Trots två decenniers diskussion om en mer strategisk controllerroll står många fortfarande fast i rapportering, budgetprocesser och datagrävande. Det menar Kristina Moldenius, som ser hur potentialen i rollen ofta går förlorad. För att bli en verklig drivkraft i organisationens utveckling behöver controllern ta större ansvar för resultatstyrning – och börja i rätt ände när mål och strategi ska formuleras.
Rollen som business controller är i förändring och blir allt mer strategiskt viktig. Diskussionen har pågått under många år, men i realiteten är det inte så mycket förändring som faktiskt sker. Det menar Kristina Moldenius, interimkonsult inom styrning och uppföljning, som hjälper organisationer att utveckla sin styrningskultur. Hon har drygt 20 års erfarenhet av controllerroller i både små och stora stora bolag.
Kristina Moldenius menar att controllers kan ta ett större ansvar när det kommer till resultatstyrning, men att de ofta fastnar i rapporterings- och budgetarbete.
– Men en del av problemet är att vi inte riktigt vet vad vi ska göra med tiden som har frigjorts. Då är det lätt att gömma sig bakom de uppgifter som måste göras men som inte tillför så mycket strategiskt värde.
I en föränderlig omvärld där organisationer behöver kunna förflytta sig snabbt blir budgeten lätt en bromskloss.
– Den tar mycket tid i anspråk, är bakåtblickande och bygger på antaganden som snabbt blir irrelevanta, säger Kristina Moldenius.
En stor utmaning för controllers i dag, menar Kristina Moldenius, är att man i datan sällan tar hänsyn till brus och variation i vardagen, något som slukar tid.
– Controllers hamnar ofta i rollen att behöva förklara avvikelser som inte behöver förklaras. Det är viktigt att i visualiseringen av datan visa på vad som är normal variation och vad som är viktiga signaler på förändring.
Misstag att börja i datan
I formuleringen av mål och strategi är det enkelt att börja med att leta i datalagret. Men det är fel väg att gå, säger Kristina Moldenius.
– Något som ofta förknippas med business controllers är att jobba datadrivet, det har blivit ett modeord. Men datan är fel ände att börja i.
Genom att välja KPI:er som är lättillgängliga i datalagret riskerar man att missa viktiga mål och resultat, särskilt sådan som rör beteenden, kvalitet och förmågor.
– Kundupplevelse, ledarskap och tillförlitlighet i processer. Allt detta måste definieras innan det kan mätas. Det syns inte automatiskt i ett datalager.
Kristina Moldenius förespråkar i stället att bolag arbetar med en styrningsmodell som börjar med att definiera tydliga och observerbara resultat. Här har controllers en viktig roll att spela.
– Många gånger är det en ledningsgrupp som skriver en lite luddig strategi. Efter att cheferna har tagit fram målen kan en controller fungera som en facilitator för att göra resultaten observerbara, och därmed mätbara.
Ambition, aktivitet eller resultat?
Det gäller dock att resultaten formuleras på rätt sätt. En vanlig fallgrop i strategiarbetet är att man formulerar ambitioner och aktiviteter i stället för tydliga resultat.
– Det kan till exempel vara digitalisering eller att man ska bli ledande inom hållbarhet. Det är fina ambitioner och en övergripande riktning, men de är inte mätbara resultat och säger ingenting om hur förändringen märks i vardagen. Det måste vara supertydligt vad man ska förändra. Då närmar vi oss något som går att mäta och följa över tid, och det blir enklare att ta fram relevanta nyckeltal. KPI:er är inte mål i sig utan ska fungera som indikationer på om vi når våra mål.
Det är dock lätt att bli överambitiös i valet av vilka resultat som ska ingå i strategin, därför gäller det att prioritera.
– Ett bra första steg är att beskriva vad man vill se hända i vardagen. Sedan gäller det att prioritera ned till ett fåtal resultat som man också är beredd att agera på. Om man vill för mycket händer ingenting. Vi har pratat om förändring i 20 år. Genom att arbeta mer resultatbaserat kan controllers bli drivande i organisationers utveckling. Det är avgörande i en tid där förmåga, lärande och tempo väger tyngre än nästa års budgetrad.
