När kalenderåret närmar sig sitt slut är det dags att stämma av årets friskvårdsbidrag. Många anställda kommer först i december på att de inte har utnyttjat bidraget och då kan det vara för sent. Som lönekonsult kan du hjälpa kunden att skapa tydliga rutiner som gör det enklare för fler medarbetare att ta del av friskvårdsbidraget i tid.
Det handlar inte bara om regler utan om att främja hälsa och välmående på arbetsplatsen. När friskvårdsbidraget kommuniceras på ett tydligt sätt visar det att arbetsgivaren bryr sig om personalens hälsa, vilket kan bidra till både ökad trivsel och minskad sjukfrånvaro.
Vad gäller?
Friskvårdsbidraget är en skattefri personalvårdsförmån som får uppgå till högst 5 000 kronor per kalenderår och anställd. Det är frivilligt att erbjuda, men om det görs ska det ske på lika villkor för hela personalen. Företaget kan välja att proportionera bidraget efter arbetstid eller anställningstid, så länge samma princip gäller för alla.
Bidraget gäller per kalenderår. Det innebär att:
- Det inte kan sparas till nästa år
- Aktiviteten måste vara betald under anställningstiden
- Kvitton måste vara daterade och ersatta under samma år
Ett kvitto från december som ersätts i januari räknas enligt Skatteverket som att det belastar nästa års friskvårdsbidrag, inte det år kvittot är daterat.
Tre vanliga fallgropar
1. Proportionering utan dokumentation
Det är vanligt att företag vill anpassa bidraget efter hur mycket en person arbetat under året. Det är tillåtet, men bara om det görs enligt en tydlig och enhetlig princip.
Exempel: Ett företag erbjuder 5 000 kronor till heltidsanställda. En medarbetare som arbetat 50 procent hela året får då 2 500 kronor. En annan medarbetare som började i augusti får 5/12 av bidraget, alltså cirka 2 083 kronor. Om detta inte dokumenteras tydligt, till exempel i personalhandboken, kan det bli svårt att förklara för medarbetaren.
2. Kvitton lämnas in för sent
December är en kort månad. Lönekörningen sker ofta tidigare än vanligt, samtidigt som många anställda först i slutet av året kommer på att de inte utnyttjat hela sitt friskvårdsbidrag. Då lämnas kvitton in för sent och hinner inte hanteras innan årets sista lönekörning.
Exempel: En anställd betalar för ett gymkort den 15 december, men lämnar kvittot den 28 december. Företaget har redan stängt lönekörningen för året. Utbetalningen sker i januari och då räknas det som att bidraget belastar nästa år. För att undvika detta kan företaget sätta en intern deadline, till exempel den 10 december, och informera om att kvitton som lämnas senare ersätts först nästa år.
3. Uteslutning av vissa grupper
Friskvårdsbidraget måste erbjudas på lika villkor. Om vissa grupper utesluts kan hela bidraget bli skattepliktigt, även om det sker av misstag.
Exempel: Ett företag erbjuder bidraget till tillsvidareanställda, men glömmer att informera visstidsanställda. En föräldraledig medarbetare får inte information om att bidraget kan användas under ledigheten. Vid en kontroll kan Skatteverket bedöma att friskvårdsbidraget inte erbjudits på lika villkor och då blir hela förmånen skattepliktig för samtliga som fått den.
