviteterna som utförs i verksamheten som skapar det ekonomiska utfallet – och därför är det oerhört viktigt att koppla aktiviteterna till siffrorna, säger Henrik Magnusson.
Han menar också att det är viktigt att skapa en förståelse för Cost to serve (CTS). Det vill säga hur mycket det kostar att leverera en vara eller en tjänst till en kund. Ett exempel kan enligt Henrik Magnusson vara en kund med flera butiker men utan centrallager och som därför driver högre leveranskostnader jämfört med en annan kund. Det behöver inte vara fel, men det måste förklaras för sälj så att de är medvetna om kundens "cost to serve".
– För att göra ekonomi tydligare för resten av verksamheten har jag på mina tre senaste jobb hållit utbildningar för icke-ekonomer. Utbildningarna har varit en till tre timmar långa och haft två delar: Hur fungerar ekonomi generellt (oavsett företag) och hur fungerar ekonomi hos oss.
Henrik Magnusson har bland annat erfarenhet av controllerrollen på industrijätten SKF och arbetar idag som controller på det Göteborgsbaserade bolaget Maurten. Företaget utvecklar och säljer produkter till idrottare, främst till elitidrottare som är i behov av en hög och jämn energitillförsel under lopp eller tävlingar, och har vuxit snabbt de senaste åren.
Han menar att arbetet med att vara bryggan mellan ekonomi och verksamhet naturligt nog skiljer sig åt beroende på hur stort företaget är.
– På ett mindre företag är det förstås enklare att samla hela personalstyrkan och kommunicera till alla. Ibland kanske man till och med pratar om siffror på ett naturligt sätt vid kaffeautomaten. Men på ett företag med 40 000 anställda runt i världen fungerar inte det, och mycket kan vara svårt och stort att greppa. Däremot finns det en annan komplexitet med ett mindre och snabbväxande bolag eftersom mycket förändras snabbt. De arbetssätt eller den strategi som fungerade med 30 anställda kanske inte fungerar om ni tre år senare har hunnit bli 90 medarbetare och så vidare.
Att controllerrollen i en förändring från siffergranskare till strategisk partner blivit alltmer komplex, är enligt Henrik Magnusson inget nytt.
– Man pratade om det redan när jag studerade på Handelshögskolan och nu 15 år senare är det fortfarande en utmaning. Visst, ibland är det svårt, men samtidigt kan jag inte låta bli att undra om det faktiskt finns en brist på nyfikenhet, eller att vissa blivit alltför bekväma i rollen? Jag har hört ekonomer raljera över att andra inte förstår ekonomi och då kan man ju fråga sig vems fel det är?
Henrik Magnussons tre tips för att göra ekonomi tydligare för icke-ekonomer
- Bygg relationer. Var nyfiken, ta tid till att sätta dig in i verksamheten och se till att ha koll på vilka aktiviteter och initiativ som pågår inom olika delar av organisationen just nu.
- Håll ekonomiutbildningar. Uppdatera andra delar av organisationen genom korta och kontinuerliga utbildningstillfällen om hur ekonomin ser ut och hänger ihop hos er.
- Förmedla vad som skapar värde. Koppla siffrorna till aktiviteter, använd konkreta exempel på vad som är bra eller mindre bra för företaget och förklara varför på ett sätt som icke-ekonomer förstår.
