Varje år återkommer samma utmaning för många revisorer: årsredovisningar som dröjer, tidplaner som spricker och revisioner som pressas ihop i slutet av våren. Genom att planera revisionen i tid kan du minska stressen och skapa bättre förutsättningar för att agera korrekt, i rätt tid och på rätt sätt.
Det är lätt att fastna i vad som måste göras enligt lag och praxis. Minst lika viktigt är dock att ställa frågan: Hur kan revisorer skapa förutsättningar för att göra rätt utan onödig stress och osäkerhet?
En stor majoritet av svenska aktiebolag har kalenderår som räkenskapsår. Vissa har väl fungerande rutiner där revisionsprocessen kan avslutas tidigt på året. För många revisorer blir dock vårens ankomst en påminnelse om att börja kommunicera med de kunder som ännu inte har överlämnat årsredovisningen för revision.
Styrelsens ansvar att årsredovisningen upprättas i tid
Enligt årsredovisningslagen ska styrelsen upprätta årsredovisningen och överlämna den till revisorn i sådan tid att revisionen kan genomföras före bolagsstämman. Bolagsstämman i ett aktiebolag ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. För bolag med kalenderår innebär det senast den 30 juni.
Eftersom årsredovisningen ska lämnas till revisorn senast sex veckor före stämman innebär det i praktiken att handlingarna måste vara revisorn tillhanda senast i mitten av maj.
Revisorns ansvar för planering och uppföljning
Revisorns ansvar ligger i planering, uppföljning och aktivitet. Att vara aktiv innebär inte att ta över styrelsens skyldigheter, utan att tydligt markera när processen riskerar att spåra ur. Om årsredovisningen inte upprättas i tid hamnar företaget i ett utsatt läge, och revisorn har ett tydligt ansvar att agera.
I praktiken handlar det ofta om att:
- planera uppdraget så att revisionen kan genomföras före årsstämman
- tidigt följa upp leveranser och signalera när kunden inte håller den överenskomna tidsplanen
- uppmärksamma styrelsen på dess skyldigheter om årsredovisningen dröjer
- dokumentera kontakterna, även när dialogen känns informell. Genom tidig och kontinuerlig kommunikation minskar risken för att hamna i svåra situationer längre fram, både gentemot kunden och Revisorsinspektionen. För revisorer med kunder som ännu inte har levererat börjar det alltså bli hög tid att ta kontakt och planera så att revisionen kan slutföras i tid.
Lagkrav och skyldigheter – detta gäller
- Bolagsstämman ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång.
- Årsredovisningen ska vara färdigställd i sådan tid att revisionen kan genomföras före stämman.
- Om årsredovisningen inte upprättas i tid kan det utgöra bokföringsbrott.
- Revisorn ska agera vid förseningar och, vid längre dröjsmål, följa reglerna om underrättelse och brottsanmälan enligt aktiebolagslagen.
- Bestämmelser om styrelsens och revisorns skyldigheter finns samlade i EtikU 10 Revisorns åtgärder vid sen årsredovisning på FAR Online.
Flera skäl att agera i tid
En självklar anledning är revisorns skyldigheter enligt god revisionssed. Revisorn ska vara aktiv och verka för att revisionsberättelsen avges så att bolagsstämman kan hållas i tid. Revisorn har dessutom en lagstadgad skyldighet att anmäla misstanke om bokföringsbrott, vilket kan bli aktuellt om årsredovisningen inte färdigställs i tid.
Ett ytterligare skäl är att värna den egna yrkestiteln. En revisor ska upprätthålla det förtroende som titeln innebär, vilket förutsätter att relevanta yrkesstandarder följs. Vid bristande efterlevnad riskerar revisorn kritik och sanktioner från Revisorsinspektionen.
Att agera i tid bidrar också till en jämnare arbetsbelastning. För att revisorn ska kunna genomföra samtliga revisioner inom utsatt tid och under rimliga arbetsförhållanden är det viktigt att årsredovisningar inte överlämnas sent av många kunder samtidigt. Enligt årsredovisningslagen ska styrelsen överlämna årsredovisningen senast sex veckor före årsstämman, men i praktiken bör en tidigare tidsplan fastställas för att undvika alltför höga arbetstoppar.
Fyra tips för att undvika att hamna i tidsnöd
1. Ha en tydlig tidsplan
Var proaktiv genom att komma överens om en tidsplan redan när uppdragsavtalet ingås. Formalisera överenskommelsen i uppdragsbrevet – det skapar tydlighet och underlättar vid påminnelser och eventuell förtida avgång. Här kan revisorn också inkludera en formulering som klargör revisorns skyldigheter vid sen årsredovisning.
2. Kommunicera tydligt och med rätt motpart
Revisorn ska kommunicera med företagets styrelse, som ansvarar för årsredovisningen. Om företaget anlitar en redovisningskonsult är det naturligt att även ha kontakt med denne, men revisorn måste säkerställa kommunikationen med styrelsen, som är uppdragsgivare och ytterst ansvarig för årsredovisningen.
Om styrelsen inte hörsammar revisorns muntliga uppmaningar inom rimlig tid bör kommunikationen ske skriftligen. FAR har tagit fram illustrativa exempel på brevmallar för hur kommunikationen kan utformas.
3. Nyttja systemstöd
Undersök om byråstödet kan automatisera utskick av påminnelser till kunder enligt överenskommen tidsplan. Om möjligheten finns – använd den. Om den saknas – efterfråga en sådan funktion.
4. Du är din viktigaste resurs
Glöm inte dig själv. Det är lätt att vilja vara till lags och hjälpa kunden i alla lägen. Men ett hållbart arbetsliv kräver en rimlig arbetsbelastning. Med rätt planering och tydliga gränser kan du gå in i semestern med energi kvar till familj och vänner.
Många svårigheter kan undvikas om förväntningarna är tydliga från början. En gemensamt fastställd tidsplan, helst dokumenterad i uppdragsbrevet, skapar trygghet för båda parter. Då slipper revisorn känna sig klämd mellan viljan att göra kunden nöjd och oro för att agera fel vid en eventuell förtida avgång. I stället kan revisorn alltid hänvisa till den tidsplan och de villkor som parterna har kommit överens om.
