FAQ

Hållbarhetsredovisning

Vilka ska upprätta en hållbarhetsrapport i enlighet med ÅRL?

De nya reglerna om hållbarhetsrapportering ska tillämpas av större företag. Det innebär att för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ska mer än ett av följande kriterier vara uppfyllda:

  • medelantalet anställda ska ha uppgått till mer än 250
  • företagets balansomslutning ska ha uppgått till mer än 175 miljoner kronor
  • företagets nettoomsättning ska ha uppgått till mer än 350 miljoner kronor.

Alla företag, oavsett associationsform, som omfattas av ÅRL, ÅRKL och ÅRFL och som uppfyller storlekskriterierna ovan ska hållbarhetsrapportera.

Vilka ska upprätta en hållbarhetsrapport för koncernen?

Följande företag ska upprätta hållbarhetsrapport för koncernen:

  • Moderföretag ska upprätta en hållbarhetsrapport för koncernen om moderföretaget individuellt uppfyller mer än ett av kriterierna ovan.
  • Om moderföretaget har emitterat aktier eller skuldebrev som är upptagna till handel på en reglerad marknad ska koncernredovisning med en hållbarhetsrapport upprättas om koncernen uppfyller mer än ett av kriterierna ovan.
  • Om moderföretaget omfattas av ÅRKL och ÅRFL (kreditinstitut, värdepappersbolag, försäkringsföretag och finansiella holdingföretag) ska koncernredovisning med hållbarhetsrapport upprättas om koncernen uppfyller mer än ett av kriterierna ovan.

Har företagets typ av verksamhet någon betydelse för om hållbarhetsrapport ska upprättas eller inte?

När det gäller storlekskriterierna har företagets verksamhet betydelse för kreditinstitut, värdepappersbolag, försäkringsföretag och finansiella holdingföretag. För dessa verksamheter, liksom för noterade bolag, är det storlekskriterierna för koncernen som är avgörande för när hållbarhetsrapport ska upprättas. Utöver detta saknar företagets typ av verksamhet betydelse avseende kraven på att upprätta hållbarhetsrapport.

Omfattas företag som inte har någon nettoomsättning av reglerna, såsom bank- och försäkringsbolag, och i så fall när?

I 6 kap. 1 § första stycket ÅRKL anges att 6 kap. 10–14 §§ ÅRL ska tillämpas på kreditinstitut och värdepappersbolag. Samma skrivning finns i 6 kap. 1 § första stycket ÅRFL.

I 6 kap. 10 § ÅRL ställs tre kriterier upp. Om fler än ett av dessa är uppfyllda ska företaget hållbarhetsrapportera. Ett av dessa kriterier avser nettoomsättning, men om ett företag utan nettoomsättning uppfyller de andra två kriterierna ska det hållbarhetsrapportera.

Vad gäller frågan om ränteintäkter kan jämställas med nettoomsättning i paragrafens mening måste ett ställningstagande från FI inväntas.

Vilket språk ska hållbarhetsrapporten upprättas på?

Om hållbarhetsrapporten är en del av årsredovisningen ska rapporten upprättas på svenska. Om rapporten är en separat handling finns det inga språkkrav. Ett företag som är dotterbolag till ett utländskt moderbolag kan alltså tillgodoräkna sig moderbolagets hållbarhetsrapport även om den är upprättad på ett annat språk om denna uppfyller kraven i ÅRL och det finns förutsättning för dotterbolaget enligt lagen att tillgodoräkna sig moderbolagets hållbarhetsrapport.

Är en sammanhållen hållbarhetsrapport ett krav?

Det är inte ett krav att hållbarhetsrapporten utgör ett sammanhållet dokument. Det är styrelsen som ska avge en hållbarhetsrapport. Styrelsen har därför ansvaret för att definiera hållbarhetsrapporten. Definitionen av hållbarhetsrapporten bör således tydligt framgå i förvaltningsberättelsen.

Hur omfattande kan som minimum en hållbarhetsrapport vara? Vad krävs för att uppfylla miniminivån?

Som minimum ska hållbarhetsrapporten behandla de områden som anges i 6 kap. 12 § ÅRL. Det är inte rapportens omfattning som är det centrala. En
hållbarhetsrapport kan utgöras av ett relativt kortfattat dokument så länge skall-kraven uppfylls (se punkt 9 nedan).

Eftersom det är en “följa eller förklara”-lagstiftning innebär det att skall-kraven kan täckas genom att förklara varför ett skall-krav inte har redovisats.

Utöver reglerna i ÅRL, vad finns det för regler för upprättandet av hållbarhetsrapporten?

I dagsläget finns det inte något antaget bindande regelverk i Sverige för upprättande av en hållbarhetsrapport. Inte heller finns det någon rekommendation i förarbetena som säger om hållbarhetsrapporten ska följa ett visst regelverk.

Det mest vedertagna ramverket är GRI (Global Reporting Initiative). Ytterligare ramverk eller standarder är exempelvis FN:s Global Compact, ISO 26000, FN:s Guiding Principles Reporting Framework, Integrated Reporting <IR> m.fl. Hållbarhetsrapporten kan även innehålla hänvisningar till FN:s Globala mål.

Vad ska företaget rapportera på?

I enlighet med 6 kap. 12 § ÅRL ska hållbarhetsrapporten innehålla de hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning och resultat samt konsekvenserna av verksamheten. Här ska en bedömning göras utifrån vad som bedöms vara väsentligt för företaget att rapportera.

De områden som företaget alltid ska rapportera är miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption. I rapporten ska företaget beskriva dess affärsmodell, policydokument på områdena, resultatet av dessa policyer, väsentliga risker på områdena och hur dessa hanteras samt centrala resultatindikatorer som är relevanta för verksamheten.

För att styrelsen ska kunna göra en bedömning av vad företaget ska rapportera bör företaget involvera sina intressenter för att definiera väsentlighet ur ett hållbarhetsperspektiv.

Om något av områdena som företaget ska rapportera har bedömts vara inte väsentligt ska förklaringsgrunden till detta redovisas.

I förarbetena till lagen lämnas bland annat följande exempel på frågor som kan redovisas under respektive område:

  • Miljö – Företagets påverkan på miljön, det vill säga uppgifter om aktuella och förutsebara konsekvenser från företagets verksamhet på miljön. Här kan områden som hälsa och säkerhet, användning av mark, energianvändning, koldioxidutsläpp, vattenanvändning och luftföroreningar beaktas.
  • Sociala förhållanden och personal – Företagets arbete för att trygga sociala förhållanden och arbete med personalrelaterade frågor. Här kan rapporteringen avse åtgärder som har vidtagits för att säkra jämställdhet, tillämpning av arbetsrättslig skyddsreglering (såsom ILO, arbetsmiljöföreskrifter m.m.) samt dialog med lokalsamhället.
  • Respekt för mänskliga rättigheter – Information om åtgärder för att förhindra brott mot mänskliga rättigheter. Vägledning kan hämtas i till exempel. FN:s ramverk för företag och mänskliga rättigheter i vilket företags skyldighet att respektera mänskliga rättigheter finns preciserad.
  • Motverkande av korruption – Information om åtgärder mot korruption i företaget, såväl intern som extern korruption. Vägledning kan hämtas i Institutet Mot Mutors näringslivskod och FN:s globala program mot mutor och korruption.

Om ett företag har upprättat en GRI-redovisning, uppfyller denna då automatiskt lagkravet?

Ett företag kan välja att uppfylla lagkravet genom att upprätta en GRI-redovisning. Företaget måste då säkerställa att samtliga upplysningskrav som ingår i ÅRL har efterlevts. En GRI-redovisning uppfyller således inte automatiskt lagkravet.

Finns det rekommenderade indikatorer kopplade till miljö, sociala förhållanden och personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption?

Det saknas rekommenderade indikatorer kopplade till redovisningsområdena. Företag kan välja att använda sig av etablerade redovisningsriktlinjer där rekommenderade indikatorer rapporteras. Av hållbarhetsrapporten ska det tydligt framgå vilka riktlinjer som har använts.

Måste företaget redovisa data i form av siffror som resultat? Eller kan företaget göra det enbart i text?

Resultatindikatorer kan redovisas såväl genom kvantitativ som genom kvalitativ information. Det finns således inget generellt krav på sifferupplysningar.

På vilket sätt kan resultatindikatorer redovisas? Bör inte dessa vara desamma som de GRI-indikatorer företaget har identifierat?

Centrala resultatindikatorer kan, men måste inte, vara sifferupplysningar.

Det finns inget krav på att en redovisning ska vara upprättad enligt GRI. Det finns därmed inte heller något krav på att redovisade resultatindikatorer sammanfaller med de GRI-indikatorer som redovisas. Det är ändå naturligt att det finns en samstämmighet mellan indikatorerna när företaget upprättar en rapport enligt GRI.

Gäller krav på jämförelsetal för hållbarhetsdata?

I lagen eller av förarbetena till ÅRL framgår inte några krav på redovisning av jämförelseår.

I hållbarhetsredovisningssammanhang är praxis att redovisa årets data inklusive ett eller flera jämförelseår.

Hur beskrivs affärsmodellen med avseende på hållbarhetsaspekterna?

Beskrivningen av affärsmodellen kan vara kortfattad. Hållbarhetsinformationen ska åtminstone avse frågor om miljö, sociala förhållanden, personal, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande
av korruption. I dessa frågor ska berörda företag lämna upplysningar om affärsmodell, policy, resultatet av policyn och risker förknippade med företagets verksamhet.

Detta skulle kunna innebära att beskrivningen av affärsmodellen uppfylls genom redovisning av DMA (Disclosures on management approach) i GRI-redovisningen.

Måste företaget ha en viss mängd nyckeltal eller räcker det med ett per väsentligt område?

Det saknas minimikrav avseende nyckeltal. Upplysningarna bör dock vara tillräckliga för att läsaren ska få en förståelse för företagets utveckling, ställning och resultat samt konsekvenserna av verksamheten.

Får företaget bestämma vilka nyckeltal de ska redovisa och måste dessa definieras?

Ja, av redovisningen bör tydligt framgå hur nyckeltal har definierats. Nyckeltal bör vara konsekventa och jämförbara över åren.

Om hållbarhetsrapporten är skild från årsredovisningen, vad ska styrelsen skriva på?

Styrelsen, eller företagets ansvariga ledningsorgan, har ett ansvar för hållbarhetsrapporten oavsett format. Det finns däremot inget krav på att styrelsen ska skriva under hållbarhetsrapporten om hållbarhetsrapporten
är skild från årsredovisningen.

Kan en tredje part som inte är stämmovald revisor lämna ett uttalande om hållbarhetsrapporten?

Det är den valda revisorn som ska lämna ett yttrande om huruvida hållbarhetsrapporten är upprättad i enlighet med ÅRL:s mening.

Detta innebär att även om bolagets hållbarhetsredovisning har granskats av en tredje part som inte är vald revisor så kan denna inte lämna ett yttrande om huruvida hållbarhetsrapporten i enlighet med ÅRL.

Vad innebär kravet på att revisorn ska uttala sig om huruvida en rapport har upprättats eller inte?

Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida en hållbarhetsrapport har upprättats eller inte. Revisorn är alltså inte skyldig att göra någon granskning av rapportens innehåll. Rapporten måste dock bli föremål för genomgång i sådan omfattning att revisorn kan konstatera att den i verklig mening utgör en sådan rapport som regleras i lagen. Att rapporten benämns hållbarhetsrapport är inte tillräckligt. Hållbarhetsrapporten är, i likhet med bolagsstyrningsrapporten, således undantagen från kravet på revision.

Behöver revisorn ta ställning till om de områden företaget har valt att rapportera faktiskt är de mest väsentliga?

Det finns inget krav på att revisorn ska ta ställning till om de områden företaget har valt att rapportera faktiskt är de mest väsentliga. Ett grundläggande krav på rapporteringen är att den ska vara rättvisande
och balanserad, och det får alltså inte åsidosättas. Det är styrelsen, eller företagets ansvariga ledningsorgan, som ansvarar för upprättandet
av hållbarhetsrapporten och även bedömningen av om aktuella upplysningar ska utelämnas ur hållbarhetsrapporten. Bedömningen måste vara motiverad. Det finns inget krav på att ta in motiveringen i hållbarhetsrapporten.

Hur ska revisorn uttala sig om hållbarhetsrapporten, vad ska uttalandet innehålla och var ska det ligga?

FAR kommer under 2017 i RevU 16 att utarbeta en mall för uttalandet. Uttalandet från revisorn hanteras på motsvarande sätt som revisorns uttalande avseende bolagsstyrningsrapporten.

Vilka företag ska enligt ÅRL rapportera om mångfaldspolicy?

Upplysningar om mångfaldspolicy gäller noterade bolag som också omfattas av de i lagen ställda kraven på hållbarhetsrapportering.

Vad menas med en mångfaldspolicy för styrelsen?

Det saknas för närvarande preciserade regler om mångfaldspolicy. Det finns således inga föreskrifter i direktivet om vilket bolagsorgan som ska upprätta policydokumentet eller hur policyn ska tillämpas vid till exempel val av styrelseledamöter.

Bolagsstyrningsrapporten ska innehålla uppgifter om bolagets mångfaldspolicy när det gäller sammansättningen i styrande organ, målet med policyn, hur den har genomförts och resultatet av genomförandet.

Vilken mångfaldspolicy är det som ska redovisas i hållbarhetsrapporten – är det en policy som avser styrelsen och/eller företaget i övrigt?

Det är den policy som avser styrelsen som lagtexten syftar på.

Om ett utländskt moderbolag upprättar en hållbarhetsrapport, måste då ett svenskt större dotterbolag upprätta en hållbarhetsrapport?

Nej, under förutsättning att moderföretagets hållbarhetsrapport uppfyller vad som krävs i fråga om innehåll och offentliggörande i 6 kap. 10 § ÅRL. Detta gäller oavsett om moderbolaget har sitt säte inom EU eller utanför EU/EES.

Den som inte upprättar någon hållbarhetsrapport ska upplysa om detta i en not till årsredovisningen samt lämna uppgift om namn, organisations- eller
personnummer och säte för det överordnade moderföretag som upprättar hållbarhetsrapporten för koncernen.

Kan ett dotterbolag hänvisa till en hållbarhetsrapport för koncernen som ännu inte har avlämnats?

Nej, hållbarhetsrapporten i koncernen ska avlämnas samtidigt som det berörda dotterbolaget avlämnar sin årsredovisning för att revisorn ska kunna bedöma om den är avlämnad eller inte.

När ska hållbarhetsrapporten offentliggöras?

När företaget väljer att upprätta en hållbarhetsrapport skild från årsredovisningen ska rapporten offentliggöras, antingen tillsammans med förvaltningsberättelsen eller på företagets webbplats. En precis hänvisning till sidan där rapporten finns tillgänglig ska framgå av förvaltningsberättelsen, så att informationen lätt går att hitta. Det senare ska ske inom sex månader från balansdagen och en hänvisning ska då göras i förvaltningsberättelsen. I praktiken utesluter det att publicering på webbplatsen sker senare än den dag årsredovisningen offentliggörs.

Var och hur ska rapporten offentliggöras?

Om rapporten är en del av förvaltningsberättelsen ska den offentliggöras tillsammans med årsredovisningen. Om hållbarhetsrapporten har upprättats separat från årsredovisningen ska detta anges i förvaltningsberättelsen.

Medlemsrådgivning

Varför ska jag ställa frågor via webbplatsen?

Medlemsrådgivningen på FAR är en service för medlemmarna inom samtliga sektioner. För att FAR ska kunna ge bästa service till dig bör frågorna skickas via ärendeformuläret.

Vilka frågor omfattar medlemsrådgivningen via webbplatsen?

Medlemsrådgivningen omfattar bland annat:
- Juridiska frågor inom associations- och revisionsrätt
- Redovisningsfrågor icke noterade företag
- Redovisningsfrågor noterade företag (IFRS)
- Reko – redovisningskonsultens yrkesroll
- Formulering av revisionsberättelser
- Revisionsfrågor SME – inklusive revisorns yrkesroll
- Revisionsfrågor Stora företag
- ISQC 1/Reko 200 och 210
- Yrkesetiska frågor
- FARs kvalitetskontroll

Observera att skatt- och momsfrågor inte ingår i FARs rådgivning för medlemmar. Frågor som är väldigt komplexa och/eller omfattande och som kräver särskild planering, utredning och uppföljning har rådgivarna heller ingen möjlighet att besvara.

Hur och när kan jag förvänta mig svar från rådgivarna?

Alla frågor behandlas fortlöpande och vi eftersträvar att du ska få en återkoppling inom ett par dagar. Beroende på att bemanningen på medlemsrådgivningen tidvis är begränsad samt att antalet inkommande ärenden och komplexiteten i dem varierar kraftigt, kan svarstiden ibland bli något längre. FAR:s rådgivare återkopplar normalt via telefon.

Vilka är FAR:s rådgivare?

  • Maria Bengtson, ansvarig för kvalitetssekretariatet
  • Camilla Carlsson, auktoriserad redovisningskonsult
  • Lars Egenäs, revisionsspecialist
  • Lennart Iredahl, auktoriserad revisor
  • Maria Lantz, föreningsjurist
  • Sara Orback, föreningsjurist
  • Johanna Svensson, auktoriserad revisor
  • Bengt Skough, godkänd revisor
  • Sofia Wallebom, auktoriserad redovisningskonsult

Reko - Dokumentation

Vad ska ingå i dokumentationen vid antagande av en ny kund?

Utgångspunkten vid antagande av en ny kund är att byråns rutiner och policydokument ska följas. Detta är en utgångspunkt för att analysera om ni har förutsättningar att sköta uppdraget enligt dessa riktlinjer. I Reko 310 omfattar detta första steg även ett krav på analys av om nödvändiga resurser i form av kompetens och tid för uppdraget finns eller kan skaffas.
Andra steget är enligt Reko 320 att analysera kundföretaget för att skaffa sig en preliminär kunskap om verksamhet, ekonomisk utveckling, tidigare årsbokslut/årsredovisning, branschspecifika lagregler m.m. Det är också viktigt att fundera över om den tilltänkta kunden ger intryck av att vilja ha god ordning och om det finns förutsättningar för ett bra samarbete. Tredje steget är att utföra och dokumentera de kontroller av bland annat företrädarnas identitet som krävs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta framgår av Reko 310.

Ovanstående analyser med slutsats om kunden/uppdraget accepteras eller inte ska dokumenteras. Detta kan med fördel ske via en checklista för kundutvärdering tillsammans med relevanta underlag. Om uppdraget accepteras ska ett uppdragsavtal upprättas.

Vilken dokumentation måste jag ta fram om jag ska ta ett tilläggsuppdrag i form av löneadministration?

När ett befintligt uppdrag ska utvidgas, ska du följa din byrås interna rutiner och policy, som kan innehålla direktiv för vilken typ av uppdrag som byrån ska arbeta med. Analysen bör omfatta om nödvändiga resurser i form av den kompetens och tid som uppdraget kräver finns eller kan skaffas. Analysen ska dokumenteras med slutsats om uppdraget accepteras
eller inte, tillsammans med relevanta underlag. Uppdragsavtalet måste därefter uppdateras med de nya förutsättningarna och villkoren.

Jag träffar mina kunder för att planera årets arbete vad gäller tidsramar, inriktning och omfattning. Ska denna planering vara skriftlig?

Planeringen med kunderna är till för att ta reda på förväntningar och klarläggande om uppdragets omfattning, tidsåtgång och komplexitet. Planeringen ska innehålla en beskrivning av uppdraget, hur det ska utföras, när det ska rapporteras och till vem. Detta framgår av Reko 430. Planeringen ska dokumenteras och sparas i enlighet med Reko 205.

Hur dokumenterar man sådana områden som kräver särskild uppmärksamhet - exempelvis kontanthantering med många rättelser?

Frågeställningen utgår från uttrycket i Reko 450 där ”särskild uppmärksamhet” syftar på förhållanden som kan indikera eller medföra en stor risk för fel. Exempel på detta kan vara likviditetsbrist, varierande bruttovinst, kontanthantering och många rättelser i bokföringen. Detta måste beaktas i samband med planeringen av uppdraget och diskuteras med kunden. Slutsatser om hur dessa frågor ska hanteras ska dokumenteras. I det löpande arbetet bör sedan hanteringen av de identifierade områdena samt utförda rimlighetsanalyser sammanställas exempelvis i en checklista. Såväl vilka kontroller som utförts som resultatet av dessa ska dokumenteras.

Ska jag som redovisningskonsult arkivera systemdokumentation och behandlingshistorik för bokföring som jag har gjort till mina kunder?

Båda utgör enligt bokföringslagen (BFL 5 kap. 11 §) räkenskapsinformation och ingår därför i det material som uppdragsgivaren ska arkivera i minst sju år. När en redovisningskonsult hanterar uppdragsgivarens redovisning i sitt eget system, kräver Reko
att systemdokumentation och behandlingshistorik tas ut och överlämnas till uppdragsgivaren. Det sker lämpligast i samband med årsavslut. Det finns inget krav att redovisningskonsulten sparar denna information för eget bruk. Detta framgår av Reko 660.

I Reko 660 finns vägledning kring vilken räkenskapsinformation som redovisningskonsulten ska tillhandahålla uppdragsgivaren samt vilket material som omfattas av arkiveringsplikten.

Hur mycket ska jag spara i min dokumentation i ett uppdrag som lämnas till mig på min byrå?

Vid avstämningsarbete är det viktigt att det framgår vad som gjorts, av vem och när. Dokumentationen kan med fördel bestå av en checklista där detta framgår. Endast vid väsentliga avvikelser och utredningar behöver underlag sparas i form av kompletterande anteckningar och slutsatser på exempelvis kontoutdrag och reskontror.

Vilka underlag behöver jag spara när jag har gjort en analys av resultaträkningen?

Att göra en analys av resultaträkningen är en viktig förutsättning för att
redovisningskonsulten ska kunna rimlighetsbedöma intäkter och kostnader i uppdragsgivarens verksamhet. I dokumentationen bör det finnas en analys av större eller oväntade avvikelser i förhållande till förväntade utfall, föregående år, budget etc. Avvikelserna ska diskuteras med uppdragsgivaren och slutsatserna dokumenteras.

Vad behöver jag göra och dokumentera om jag upptäcker att ett företags aktiekapital kan befaras vara förbrukat?

Du måste först säkerställa att resultat- och balansräkningar i allt väsentligt är fullständiga och korrekta. Enligt aktiebolagslagen (ABL 25 kap. 13 §) ska ett aktiebolags styrelse genast upprätta en kontrollbalansräkning när det finns skäl att anta att bolagets eget kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet. Om redovisningskonsulten identifierar att ett sådant förhållande kan befaras ska denne, enligt Reko 640, omgående skriftligen informera uppdragsgivaren och/eller vid behov styrelsen/företagsledningen om de skyldigheter som detta medför. Underlaget som delges uppdragsgivaren och/eller styrelsen/företagsledningen bör även innehålla den balansräkning där informationen om förbrukat eget kapital framgår. Uppföljning av resultatutveckling och hantering av kontrollbalansräkningar ska ingå i redovisningskonsultens dokumentation.

På vår byrå skickar vi alltid med skriftliga kommentarer till resultat- och balansrapporterna. Måste jag spara dessa?

Ja, rapporter med kommentarer som lämnats till uppdragsgivaren utgör relevant dokumentation för redovisningskonsulten.

Ska jag spara kopior på alla skattedeklarationer som jag tagit fram åt kunden?

Ja, du ska spara en kopia av de skattedeklarationer där du har medverkat vid upprättandet. Du ska också dokumentera de kontrollåtgärder du genomfört på underlag du fått från uppdragsgivaren. Precis som övrig dokumentation kan detta sparas digitalt.

En kund ringer och ställer en fråga. När jag då svarar direkt får jag ju ingen dokumentation. Hur gör jag i en sådan situation?

Ibland uppstår situationer där uppdragsgivaren vill ha ett snabbt råd i någon fråga. Om frågan har ett enkelt och uppenbart svar kan du naturligtvis svara direkt. Det kan dock vara problematiskt att lämna ett svar direkt, särskilt om bakgrundsinformationen är ofullständig.
Det kan också vara svårt att snabbt skaffa sig en klar bild över vilken påverkan olika faktorer kan ha. I dessa fall är det alltid bäst att be att få återkomma. Dokumentera vilken information du baserar ditt råd på oavsett om du svarar direkt eller ber att få återkomma. Ett enkelt sätt att dokumentera är att skicka ett e-postmeddelande som bekräftar det nyss genomförda samtalet och vilket svar du lämnade. I meddelandet bör frågeställningen framgå så att det är klart vilken fråga som ställdes och vilka förutsättningar du hade.

Jag var på kurs i Reko där de talade om att dokumentationen skulle vara i ”överlämningsbart skick”. Vad betyder det?

Överlämningsbart skick innebär att dokumentationen ska vara tillräckligt uttömmande, informativ och överskådlig att en annan redovisningskonsult kan förstå och följa hur uppdraget har utförts. Utgångspunkten kan vara vad du själv skulle behöva för information för att fortsätta ditt arbete vid en senare tidpunkt eller för att överta någon annans uppdrag.
En relevant och ändamålsenlig dokumentation är också viktig för att kunna jämna ut arbetstoppar kollegor emellan eller om redovisningskonsulten blir frånvarande av någon anledning. En dokumentation i överlämningsbart skick minskar risken för att information faller bort, att dubbelarbete utförs eller att det uppstår diskussioner om vad som har sagts och inte sagts.

Vad är skillnaden på räkenskapsinformation och ”min” dokumentation som redovisningskonsult? Är inte allt räkenskapsinformation?

Räkenskapsinformation är sådan information som framgår av bokföringslagen (BFL 1 kap. 2 §). Ansvaret för denna information och dess arkivering vilar på den bokföringsskyldige, det vill säga uppdragsgivaren. Arkiveringstiden för räkenskapsinformation är minst sju år. ”Din” dokumentation som redovisningskonsult avser ditt arbetsmaterial över hur uppdraget har utförts, vilka väsentliga diskussioner som förts
med uppdragsgivaren och vilka slutsatser som ni kommit fram till. Det ska alltså gå att skaffa sig en övergripande förståelse för hur uppdraget har utförts. Arkiveringstiden för redovisningskonsultens egen dokumentation är minst tio år, vilket hänger samman med preskriptionstiden i skadeståndsärenden. Reko 205 anger vad som alltid ska ingå i din
dokumentation, samt exempel på vad som därutöver ofta är lämpligt med hänsyn till uppdragets komplexitet och omfattning. I Reko 660 finns vägledning kring vilken räkenskapsinformation som redovisningskonsulten ska tillhandahålla uppdragsgivaren samt vilket material som omfattas av arkiveringsplikten.

Hur ska jag dokumentera mitt eget arbete när jag har i uppdrag att upprätta bokslut för räkenskapsåret åt mina kunder?

Din dokumentation ska innehålla specifikation av resultat- och balansposter. Det ska också framgå vilka åtgärder och rimlighetsbedömningar som gjorts. Detta kan till exempel inkludera
rimlighetsanalyser av samband mellan omsättning och moms eller löner och sociala avgifter samt väsentliga frågor och svar mellan dig och uppdragsgivaren. Andra underlag kan avse noteringar kring hur en specialists eller en medarbetares arbete har använts eller
rimlighetsbedömts. Kopia av bokföringsorder som avser väsentliga avstämningar och kompletteringar ska också ingå i dokumentationen. Om upprättande av årsbokslut/årsredovisning ingår i uppdraget ska en kopia av undertecknat årsbokslut/årsredovisning inklusive bilagor också sparas i dokumentationen. I de fall redovisningskonsulten lämnat en bokslutsrapport ska en kopia av denna också ingå i dokumentationen. Det är viktigt att du bedömer kvaliteten i redovisningen innan arbete som
utförts av uppdragsgivaren används för att undvika följdfel i det egna arbetet. Detta framgår av Reko 595.

Hur ska jag dokumentera mitt eget arbete när jag endast upprättar en årsredovisning?

Din dokumentation ska bestå av underlag och specifikationer till årsredovisningen samt de överväganden och rimlighetsbedömningar som du har gjort av det underliggande materialet i samband med upprättandet. Omfattningen av rimlighetsbedömningar och dokumentation beror på vem som upprättat det underliggande bokslutet, exempelvis en kollega, en annan redovisningsbyrå eller uppdragsgivaren. Se vidare Reko 595 Användningen av annans arbete. Dokumentationen kan inkludera frågor och svar från dig och uppdragsgivaren om hur årsredovisningen ska utformas och vilken information som ska lämnas i förvaltningsberättelse och tilläggsupplysningar. En slutlig undertecknad version av årsredovisningen inklusive bilagor ska också sparas i dokumentationen. I de fall redovisningskonsulten lämnat en bokslutsrapport ska en kopia av denna också ingå i dokumentationen. Viktigt att tänka på är att du ska bedöma kvaliteten i redovisningen innan arbete som utförts av uppdragsgivaren används, detta för att undvika följdfel i det egna
arbetet. Detta framgår av Reko 595.

Vilka underlag måste jag spara när jag upprättar en inkomstdeklaration åt en kund?

När du biträder med att upprätta deklarationer, kan din dokumentation, utöver ditt uppdragsavtal, bestå av:

  • kopia av föregående års deklaration
  • de kontroller och rimlighetsbedömningar av inlämnade underlag som har genomförts
  • vilka eventuella kompletterande frågor som har ställts till uppdragsgivaren
  • förslag på rättelser och kompletteringar som du har lämnat
  • väsentlig korrespondens i samband med deklarationen
  • väsentliga anteckningar från muntliga diskussioner
  • kopia av den deklaration/de deklarationer där du medverkat vid upprättandet
  • kopia av följebrev till uppdragsgivaren

Biträde med inkomstdeklaration är en tjänst som påverkar uppdragsgivarens beskattning. Du bör därför bifoga ett följebrev som innehåller information om uppdragsgivarens ansvar för lämnade uppgifter och ansvar att kontrollera att uppgifterna i inkomstdeklarationen är riktiga.
Du bör också upplysa uppdragsgivaren om konsekvenserna av att inte fullgöra dessa skyldigheter.

Måste hela min dokumentation över utfört arbete finnas i pappersform?

Nej, det finns inga krav på att redovisningskonsultens egen dokumentation ska finnas i pappersform. Det är dock naturligt att spara originalhandlingar, till exempel uppdragsavtal, i pappersform. Det är vanligt att allt mer av dokumentationen lagras digitalt. Därför måste
redovisningskonsulten säkerställa att det finns rutiner för hur ofta och på vilket sätt informationen ska säkerhetskopieras. Regler för detta ska ingå i byrårutinerna.

Vi är en mindre byrå med både redovisnings- och revisionsuppdrag. Kan redovisningskonsultens och revisorns dokumentation sitta i samma pärm?

Redovisningskonsultens dokumentation ska vara självständig och får inte blandas med revisorns. Grundinformation kan dock sitta i en gemensam pärm när det gäller kombiuppdrag.

Jag hjälper en del av mina kunder med budget och prognoser. Vad ska ingå i min dokumentation i samband med ett sådant uppdrag?

När du medverkar vid upprättande av budgetar, prognoser och liknande är det viktigt att du har dokumenterat vilket källmaterial som använts, viktiga ställningstaganden som gjorts samt omfattningen av ditt arbete. Källmaterial kan till exempel bestå av de underlag som kunden gett dig, eller annan information som ligger till grund för ditt arbete. Du bör kritiskt
bedöma rimligheten och tillförlitligheten i uppgifterna. Du ska spara en kopia av den budget/prognos där du har medverkat, samt information om eventuell programvara och vilken version av denna som använts.

Hur ska jag dokumentera mitt arbete när jag arbetar hos en kund som inhyrd ekonomichef?

Detta är ett så kallat insourcinguppdrag enligt Reko 590, som innebär att du bemannar en funktion i kundens egen miljö. Vid dessa uppdrag finns huvuddelen av dokumentationen hos uppdragsgivaren. Dokumentationen kommer här i stor utsträckning att baseras på tjänsteanteckningar och checklistor över utfört arbete. Redovisningskonsulten kan sedan fortlöpande dokumentera genomförda arbetsmoment genom markering på dessa checklistor. Utöver detta ska redovisningskonsulten alltid ha den grundläggande dokumentation som beskrivs i Reko 205.

Hur ska jag dokumentera en omprövning av ett uppdrag?

Omprövning av ett uppdrag kan förekomma i två situationer. Den första avser en allmän analys av om uppdraget skulle ha antagits om det hade avsett en ny kund idag. Detta innebär att en analys måste ske av om byrån har nödvändiga resurser för att uppfylla de behov som uppdragsgivaren har. En sådan analys utgår från en förståelse av verksamheten och en matchning mellan behoven och den kompetens och övriga resurser (till exempel dataprogram) som byrån har eller kan skaffa. Dessutom måste tillräcklig tid finnas hos lämpliga medarbetare för att kunna genomföra uppdraget med hög kvalitet. Detta kräver således en avstämning mellan uppdragets omfattning och byråns totala årsplanering. De behov som kan identifieras och byråns slutsatser om hur dessa behov kan uppfyllas ska
dokumenteras som underlag för beslutet vid omprövningen. Den andra situationen avser en omprövning som har föranletts av att ett specifikt problem har uppstått, till exempel att kunden inte uppfyller vissa villkor som ligger till grund för ansvarsfördelningen, eller inte lämnar in nödvändiga underlag. I sådana situationer ska det specifika problemet beskrivas och dokumenteras, tillsammans med beslutade åtgärder för att förbättra situationen, alternativt ett beslut att på grund av detta avsluta uppdraget.

Reko - Förutsättningar för bokslutsrapport

Kan jag lämna en bokslutsrapport om kunden inte har undertecknat uppdragsavtalet?

Ett skriftligt uppdragsavtal är ett krav enligt Reko 330. Avtalet ska vara undertecknat eller på annat sätt skriftligen bekräftat av båda parter, till exempel via e-post. För att kunna lämna en bokslutsrapport måste alltså dessa krav vara uppfyllda.

Vem på byrån ska skriva under bokslutsrapporten?

En bokslutsrapport kan bara lämnas av en auktoriserad redovisningskonsult. Det hindrar dock inte att andra medarbetare som finns på byrån deltar i uppdraget. Det ska dock finnas en redovisningskonsult som är uppdragsansvarig för varje uppdrag, och det är
lämpligt att detta är en auktoriserad redovisningskonsult, som gör en helhetsbedömning av att arbetet med uppdraget har följt Reko och om en bokslutsrapport ska lämnas. Om den som är uppdragsansvarig inte är auktoriserad så måste den auktoriserade redovisningskonsult som ska utfärda bokslutsrapporten göra en egen bedömning av att kraven i Reko är uppfyllda.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om kunden upprättar all sin bokföring själv?

En bokslutsrapport kan lämnas om kraven i Reko är uppfyllda. Att uppdragsgivaren själv upprättar bokföringen är i sig inte något hinder. Vad som krävs är att redovisningskonsulten i detta fall genomför en övergripande kontroll och rimlighetsanalys av uppdragsgivarens arbete enligt Reko 595. Redovisningskonsulten ska genom kontrollen
kunna bedöma om redovisningen håller hög kvalitet och i allt väsentligt uppfattas som korrekt.

När uppdragsgivaren själv upprättar sin bokföring ska ansvarsfördelningen och arbetets utförande regleras redan från början i uppdragsavtalet. Det är viktigt att uppdragsgivaren informeras om vad kraven i Reko innebär för att arbetet ska godkännas vid redovisningskonsultens genomgång.

Redovisningskonsulten ska även dokumentera sin bedömning av uppdragsgivarens arbete och sitt ställningstagande.

Det som ska kontrolleras är alltså att redovisningen håller hög kvalitet och följer god redovisningssed. Om detta kan bekräftas kan en bokslutsrapport lämnas.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om någon annan på byrån som inte är auktoriserad redovisningskonsult har genomfört uppdraget?

Av Reko 120 framgår att den som är uppdragsansvarig ska se till att uppdraget bemannas med personal som har rätt kompetens och instruktioner för sitt arbete. Detta innebär att även redovisningskonsulter som inte är auktoriserade måste följa Reko i sitt arbete och att den som lämnar bokslutsrapporten ska kontrollera detta. Om det har skett, och
kraven i Reko i övrigt är uppfyllda, kan du lämna en bokslutsrapport.

Kan jag lämna en bokslutsrapport för ett uppdrag som jag har tagit över från en annan redovisningskonsult under året?

Förutsättningen för att en bokslutsrapport ska kunna lämnas är att ett uppdragsavtal har upprättats som beskriver arbetsprocessen, samt att kraven i Reko är uppfyllda. Vid övertagande av uppdrag från en annan redovisningskonsult måste det därför kunna bekräftas att arbetet från årets ingång har följt Reko, och detta sker genom att redovisningskonsulten bedömer det övertagna arbetet enligt Reko 595. Om arbetet uppfyller
kraven kan den som är auktoriserad redovisningskonsult och övertar uppdraget lämna en bokslutsrapport.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om kunden har lämnat in sin skattedeklaration för sent?

Försenad skattedeklaration kan bero på olika saker. Om orsaken till en försening kan anses vara ursäktlig, exempelvis på grund av misstag eller sjukdom, kan en bokslutsrapport lämnas efter att rättelse har skett. Om skattedeklaration har inlämnats för sent vid upprepade tillfällen, eller
om felet är väsentligt, kan det allvarligt ifrågasättas hanteringen av skatteredovisningen är tillfredställande. I sådana fall kan inte någon bokslutsrapport avges, även om rättelser har skett. Om redovisningskonsulten bedömer att förseningen av skatteredovisningen är avsiktlig kan inte heller någon bokslutsrapport lämnas och det bör även övervägas om uppdraget ska omprövas enligt Reko 310.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om det har funnits kassaunderskott?

Kassaunderskott är en allvarlig brist i redovisningen, eftersom det indikerar att företaget inte har kontroll över sin redovisning av in- och utbetalningar. Det finns även en risk att det tyder på oredovisade intäkter och/eller kostnader. Här krävs en diskussion med uppdragsgivaren, och redovisningskonsulten måste få underlag till dessa transaktioner för att
säkerställa att de är rätt redovisade. Redovisningskonsulten ska dokumentera sin analys av uppkomst och förklaring till kassaunderskottet. Om uppdragsgivaren inte kan dokumentera pengarnas ursprung på ett rimligt sätt, eller om kassaunderskott uppstår vid upprepade
tillfällen under räkenskapsåret kan inte någon bokslutsrapport lämnas, och rutiner för att motverka felen bör införas snarast.

Om redovisningskonsulten bedömer att kassaunderskottet är baserat på ett regelbrott kan inte bokslutsrapport lämnas och redovisningskonsulten ska ompröva och eventuellt avsluta uppdraget enligt Reko 310.

Vid vilken tidpunkt ska jag lämna bokslutsrapporten?

Bokslutsrapporten ska upprättas när redovisningskonsulten är färdig med sitt arbete. Av detta följer att bokslutsrapporten ska dateras den dag som arbetet med årsbokslutet eller årsredovisningen avslutas.

Blir jag ansvarig för att allt är rätt om jag lämnar en bokslutsrapport?

Nej, så är det inte. Bokslutsrapporten lämnas till uppdragsgivaren och beskriver att du som auktoriserad redovisningskonsult har kunnat utföra ditt uppdrag enligt Reko, och att du anser att kraven i Reko är uppfyllda. Uppdragsgivaren är dock trots detta alltid ytterst ansvarig för redovisningen. Arbete utfört enligt Reko innebär bland annat att konsulten har strävat efter att uppnå en rättvisande bild, att motverka fel och att uppfylla lagar och regler, men det medför inte något ansvar för redovisningens fullständighet eller innehåll.

En auktoriserad redovisningskonsult har ett utförandeansvar för de arbetsuppgifter som framgår av uppdragsavtalet, och för att tjänsten är av hög kvalitet samt följer standarden enligt Reko. Detta ansvar är inte mot utomstående utan enbart mot uppdragsgivaren och påverkas inte av att en bokslutsrapport lämnas.

Blir jag ansvarig för ett fel som upptäcks vid skatterevision om jag har lämnat en bokslutsrapport?

Nej. Det är företagsledaren som är ansvarig för sitt bolags redovisning och beskattning, och detta ansvar kan inte delegeras eller överföras på någon utomstående, som en redovisningskonsult. Däremot är redovisningskonsulten själv ansvarig om han/hon har varit medverkande, det vill säga har biträtt uppdragsgivaren i det felaktiga beteendet eller medverkat till att försöka dölja det. Detta kan för redovisningskonsulten innebära medhjälp till bokföringsoch/eller skattebrott. Detta ansvar är inte kopplat till själva bokslutsrapporten utan gäller för biträdet med bokföringen och medverkan till de felaktiga transaktionerna som sådana.

Måste jag lämna en bokslutsrapport om kraven i Reko är uppfyllda?

Rent principiellt bör en bokslutsrapport lämnas om kraven i Reko är uppfyllda. Men det är ändå redovisningskonsulten som själv avgör om han/hon ska lämna en bokslutsrapport eller inte. Ett skäl att inte lämna bokslutsrapport kan vara att det finns någon form av tvivel kring den underliggande redovisningen eller kvaliteten i företagets rutiner.
Redovisningskonsulten har kanske inte fått tillfredställande svar på frågor ställda till uppdragsgivaren. Om sådan osäkerhet finns eller uppstår ska redovisningskonsulten diskutera detta med uppdragsgivaren i syfte att få svar eller förbättra de rutiner som brister. Men oavsett följden så kan redovisningskonsulten alltid avstå från att lämna en bokslutsrapport.

Kan kunden kräva en bokslutsrapport?

Det är redovisningskonsulten som ska följa Reko som avgör om kraven för en bokslutsrapport har kunnat uppnås under den aktuella perioden. Om bedömningen är att något brister ska inte någon bokslutsrapport lämnas och uppdragsgivaren kan heller inte kräva det. Redovisningskonsulten ska i detta läge informera uppdragsgivaren om orsaken i en särskild rapport enligt Reko 640.

Ska jag lämna bokslutsrapport för kunder som har en vald revisor?

En bokslutsrapport är ett kvitto på att redovisningsuppdraget uppfyller kraven i Reko och att tjänsten håller hög kvalitet. Redovisning och revision är två helt skilda tjänster som ska avrapporteras på var sitt sätt, och där bokslutsrapporten är beskrivningen av att produktionen av redovisningen och den finansiella rapporteringen uppfyller kraven i Reko. En bokslutsrapport kan därför lämnas om kraven i Reko är uppfyllda, för att bekräfta kvaliteten i redovisningstjänsten från den som har upprättat den, oavsett om företaget dessutom har revision och får en revisionsberättelse.

För en revisor kan det vara en fördel att kunna planera sitt arbete baserat på att den aktuella redovisningen uppfyller kraven enligt Reko. Detta framgår av att en bokslutsrapport har lämnats av redovisningskonsulten, varför det bör ske även för att underlätta för revisionen.

Kan jag skriva en anmärkning i bokslutsrapporten om inte kraven i Reko är uppfyllda?

Bokslutsrapporten är standardiserad. Den finns inte i ”oren” form med anmärkning eller kommentarer. Det innebär att om Reko inte har kunnat följas så ska inte bokslutsrapport lämnas. Istället ska en särskild rapport enligt Reko 640 skickas till uppdragsgivaren.

Kan jag lämna en bokslutsrapport för moderbolaget om dotterbolaget inte har fått någon?

En bokslutsrapport gäller för ett enskilt företag och inte för en koncern. Det betyder att om uppdraget med moderbolaget uppfyller kraven i Reko så kan moderbolaget få en bokslutsrapport, även om dotterbolaget inte har fått någon. Det bör dock uppmärksammas att en viss smittoeffekt finns. Om du har ett uppdrag även med dotterbolaget och detta inte
har fått en bokslutsrapport pga väsentliga fel så är det sannolikt inte heller lämpligt att lämna en bokslutsrapport för moderbolaget eftersom dess redovisning kan ha påverkats av felen hos dotterbolaget.

Kan jag lämna en bokslutsrapport för en ny kund om jag inte har kontrollerat kundens identitet?

Enligt Reko ska uppdragsgivarens identitet fastställas. Om inte uppdragsgivare är känd och du inte fastställt identiteten har du inte följt kraven i Reko. Viktigt att notera är att lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism omfattar även redovisningskonsulter. Här framgår att identiteten på affärspartners måste fastställas och
enligt Reko ska redovisningskonsulten uppfylla relevanta lagar och normer. Det innebär att uppdragsgivarens identitet måste fastställas, lämpligen genom att ta en kopia av uppdragsgivarens körkort, pass eller annan godkänd identitetshandling. Kontrollen ska ingå i den egna dokumentationen.

Innebär bokslutsrapporten ett bestyrkande av balansräkningen?

Nej, det gör det inte. En bokslutsrapport innebär endast att kraven i Reko är uppfyllda, och att redovisningskonsulten har följt lagar och regler samt strävat efter att uppnå en rättvisande bild i den finansiella rapporten. Ett uppdrag utfört enligt Reko innebär att redovisningen och den finansiella rapporteringen har en logisk och rimlig struktur för det aktuella företaget. Men bokslutsrapporten innehåller inte något bestyrkande av balansräkningen eller enskilda poster i de finansiella rapporterna. Det framgår även av informationen i bokslutsrapporten.

Kan man lämna en bokslutsrapport för ett företag som valt att utnyttja förenklingsreglerna i K2-regelverket?

Ja, bokslutsrapporten är inte på något vis kopplad till vilket redovisningsregelverk som företaget har valt att följa. Det viktiga är att företaget följer god redovisningssed enligt den valda normen. Någon särskild notering om att bokslutsrapporten avser ett företag som
upprättar sin årsredovisning enligt K2-reglerna ska inte göras.

Kan jag göra en egen kommentar i bokslutsrapporten?

Nej, bokslutsrapporten är standardiserad i sin form och baseras på standarden enligt Reko. Enda avvikelsen är, enligt Reko 670, information i de fall konsulten inte är oberoende i förhållande till uppdragsgivaren.

Om kraven är uppfyllda kan bokslutsrapporten lämnas i sitt standardformat. Följaktligen kan alltså inte egna kommentarer från redovisningskonsulten göras i bokslutsrapporten. Om bokslutsrapport inte kan lämnas ska istället kommentarer lämnas till uppdragsgivaren enligt Reko 640.

Kan en redovisningskonsult lämna en bokslutsrapport för en utländsk filial i Sverige?

Utländska filialer är normalt redovisnings- och skattskyldiga i Sverige om filialen bedriver verksamheten här från ett fast driftsställe. Det innebär att samma regelverk som för övriga svenska företag utgör en referensram för kraven på uppdraget och att en bokslutsrapport kan lämnas om kraven i Reko är uppfyllda.

Får en redovisningskonsult ha sin byrås logotyp på det papper som bokslutsrapporten skrivs ut på?

Ja, det går utmärkt. Inget hindrar att du skriver ut bokslutsrapporten på byråns egna brevpapper och med byråns logotyp.

Kan en redovisningskonsult lämna en bokslutsrapport för ett aktiebolag som har haft ett förbjudet lån under året?

Ett lån till närståendekretsen inom aktiebolag kan vara förbjudet enligt reglerna i aktiebolagslagen (ABL). Undantag görs normalt för lån på kommersiell grund till andra aktiebolag inom koncernen eller med samma ägande, men lån till företagets ägare och styrelsemedlemmar eller närstående till dessa är inte tillåtet.

Om uttaget avser förskott på lön eller för utlägg vid resor och dylikt som har återbetalats eller redovisats med underlag eller redovisats som lön under året förhindrar detta inte en bokslutsrapport. Däremot kan uttag av belopp som inte kan hänföras till normala förskott eller till utdelning inom ramen för fritt eget kapital medföra att styrelsen har brutit mot ABL. Då kan en bokslutsrapport inte avges. Detta gäller även om uttaget har återbetalats under året. Samma regler gäller även för ställda säkerheter till den så kallade förbjudna kretsen.

Kan banken begära att en auktoriserad redovisningskonsult lämnar en bokslutsrapport för ett företag?

Nej. En bokslutsrapport är en kvittens på att ett redovisningsuppdrag uppfyller kraven i Reko enligt det uppdragsavtal som har tecknats mellan redovisningsbyrån och en uppdragsgivare. Den som är uppdragsgivare kan själv ge bokslutsrapporten till banken, men det finns ingen avtalsrelation mellan redovisningsbyrån och banken som kan utmynna i att banken kan begära en bokslutsrapport.

Kan ett aktiebolag med förbrukat aktiekapital få en bokslutsrapport?

När ett aktiebolag har förbrukat sitt egna kapital till en sådan gräns att mindre än halva det registrerade aktiekapitalet kvarstår inträder en skyldighet att upprätta kontrollbalansräkning. Bolagets styrelse har då åtta månader på sig att återställa kapitalet. Om dessa regler i ABL inte följs inträder ett personligt betalningsansvar för styrelsen enligt uttryckliga regler i 25 kap. 13 § ABL.

Om kontrollbalansräkning upprättas enligt reglerna i 25 kap. i ABL innebär detta att processen enligt lagstiftningen har uppfyllts och därmed kan en bokslutsrapport lämnas. Om företaget däremot inte agerar enligt reglerna i ABL genom att upprätta en kontrollbalansräkning och följer den process som ABL föreskriver för denna situation, så har företaget brutit mot reglerna i lagstiftningen. I en sådan situation kan inte någon bokslutsrapport lämnas.

Kan ett företag som inte följer kraven på att ha ett certifierat kassaregister få en bokslutsrapport?

Om företaget säljer varor och tjänster mot kontant betalning, och faller under de krav som finns på att använda ett certifierat kassaregister, men ändå inte använder ett sådant så bryter man mot lagen. Det innebär att man inte kan få någon bokslutsrapport, utan en särskild rapportering ska istället ske enligt Reko 640.

Kan jag lämna bokslutsrapport för ett periodbokslut?

Bokslutsrapporten är från början utvecklad för att lämnas för ett årsbokslut eller en årsredovisning. En bokslutsrapport för ett periodbokslut, benämnd periodbokslutsrapport, kan dock lämnas om periodbokslutet har upprättats enligt det format och de krav som framgår av Reko 565. Kraven för att lämna en periodbokslutsrapport är samma som för den ordinarie bokslutsrapporten.

Kan jag lämna en periodbokslutsrapport till en avstämd datalista?

Nej. En periodbokslutsrapport kräver att det underliggande periodbokslutet har upprättats enligt Reko 565, vilket innebär att det format som anges i ÅRL ska användas. Bakgrunden är att kunna jämföra periodbokslutet med senaste årsredovisningen eller årsbokslutet.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om det under året finns stora positiva kassasaldon?

Verksamheter som hanterar löpande kontanta in- och utbetalningar kan ha stora kassasaldon utan att det är något fel med detta. Det finns därför i princip inte något som hindrar att redovisningskonsulten lämnar en bokslutsrapport enbart baserat på att företaget har stora kassasaldon. Men det finns både särskilda risker och särskilda lagar och regler i kontantbranschen som måste uppmärksammas och hanteras.

Redovisningskonsulten måste förvissa sig om att företaget har bra rutiner för sin kontanthantering. Reglerna i till exempel kassaregisterlagen och bokföringslagen måste beaktas. En bra rutin innebär bland annat att kassan inventeras löpande och att överskott sätts in på banken enligt upprättade rutiner. Om bankinsättning inte sker enligt dessa rutiner ska redovisningskonsulten förstå varför och göra en bedömning av om rutinen är säker och uppfyller de regler som finns. Det kan vara så att banken ligger långt bort och uppdragsgivaren förvarar kontanter säkert i ett kassaskåp.

En riskfaktor bakom stora kassasaldon är att de kan dölja differenser från oredovisade transaktioner eller att företagets ägare/ledning har tagit ut beloppet för privat bruk utan att redovisa det som uttag, lön eller utdelning. I ett aktiebolag bryter detta mot ABL och i sådana
fall kan inte någon bokslutsrapport lämnas. Redovisningskonsulten bör därför löpande kontrollera och dokumentera insättning av kassasaldon till företagets bankkonto, samt aktivt verka för att eventuella differenser kan utredas för att skapa förutsättningar för god intern kontroll och för att kunna lämna en bokslutsrapport.

Kan jag lämna en bokslutsrapport om inte OBS-kontot rättas inom rimlig tid?

Observationskonton används för att boka upp oklara transaktioner som inte direkt kan hänföras till ett angivet konto i företagets kontoplan. Orsaken är ofta att affärshändelsen har bristande underlag eller inte på ett naturligt sätt kan identifieras till sin innebörd eller samband med verksamheten. Det innebär att redovisningens kvalitet försämras eftersom
poster på OBS-konton inte har påverkat företagets resultat och ställning på ett korrekt sätt. Dessa poster måste snarast utredas och klassificeras på rätt sätt för att redovisningen ska få en hög kvalitet. Redovisnings-konsulten måste därför vara aktiv och snarast uppmana uppdragsgivaren att komplettera de brister och oklarheter som har medfört en kontering på
OBS-kontot. Om uppdragsgivaren trots upprepade frågor från redovisningskonsulten inte lämnar sådan information som gör att transaktioner på OBS-kontot löpande kan utredas och föras om kan någon bokslutsrapport inte lämnas.

Kan jag lämna en bokslutsrapport för ett förenklat årsbokslut?

Ja, bokslutsrapporten är inte på något vis kopplad till vilket redovisningsregelverk som företaget har valt att följa. Det viktiga är att företaget följer god redovisningssed enligt vald norm. Någon särskild notering om att bokslutsrapporten avser ett företag som upprättar sitt årsbokslut enligt K1-reglerna ska inte göras.

Vanliga frågor om uppdragsavtal

Måste uppdragsavtalet vara skriftligt för att gälla?

Ja, ett skriftligt uppdragsavtal är ett krav enligt Reko 330 för att definiera uppdragets innehåll och ansvarsfördelning. Ett väl formulerat uppdragsavtal klargör vilka arbetsuppgifter som uppdraget omfattar, hur dessa ska rapporteras samt arbetsfördelningen mellan parterna, och är därför till nytta för både uppdragsgivare och uppdragstagare.

Måste uppdragsavtalet vara undertecknat av båda parter för att gälla?

Ja, uppdragsavtalet ska enligt Reko 330 vara undertecknat eller på annat sätt skriftligen bekräftat av båda parter. Skriftlig bekräftelse kan exempelvis ske via e-post. En sådan hantering kan ibland vara praktisk för att enkelt kunna bekräfta uppdraget och kunna påbörja arbetet. Det bör dock vid snarast lämpliga tillfälle kompletteras med underskrift på
själva avtalet. Genom en underskrift eller annan skriftlig bekräftelse framgår att parterna är överens om innehållet och vilken ansvarsfördelning som ska gälla mellan uppdragsgivaren och redovisningsföretaget.

Hur ofta måste ett uppdragsavtal skrivas om eller förnyas?

Enligt Reko 330 ska uppdragsavtalet förnyas så snart väsentliga förändringar har skett. En rekommendation är att avtalet löpande utvärderas för att se att samarbetet fungerar på avsett sätt och för att ta hänsyn till eventuella förändringar. Med förändringar kan till exempel avses förändrade arbetsuppgifter, förändrad omfattning eller ny företagsledning eller styrelse.

En årlig genomgång av uppdragsavtalet med uppdragsgivaren ger redovisningskonsulten möjlighet att diskutera om uppdragsgivaren är nöjd med konsultens arbete och de tjänster som levereras. Även redovisningskonsulten får möjlighet att utvärdera och diskutera samarbetet. Om inga förändringar krävs kan avtalet löpa vidare. Ett sätt att uppdatera delar av avtalet utan att skriva om hela kan vara att hänvisa till en bilaga som behandlar aktuella områden. Då kan bilagan uppdateras vid behov utan att grundstrukturen för uppdragsavtalet förändras. Ändringar och tillägg i befintliga avtal ska alltid dokumenteras skriftligt i uppdragsavtalet.

Är det tillåtet att utforma egna uppdragsavtal eller måste FAR:s alternativt Srf konsulternas mallar användas?

Det finns inte något som hindrar att en byrå utformar egna uppdragsavtal. FAR och Srf konsulterna har, som en service till sina medlemmar, tagit fram mallar på uppdragsavtal och allmänna villkor som uppfyller kraven i Reko. De allmänna villkor som FAR och Srf konsulterna har tagit fram ska inte redigeras. Om något annat än vad som anges i dessa standardiserade villkor ska gälla ska detta istället framgå av uppdragsavtalet. Om egna mallar används, ska dessa innehålla den information som framgår av Reko 330.

Måste bilagor med uppdragsspecifikationer ingå i uppdragsavtalet?

Nej, det är inte något krav. Syftet med att lägga uppdragsspecifikationer som bilagor är att de olika arbetsmomenten ska bli tydligt beskrivna. Det kan även vara praktiskt att vid förändringar enbart skriva om en bilaga, i stället för att ta fram ett helt nytt uppdragsavtal. Vid användning av bilagor ska dessa noteras i uppdragsavtalet. Ändringar och tillägg ska alltid dokumenteras skriftligt.

Måste redovisningskonsulten ha egna uppdragsavtal med sina underkonsulter?

Reko kräver att det finns ett skriftligt uppdragsavtal mellan redovisningsbyrån och uppdragsgivaren. Det finns dock inte något krav i Reko på att redovisningsbyrån ska ha egna uppdragsavtal med andra parter som man använder i sitt interna arbete, till exempel specialister. Däremot rekommenderar vi att byrån skriver avtal med underkonsulter vid större eller viktiga arbetsuppgifter. Då blir ansvarsfördelningen och planeringen tydligare för den del av uppdraget som omfattar underkonsulter. Se även Reko 595 Användning av annans arbete.

Notera samtidigt det omvända förhållandet, att om er byrå arbetar som underkonsulter för en annan byrå, så krävs uppdragsavtal mellan er byrå och den andra byrån för de arbetsuppgifter som er byrå utför åt den andra byrån. Detta eftersom er byrå måste följa Reko och då får den andra byrån som uppdragsgivare enligt Reko 330.

Kan vi lägga in som villkor i uppdragsavtalen att vi inte lämnar ut kundens material eller bokföringen innan betalning har skett?

Nej, det strider mot branschens etiska regler, eftersom det kan innebära att kunden förhindras att uppfylla sin lagstadgade bokföringsskyldighet, och då kan göra sig skyldig till bokföringsbrott. Uppdragsgivaren har därför alltid rätt att få ut sitt material. Däremot kan ni avtala om betalning i förskott vid osäkerhet på en kunds betalningsförmåga.

Vad ska jag göra om kunden inte vill skriva under det skriftliga uppdragsavtalet?

Ett uppdragsavtal ska vara skriftligt och undertecknat, eller på annat sätt skriftligen bekräftat, för att kraven ska vara uppfyllda enligt Reko. Detta är en tydlig bekräftelse på att parterna är överens om arbets- och ansvarsfördelningen. Det är alltid svårt att i efterhand bevisa vad som överenskommits om underskrift eller annan skriftlig bekräftelse saknas. Om uppdragsgivaren inte vill skriva under uppdragsavtalet bör redovisningskonsulten utreda och dokumentera orsaken till detta. Om kunden inte vill bekräfta avtalet skriftligen uppfyller inte uppdraget kraven i Reko.

Vem på vår redovisningsbyrå ska skriva under uppdragsavtalen?

Det är den som är behörig ställföreträdare för byrån, ofta firmatecknaren, som tecknar uppdragsavtalet med uppdragsgivaren. Avtalet gäller mellan redovisningsbyrån och uppdragsgivaren. Av praktiska skäl är det vanligt att ansvaret delegeras till den redovisningskonsult som är uppdragsansvarig. Detta kräver inte någon skriftlig fullmakt utan
sker via så kallad ställningsfullmakt. En sådan befogenhet bör framgå av medarbetarens tjänstebeskrivning.

Kan ett skriftligt uppdragsavtal upprättas och undertecknas efter det att uppdraget är slutfört?

Nej, uppdragsavtalet är ett styrinstrument för omfattningen och ansvarsfördelningen av det arbete som ska utföras. För att förhållandet mellan parterna ska vara klart under hela uppdragstiden bör uppdragsavtalet därför alltid upprättas innan arbetet med uppdraget
påbörjas. Bekräftelse kan ske via e-post för att senare undertecknas vid lämpligt tillfälle.

Vi är en byrå med flera redovisningskonsulter. Kan olika medarbetare vara ansvariga för olika delar av ett löpande redovisningsuppdrag?

Ja, det är fullt möjligt. Ett uppdragsavtal tecknas mellan redovisningsbyrån och uppdragsgivaren. Det är lämpligt att det av avtalet framgår vem på byrån som är uppdragsansvarig och därmed är den som kunden vänder sig till vid eventuella frågor. Det interna arbetet på byrån ska sedan organiseras så att uppdraget kan utföras effektivt och med relevant kompetens. För ett större uppdrag kan det innebära att olika medarbetare ansvarar för olika arbetsuppgifter som kontering, löner, avstämningar och så vidare. Detta är dock en del av byråns interna arbetsplanering och inte något som måste framgå av uppdragsavtalet.

Kan vi ändra i ett påskrivet uppdragsavtal under löpande år?

Ja, om förutsättningarna i det befintliga avtalet har ändrats – till exempel att uppdraget har fått ändrad inriktning eller omfattning – anger Reko 330 att uppdragsavtalet ska skrivas om. Det går bra att ändra ett uppdragsavtal så snart båda parter är överens om ändringen och bekräftar detta skriftligen.

Måste ett uppdrag fullföljas om jag har skrivit under ett uppdragsavtal?

Om redovisningskonsulten inte får möjlighet att leverera enligt överenskommelse, ska redovisningskonsulten ompröva uppdraget. Avsikten med ett uppdragsavtal är ju att reglera hur arbetet med uppdraget ska bedrivas under löptiden, till exempel under det kommande
året. Syftet är att båda parter ska kunna planera sitt arbete enligt den ansvarsfördelning som anges i uppdragsavtalet. Om en uppdragsgivare regelmässigt inte lämnar in sitt material enligt överenskommelse har avtalet brutits och omprövning ska ske. Om en sådan omprövning visar att de överenskomna villkoren inte uppfylls av uppdragsgivaren kan
redovisningskonsulten välja att säga upp avtalet med hänvisning till dessa brister. Om detta inte klart framgår av uppdragsavtalet finns en sådan klausul i Srf konsulternas allmänna villkor utgåva 2016, punkt 15.

Är det möjligt att höja priset per timme om jag har skrivit under ett uppdragsavtal med ett angivet timpris för mina tjänster?

Nej, du kan inte höja ditt timpris under avtalsperioden om du angett ett timpris under en aktuell period. Ett viktigt område för uppdragsavtalet är att reglera arvodet för utförda tjänster. Detta är i båda parters intresse för att kunna planera sina ekonomiska åtaganden.
Du bör därför diskutera med dina uppdragsgivare om vilken period angivet pris ska gälla. Det finns andra sätt att ange pris i ett uppdragsavtal, till exempel ett fast pris för en fast leverans eller timpris ”enligt vid varje tidpunkt gällande prislista”. En sådan formulering innebär att byrån kan höja sitt timpris utan att strida mot avtalet. Det bygger dock på att uppdragsgivaren har gått med på denna prismodell genom skriftlig bekräftelse av uppdragsavtalet. Redovisningskonsulten bör vid sådana villkor alltid informera uppdragsgivaren innan förändringar av priserna görs.

Får jag som auktoriserad redovisningskonsult ett större ansvar för kundens redovisning om jag har skrivit på ett uppdragsavtal?

Nej, detta ansvaret påverkas inte. En redovisningskonsult har ett utförandeansvar mot uppdragsgivaren som innebär att de arbetsuppgifter som redovisningskonsulten har påtagit sig enligt uppdragsavtalet ska planeras och utföras enligt Reko. Uppdragsgivaren har alltid ett självständigt ansvar för sin redovisning och de rapporter som baseras på denna, och att skriva på ett uppdragsavtal ökar inte redovisningskonsultens ansvar för innehållet och fullständigheten i uppdragsgivarens redovisning.

Kan ett uppdragsavtal avse kortare tid än ett år?

Ja, det är fullt möjligt. Ett uppdragsavtal är just vad namnet säger – ett avtal för att utföra ett visst uppdrag. Normalt löper ett redovisningsuppdrag vidare från år till år, men i vissa fall kan uppdraget avse speciella projekt, till exempel att avveckla ett bolag eller att
utföra en analys för ett företag som inte är återkommande kund hos byrån. Denna typ av uppdrag är ofta kortare än ett år och det kommer då att avspeglas i avtalet.

Måste den som är uppdragsansvarig vara auktoriserad redovisningskonsult?

Nej, uppdragsavtalet tecknas mellan redovisningsbyrån och uppdragsgivaren. Det är byråns interna riktlinjer som ger vägledning kring vem som kan vara uppdragsansvarig.

Kan uppdragsgivarens bankkontakt kräva att vissa saker tas in i uppdragsavtalet?

Nej, banken är inte en part i avtalet. Banken kan dock för sin uppföljning ställa krav på uppdragsgivaren att få olika typer av rapporter. Uppdragsgivaren kan sedan i sin tur anlita redovisningskonsulten för att få hjälp med att sammanställa dessa rapporter och detta kommer då att framgå av uppdragsavtalet. Redovisningskonsulten har som huvudregel
tystnadsplikt och kan därför inte kommunicera självständigt med banken. Det är alltid viktigt att uppdragsgivaren tar ställning till rapporterna innan de lämnas vidare till banken.

Våra kunder tycker att uppdragsavtalen är långa. Måste allmänna villkor bifogas ett uppdragsavtal?

Det är ett krav enligt Reko 330 att ett uppdragsavtal ska innehålla allmänna villkor. Dessa villkor reglerar områden som är generella och gäller om inte något annat framgår av uppdragsavtalet. FAR och Srf konsulterna har tagit fram allmänna villkor som är standardiserade. De mallar som FAR och Srf konsulterna har tagit fram är dock enbart
förslag och inget hindrar att uppdragsavtalet kompletteras med andra allmänna villkor som redovisningsföretaget anser passar bättre för vad som överenskommits. Om sådana egna allmänna villkor används som är baserade på FAR eller Srf konsulternas mallar får dock inte
hänvisningen till FAR och Srf konsulterna anges på dessa egna mallar, då dessa inte får redigeras med bibehållen hänvisning till FAR och Srf konsulterna.

Jag är auktoriserad redovisningskonsult och driver ensam en redovisningsbyrå. Hur vet jag att mina uppdragsavtal uppfyller kraven i Reko?

Både FAR och Srf konsulterna har tagit fram mallar för uppdragsavtal samt allmänna villkor som ett stöd till medlemmarna. Här kan du få god hjälp att se till att allt viktigt är med. I Reko 330 anges vad som bör ingå i ett uppdragsavtal. Du kan därför jämföra mot denna text för att få hjälp att formulera dina uppdragsavtal.

Krävs det speciella uppdragsavtal för uppdrag som sköts ute hos kunden?

Syftet med uppdragsavtalen är lika oavsett typen av uppdrag, men för denna typ av uppdrag kan vissa saker behöva förtydligas. Exempel på detta är vilket ansvar uppdragsgivaren har för de egna system och rutiner på platsen där uppdraget utförs. Det bör regleras vem som ansvarar för backup, framtagande av systemdokumentation och behandlingshistorik och så vidare. Ibland är uppdragsgivarens miljö även begränsad på grund av sekretess,vilket kan innebära att uppdragsavtalen till exempel reglerar redovisnings-konsultens tillträde till vissa lokaler.

Kan man ange både fast pris och löpande räkning i samma uppdragsavtal?

Ja, det går utmärkt att lämna ett fast pris på ett väl definierat uppdrag. Arbete utöver detta kan debiteras på löpande räkning. Till exempel kan det i uppdragsbrevet definieras att upp till 50 leverantörsfakturor och upp till 25 kundfakturor ingår månadsvis. Dessutom ska allt material lämnas in till redovisningsbyrån i god ordning senast den 15:e arbetsdagen efter månadsskifte. Om då materialet inte lämnas i god ordning och/eller antalet fakturor överstiger det definierade antalet, gäller inte det fasta priset för det arbete som tillkommer. Detsamma kan gälla om uppdragsgivaren inte lämnar materialet i överenskommen tid eller i överenskommet skick, eftersom det stör byråns övriga planering. Det är lämpligt att redovisningskonsulten kontaktar uppdragsgivaren vid väsentliga avvikelser för att undvika missförstånd.

Behöver vi upprätta uppdragsavtal med en kund om vi enbart sköter deras löner?

Ja, det ska alltid finnas ett uppdragsavtal som beskriver vilket arbete som ska utföras, samt hur ansvarsfördelningen ser ut mellan parterna. En redovisningstjänst kan se mycket olika ut. Det kan omfatta ansvaret för hela ekonomiadministrationen eller olika typer av specialiserade uppdrag. Exempel är löner, fakturering eller inkomstdeklarationer. Dessa
kallas i Reko:s ramverk för övriga närliggande uppdrag. Dessa uppdrag ska utföras enligt Reko i tillämpliga delar, det vill säga de delar av standarden som är tillämpliga på det aktuella uppdraget.

Ska gamla uppdragsavtal sparas?

Ja, uppdragsavtalen är en del av redovisningskonsultens egen dokumentation och ska arkiveras i minst tio år tillsammans med övrig dokumentation över utfört arbete.

Påverkar ett underskrivet uppdragsavtal mitt ansvar för fel som upptäcks vid en skatterevision?

Nej, det är inte så att ditt ansvar vare sig ökar eller minskar för att du har ett skriftligt uppdragsavtal. Du som redovisningskonsult har ett utförandeansvar enligt Reko för de arbetsuppgifter som anges i uppdragsavtalet. Detta ansvar är enbart mot uppdragsgivaren, och ansvaret mot utomstående ligger självständigt kvar hos uppdragsgivaren, som alltid är självständigt ansvarig för innehåll och fullständighet i den redovisning som utgör underlag för beskattningen.