Reko - Dokumentation

Vad ska ingå i dokumentationen vid antagande av en ny kund?

Utgångspunkten vid antagande av en ny kund är att byråns rutiner och policydokument ska följas. Detta är en utgångspunkt för att analysera om ni har förutsättningar att sköta uppdraget enligt dessa riktlinjer. I Reko 310 omfattar detta första steg även ett krav på analys av om nödvändiga resurser i form av kompetens och tid för uppdraget finns eller kan skaffas.
Andra steget är enligt Reko 320 att analysera kundföretaget för att skaffa sig en preliminär kunskap om verksamhet, ekonomisk utveckling, tidigare årsbokslut/årsredovisning, branschspecifika lagregler m.m. Det är också viktigt att fundera över om den tilltänkta kunden ger intryck av att vilja ha god ordning och om det finns förutsättningar för ett bra samarbete. Tredje steget är att utföra och dokumentera de kontroller av bland annat företrädarnas identitet som krävs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta framgår av Reko 310.

Ovanstående analyser med slutsats om kunden/uppdraget accepteras eller inte ska dokumenteras. Detta kan med fördel ske via en checklista för kundutvärdering tillsammans med relevanta underlag. Om uppdraget accepteras ska ett uppdragsavtal upprättas.

Jag träffar mina kunder för att planera årets arbete vad gäller tidsramar, inriktning och omfattning. Ska denna planering vara skriftlig?

Planeringen med kunderna är till för att ta reda på förväntningar och klarläggande om uppdragets omfattning, tidsåtgång och komplexitet. Planeringen ska innehålla en beskrivning av uppdraget, hur det ska utföras, när det ska rapporteras och till vem. Detta framgår av Reko 430. Planeringen ska dokumenteras och sparas i enlighet med Reko 205.

Hur mycket ska jag spara i min dokumentation i ett uppdrag som lämnas till mig på min byrå?

Vid avstämningsarbete är det viktigt att det framgår vad som gjorts, av vem och när. Dokumentationen kan med fördel bestå av en checklista där detta framgår. Endast vid väsentliga avvikelser och utredningar behöver underlag sparas i form av kompletterande anteckningar och slutsatser på exempelvis kontoutdrag och reskontror.

Vad behöver jag göra och dokumentera om jag upptäcker att ett företags aktiekapital kan befaras vara förbrukat?

Du måste först säkerställa att resultat- och balansräkningar i allt väsentligt är fullständiga och korrekta. Enligt aktiebolagslagen (ABL 25 kap. 13 §) ska ett aktiebolags styrelse genast upprätta en kontrollbalansräkning när det finns skäl att anta att bolagets eget kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet. Om redovisningskonsulten identifierar att ett sådant förhållande kan befaras ska denne, enligt Reko 640, omgående skriftligen informera uppdragsgivaren och/eller vid behov styrelsen/företagsledningen om de skyldigheter som detta medför. Underlaget som delges uppdragsgivaren och/eller styrelsen/företagsledningen bör även innehålla den balansräkning där informationen om förbrukat eget kapital framgår. Uppföljning av resultatutveckling och hantering av kontrollbalansräkningar ska ingå i redovisningskonsultens dokumentation.

Vi är en mindre byrå med både redovisnings- och revisionsuppdrag. Kan redovisningskonsultens och revisorns dokumentation sitta i samma pärm?

Redovisningskonsultens dokumentation ska vara självständig och får inte blandas med revisorns. Grundinformation kan dock sitta i en gemensam pärm när det gäller kombiuppdrag.

Hur ska jag dokumentera mitt arbete när jag arbetar hos en kund som inhyrd ekonomichef?

Detta är ett så kallat insourcinguppdrag enligt Reko 590, som innebär att du bemannar en funktion i kundens egen miljö. Vid dessa uppdrag finns huvuddelen av dokumentationen hos uppdragsgivaren. Dokumentationen kommer här i stor utsträckning att baseras på tjänsteanteckningar och checklistor över utfört arbete. Redovisningskonsulten kan sedan fortlöpande dokumentera genomförda arbetsmoment genom markering på dessa checklistor. Utöver detta ska redovisningskonsulten alltid ha den grundläggande dokumentation som beskrivs i Reko 205.

Hur ska jag dokumentera en omprövning av ett uppdrag?

Omprövning av ett uppdrag kan förekomma i två situationer. Den första avser en allmän analys av om uppdraget skulle ha antagits om det hade avsett en ny kund idag. Detta innebär att en analys måste ske av om byrån har nödvändiga resurser för att uppfylla de behov som uppdragsgivaren har. En sådan analys utgår från en förståelse av verksamheten och en matchning mellan behoven och den kompetens och övriga resurser (till exempel dataprogram) som byrån har eller kan skaffa. Dessutom måste tillräcklig tid finnas hos lämpliga medarbetare för att kunna genomföra uppdraget med hög kvalitet. Detta kräver således en avstämning mellan uppdragets omfattning och byråns totala årsplanering. De behov som kan identifieras och byråns slutsatser om hur dessa behov kan uppfyllas ska
dokumenteras som underlag för beslutet vid omprövningen. Den andra situationen avser en omprövning som har föranletts av att ett specifikt problem har uppstått, till exempel att kunden inte uppfyller vissa villkor som ligger till grund för ansvarsfördelningen, eller inte lämnar in nödvändiga underlag. I sådana situationer ska det specifika problemet beskrivas och dokumenteras, tillsammans med beslutade åtgärder för att förbättra situationen, alternativt ett beslut att på grund av detta avsluta uppdraget.