granskning av lönetjänster

Kom igång med intern kvalitetssäkring av lönetjänster

2019-03-01 12:33

Reko anpassad för både redovisnings- och lönetjänster samt tillämpliga kontrolldokument även för auktoriserade lönekonsulter. Det var några av förra årets nyheter för lönekonsulterna. Så här gör du för att få snurr på processen.

Under 2018 kom nya Reko, som är anpassad för både redovisnings- och lönetjänster. Samma höst anpassade FAR:s kvalitetsnämnd kontrolldokumenten så att de är tillämpliga även för auktoriserade lönekonsulter.

FAR söker upp Gabrielle Scott, auktoriserad redovisningskonsult på BDO och ansvarig för byråns interna kvalitetsarbete, samt vice ordförande i FAR:s kvalitetsnämnd för redovisningsverksamhet som även inkluderar lönetjänster. Här ger hon konkreta tips för att granska lönetjänsterna.

Hur många konsulter har ni inom BDO som arbetar med lön?

– Vi har 34 lönekonsulter i BDO nationellt varav 7 är auktoriserade. 

Hur gjorde ni för att komma igång med er process att granska lönekonsulter?

– Vi har sedan tidigare ett system för kvalitetskontroll av redovisningskonsulter. Eftersom Reko nu även omfattar lönekonsulter så har vi till viss del anpassat våra checklistor för att även omfatta lönekonsulterna.

Hur ser du på att Reko även innehållet lönetjänster?

– Jag tycker att det är bra med ett gemensamt regelverk för alla rekotjänster, det blir enhetligt och lättare att förhålla sig till även om man utför olika tjänster. Det underlättar också för våra interna rutiner att det är ett likartat arbetssätt. Att strukturen ser likadan ut oavsett om det är en redovisningskonsult eller en lönekonsult som utför uppdraget. Det var mer oklart innan när det inte var klart vilket regelverk för lönekonsulter man skulle förhålla sig till. Det är bra att FAR tog detta omtag och förtydligade Reko.

Blir er interna kvalitetskontroll effektivare med en och samma standard?

– Vi har ett bra gäng med kvalitetskontrollanter, de flesta är auktoriserade redovisningskonsulter och har erfarenhet av både redovisningstjänster och lönetjänster så det har inte varit svårare att kontrollera lönekonsulterna. Tvärtom kan kontrollanterna använda sig av erfarenheter från tidigare kontroller och dela med sig av erfarenheter på ett bra sätt för att lönekonsulterna ska få trygghet i sitt sätt att arbeta och lika bra intern kvalitetssäkring som vi har inom övriga företagsservice  

Hur gör ni rent praktisk med er kontroll av lönetjänster?

– Vi utgår från FAR:s checklistor som även är anpassade för lön. Vi har utöver den en BDO-specifik checklista för att tillse att våra interna riktlinjer som går utöver Reko efterföljs. Var tredje år utförs uppdragskontroller av extern kontrollant, alltså kollega från annat kontor. De andra två åren görs en kvalitetsbedömning som också görs utifrån uppdragskontroll men den utförs av den som innehar kvalitetsansvar för egna kontoret.

Någon reflektion från kontrollanten?

– Vår reflektion efter utförd kontroll är att vikten av enhetliga rutiner och arbetssätt har förstärkts ytterligare. Vi vet ju redan att det underlättar vardagen med en enhetlig struktur. Vi var lite osäkra på hur det skulle gå att kvalitetskontrollera lönetjänster men det var inga problem, checklistorna är ett bra stöd och när man som kontrollant väl ”växlat över” till att tänka lönetjänster istället för redovisningstjänster så gick det enkelt.

Kan du nämna något om ert utfall efter kontrollen?

– Eftersom det var första året var urvalet inte så stort men vi tyckte det var viktigt att i ett tidigt stadium införa kvalitetsarbetet även på lönekonsulterna för att på så sätt kunna fånga upp eventuella brister och veta var vi ska sätta in åtgärder. Särskilt viktigt eftersom vi nästa år är föremål för FAR:s systemkontroll. Vi har till exempel sett var vi behöver uppdatera våra riktlinjer.

Avslutningsvis har du några praktiska tips och skicka med när man ska börja följa upp sin interna kvalitetssäkring av verksamheten och lönetjänster?

– Ju förr man tar sig an att följa upp ju tidigare uppmärksammar man vilka insatser som behövs i form av utbildning, utveckling av rutiner osv. Det är också ett bra sätt både för kontrollanten och den kontrollerade att kunna ge och få feedback och inte minst utbyta erfarenheter. Även om vi har enhetliga riktlinjer kan dessa tolkas på olika sätt och då är kvalitetsarbetet en snabbt och effektiv möjlighet att fånga upp detta.

Text: Sofia Hadjipetri Glantz

Taggar: Lönekonsult