FAQ - Frågor och svar om dokumentation enligt Reko

Här har vi samlat vanliga frågor och svar om Reko - dokumentation. Du hittar dem längst ner på sidan.

Taggar: FAQ, Redovisningskonsult

Vanliga frågor och svar

Vad ska ingå i dokumentationen vid antagande av en ny kund?

Utgångspunkten vid antagande av en ny kund är att byråns rutiner och policydokument ska följas. Detta är en utgångspunkt för att analysera om ni har förutsättningar att sköta uppdraget enligt dessa riktlinjer. I Reko 310 omfattar detta första steg även ett krav på analys av om nödvändiga resurser i form av kompetens och tid för uppdraget finns eller kan skaffas.
Andra steget är enligt Reko 320 att analysera kundföretaget för att skaffa sig en preliminär kunskap om verksamhet, ekonomisk utveckling, tidigare årsbokslut/årsredovisning, branschspecifika lagregler m.m. Det är också viktigt att fundera över om den tilltänkta kunden ger intryck av att vilja ha god ordning och om det finns förutsättningar för ett bra samarbete. Tredje steget är att utföra och dokumentera de kontroller av bland annat företrädarnas identitet som krävs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta framgår av Reko 310.

Ovanstående analyser med slutsats om kunden/uppdraget accepteras eller inte ska dokumenteras. Detta kan med fördel ske via en checklista för kundutvärdering tillsammans med relevanta underlag. Om uppdraget accepteras ska ett uppdragsavtal upprättas.

Vilken dokumentation måste jag ta fram om jag ska ta ett tilläggsuppdrag i form av löneadministration?

När ett befintligt uppdrag ska utvidgas, ska du följa din byrås interna rutiner och policy, som kan innehålla direktiv för vilken typ av uppdrag som byrån ska arbeta med. Analysen bör omfatta om nödvändiga resurser i form av den kompetens och tid som uppdraget kräver finns eller kan skaffas. Analysen ska dokumenteras med slutsats om uppdraget accepteras
eller inte, tillsammans med relevanta underlag. Uppdragsavtalet måste därefter uppdateras med de nya förutsättningarna och villkoren.

Jag träffar mina kunder för att planera årets arbete vad gäller tidsramar, inriktning och omfattning. Ska denna planering vara skriftlig?

Planeringen med kunderna är till för att ta reda på förväntningar och klarläggande om uppdragets omfattning, tidsåtgång och komplexitet. Planeringen ska innehålla en beskrivning av uppdraget, hur det ska utföras, när det ska rapporteras och till vem. Detta framgår av Reko 430. Planeringen ska dokumenteras och sparas i enlighet med Reko 205.

Hur dokumenterar man sådana områden som kräver särskild uppmärksamhet - exempelvis kontanthantering med många rättelser?

Frågeställningen utgår från uttrycket i Reko 450 där ”särskild uppmärksamhet” syftar på förhållanden som kan indikera eller medföra en stor risk för fel. Exempel på detta kan vara likviditetsbrist, varierande bruttovinst, kontanthantering och många rättelser i bokföringen. Detta måste beaktas i samband med planeringen av uppdraget och diskuteras med kunden. Slutsatser om hur dessa frågor ska hanteras ska dokumenteras. I det löpande arbetet bör sedan hanteringen av de identifierade områdena samt utförda rimlighetsanalyser sammanställas exempelvis i en checklista. Såväl vilka kontroller som utförts som resultatet av dessa ska dokumenteras.

Ska jag som redovisningskonsult arkivera systemdokumentation och behandlingshistorik för bokföring som jag har gjort till mina kunder?

Båda utgör enligt bokföringslagen (BFL 5 kap. 11 §) räkenskapsinformation och ingår därför i det material som uppdragsgivaren ska arkivera i minst sju år. När en redovisningskonsult hanterar uppdragsgivarens redovisning i sitt eget system, kräver Reko
att systemdokumentation och behandlingshistorik tas ut och överlämnas till uppdragsgivaren. Det sker lämpligast i samband med årsavslut. Det finns inget krav att redovisningskonsulten sparar denna information för eget bruk. Detta framgår av Reko 660.

I Reko 660 finns vägledning kring vilken räkenskapsinformation som redovisningskonsulten ska tillhandahålla uppdragsgivaren samt vilket material som omfattas av arkiveringsplikten.

Visa fler frågor och svar