Majoriteten av årets kvalitetskontroller av redovisnings- och lönekonsulter har gått bra. FAR ser fortsatt en hög andel godkända, både i kontrollen av verksamheten och i kontrollen av konsulterna. Samtidigt noterar FAR återkommande brister, framför allt i uppdragsavtalen.
– Jag upplever att väldigt många vill göra rätt och hör av sig både innan och under kontrollen med frågor och synpunkter. Det visar ett stort engagemang i kvalitetsfrågor och det är viktigt att man inte bara gör rätt, utan även förstår syftet med frågorna i kontrollen och varför checklistorna är väsentliga, säger Yvonne Jansson, auktoriserad redovisningskonsult på FAR.
FAR uppmuntrar fortsatt dialog och tar gärna emot synpunkter via kvalitetskontroll@far.se.
Positiv återkoppling från konsulterna
Alla konsulter som genomgår kvalitetskontroll får möjlighet att besvara fem frågor om hur de upplevt kontrollen. Återkopplingen är överlag positiv.
– Det är glädjande att så många är nöjda med kontrollen och kontrollanten, oavsett om de är godkända eller inte. Det framkommer även att de flesta konsulter anser att vi kontrollerar rätt saker, vilket är viktig feedback till kvalitetsnämnden, säger Yvonne Jansson.
Brister i uppdragsavtalen
Samtidigt finns det områden där återkommande brister noteras. I årets kontroller gäller det framför allt uppdragsavtalen.
– De områden som vi har noterat som lite mer problematiska i år är främst kopplade till uppdragsavtalen. Det är bekymmersamt eftersom det är ett av de viktigaste momenten i uppdraget och grundläggande för att undvika missförstånd om uppdraget och ansvarsfördelningen, säger Yvonne Jansson.
Uppdragsavtalet – vad gäller?
Uppdragsavtalet är:
- Grundläggande för att båda parter ska förstå var och ens rättigheter, skyldigheter och uppgifter
- Utgångspunkt vid en eventuell tvist eller försäkringsärende
- En grundläggande förutsättning för att arbetet ska uppfylla kraven i Reko
- En möjlighet att undvika missförstånd och förväntningsgap gällande uppdragets utförande
- En grund och utgångsläge för planeringen av uppdraget
- Ett underlag för analys och förslag på erbjudande om fler/andra tjänster än de som avtalats
Uppdragsavtalet ska:
- Anpassas till det enskilda uppdraget
- Reglerera ansvarsfördelningen
- Upplysa uppdragsgivaren om sitt självständiga ansvar för företagets redovisning, lön och rapporter, även när konsultens arbete är långtgående
- Upplysa uppdragsgivaren om sitt ansvar för att lämnat grundmaterial är fullständigt och inte innehåller fel eller brister
Uppdragsavtalet ska minst innehålla:
- Arbets- och ansvarsfördelning
- Principer för arvodesberäkning
- Allmänna villkor som reglerar generella avtalsområden
- Behandling av personuppgifter
- Information om hur, hur ofta och till vem rapportering ska göras
- Beskrivning av vilka tjänster som ska utföras samt relevanta deadlines för momenten
De brister som har identifierats i årets kontroller avser främst avsaknaden av de obligatoriska punkterna som ska ingå i uppdragsavtalen, vilket är allvarligt eftersom de utgör ett skydd för byrån och konsulten. Bristfälliga eller otydliga uppgifter kan innebära onödig tid, ökade kostnader och försämrade relationer med uppdragsgivaren.
Det finns stöd både i form av mallar från FAR och programleverantörerna, men som ansvarig är det väsentligt att gå igenom och analysera både nya och befintliga uppdragsavtal för att säkerställa att de verkligen innehåller rätt uppgifter. Det tar visserligen tid, men det kan löna sig i längden genom att byrån minskar risken för missnöjda kunder och tvister och ökar möjligheterna till att effektivisera uppdragen.
Brister i personuppgiftsbiträdesavtalen
Ett exempel på brister avseende uppdragsavtalen är hanteringen av personuppgiftsbiträdesavtalen.
– Vi har noterat att det förekommer att det endast finns ett personuppgiftsbiträdesavtal men att instruktionsbilagan – där byrån får instruktioner från uppdragsgivaren om vilka personuppgifter som får behandlas, för vilka ändamål och hur de ska hanteras – saknas. Vi ser även brister i de organisatoriska kraven enligt GDPR och vill uppmana medlemmarna att gå igenom byråns arbete och dokumentation enligt GDPR och vid behov utbilda sig för att säkerställa att byrån efterlever gällande lagar och regler, vilket är ett krav enligt Reko 130, säger Yvonne Jansson.
Ett underliggande problem hos många byråer är troligen tidsbrist.
– Ett återkommande tips från oss är att planera den egna verksamheten så att det finns tid för att driva den egna byrån. Dels av effektivitetsskäl men även för att säkerställa att man efterlever lagar och regler, såsom GDPR, lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism samt Reko och FAR:s etiska regler, säger Yvonne Jansson.
Läs mer om uppdragsavtal och GDPR
Uppdragsavtal ger kund och konsult samma bild av uppdragets omfattning
Uppdragsbrev och allmänna villkor (FAR Online)
