Under julledigheten ökar risken för bedrägerier, särskilt inom lönearbete där tidspress och frånvaro skapar utrymme för fel och manipulation. Med tydliga rutiner, noggranna kontroller och rätt teknik kan du minska risken och skapa en tryggare löneprocess.
Julledigheten innebär att många ordinarie kontaktpersoner är frånvarande och att ersättare ibland får hantera frågor de inte är helt insatta i. För dig som arbetar med lön ökar risken för bedrägerier, särskilt vid ändringar av bankkonton, kontaktuppgifter eller behörigheter. Bedragare passar gärna på när beslutsvägarna är otydligare och tempot ökar inför lönekörningar.
Backup-personal kan sakna fullständig kundkännedom och det kan bli svårare att avgöra om en ändring är legitim. Ofta handlar bedrägeriförsök om enkla mejl med brådskande ton eller felaktiga domäner. Genom att ha tydliga rutiner och vara extra noggrann inför ledigheter kan du skapa trygghet både för kunden och dig själv.
Tre arbetssätt som minskar risken för bedrägerier
1. Uppdatera listan över behöriga kontaktpersoner i god tid
Se till att både du och kunden har samma bild av vem som får fatta beslut, vem som är backup och hur kommunikation ska ske. Det gör hanteringen tryggare när ordinarie personer är borta.
2. Ha en fast rutin för bankkontoändringar och utbetalningar
Ta aldrig emot en ändring via mejl utan att bekräfta den via en verifierad kanal, exempelvis telefon. Dokumentera alltid verifieringen. Det är en enkel åtgärd som gör stor skillnad.
3. Dubbelkontrollera oväntade eller brådskande begäranden
Vid önskemål om “snabb hantering” – ta det där extra varvet. Rutinerna finns för att skydda både kunden och den som hanterar lön.
Teknik som ger ett extra skydd
Tvåfaktorsautentisering, varningar vid ändring av bankuppgifter och e-postskydd mot spoofing kan minska risken ytterligare. Det kan vara värt att påminna kunden om att se över sina inställningar, särskilt inför perioder med hög frånvaro.
Fem varningssignaler
- Ändringar av bankkonto som kommer sent eller oväntat via mejl
- Stressade situationer där någon vill “skynda på” en utbetalning
- Backup-personer som begär behörigheter som ligger utanför deras uppdrag
- Ovanliga lönebelopp eller engångsutbetalningar som avviker från historiken
- Mejladresser eller språkbruk som skiljer sig från det normala
Genom att vara extra vaksamma och ha tydliga rutiner på plats inför helger och ledigheter minskar du risken för bedrägerier betydligt – och skapar en stabilare och tryggare löneprocess.
