Digitala kvitton - vad gäller?

2017-02-21 12:21

FAR:s medlemsrådgivning får många frågor om hantering av digitala kvitton. Kan man slänga ett kvitto efter att man har skannat in det? Och vad gäller om kunden anlitar ett inskanningsföretag? Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG, reder ut begreppen.

Om ett företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt, måste då även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

– Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år. Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.

– Så länge pappersfakturan finns kvar ska det gå att hitta den utifrån den inskannade kopian. På samma sätt ska man utifrån papperskopian kunna hitta den skannade kopian och hur den är bokförd. Det kan man till exempel göra genom att numrera papperskopian och den skannade kopian. Ett annat sätt är att beskriva hur man hittar den ursprungliga papperskopian i företagets systemdokumentation.

Text: Pernilla Halling
pernilla.halling@far.se

Läs hela artikeln på Balanswebben

Taggar: Redovisning